Office Coordinator (50%)

Vyntra ist ein internationales Technologieunternehmen, das Banken und Finanzinstitutionen weltweit dabei hilft, Zahlungen sicherer zu gestalten, Betrug zu erkennen und eine bessere Sichtbarkeit ihrer Transaktionen zu gewinnen. Mit Kunden in mehr als 60 Ländern und Teams in Europa, Afrika und Asien kombinieren wir fortschrittliche Technologie, KI und finanzielle Expertise, um ein sichereres und transparenteres Finanzsystem aufzubauen. Unser Schweizer Büro befindet sich im Y-Parc in Yverdon-les-Bains, wo wir seit fast 20 Jahren präsent sind. Wir sind stolz auf unsere lokalen Wurzeln und unseren internationalen Ausblick und bringen talentierte Menschen aus verschiedenen Hintergründen zusammen, um in einer kollaborativen und unterstützenden Umgebung zu arbeiten.

Wir suchen einen proaktiven, organisierten und zugänglichen Office Coordinator, der die tägliche Verwaltung unseres Büros in Yverdon-les-Bains überwacht. Dies ist eine abwechslungsreiche, praktische Rolle, die Büroverwaltung, Arbeitsplatzkoordination, Veranstaltungen und praktische Unterstützung für Kollegen kombiniert. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Schaffung einer einladenden, gut organisierten Umgebung, in der die Menschen gerne arbeiten. Sie berichten an den Leiter der Personalabteilung und sind verantwortlich für die täglichen Büroabläufe, wobei Sie geplante Aktivitäten mit den unerwarteten Anforderungen eines geschäftigen Arbeitsplatzes in Einklang bringen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Bürooperationen & Verwaltung: Tägliche Büroabläufe verwalten, einschließlich Empfang, Post, Vorräte und allgemeine Verwaltung.
• Bürodienste, Lieferanten, Erfrischungen und Unternehmensmerchandise koordinieren.
• Erster Ansprechpartner für Kollegen und Besucher sein.
• Mitarbeiterreisen und Buchungen koordinieren, unter Verwendung von Tools wie Egencia.

Veranstaltungen & Mitarbeitererfahrung

• Interne Meetings, Town Halls und Büroveranstaltungen koordinieren, einschließlich Logistik, Catering und technische Arrangements in Zusammenarbeit mit der IT.
• Die Organisation größerer Unternehmensveranstaltungen unterstützen, einschließlich unseres jährlichen Kick-offs und der Weihnachtsfeiern.
• Eine einladende Büroumgebung schaffen und Aktivitäten unterstützen, die Kollegen zusammenbringen.
• Praktische Onboarding- und Offboarding-Vereinbarungen unterstützen, einschließlich der Begrüßung neuer Mitarbeiter.

Über Sie

• Erfahrung in der Büroverwaltung, Arbeitsplatzkoordination, Gastgewerbe oder einem ähnlichen serviceorientierten Umfeld.
• Starke organisatorische und administrative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten unabhängig zu verwalten.
• Eine warme, zugängliche und serviceorientierte Persönlichkeit.
• Proaktiv, einfallsreich und bereit, die täglichen Herausforderungen zu übernehmen.
• Sicher im Umgang mit Erwartungen, Prioritäten setzen und angemessene Grenzen wahren.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Versiert in MS Office.
• Fließend in Französisch und Englisch.
• Einige Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen wäre von Vorteil.

Arbeitsbedingungen

Dies ist eine Teilzeitstelle (50%, 21 Stunden pro Woche), idealerweise verteilt auf vier oder fünf Tage. Wir sind flexibel hinsichtlich des genauen Arbeitsmusters, bevorzugen jedoch die Verfügbarkeit während der Kernbürozeiten und gelegentlich am Morgen zur Unterstützung von Veranstaltungen.

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, autonome Rolle mit echtem Einfluss auf die täglichen Büroabläufe.
• Eine freundliche, kollaborative und internationale Arbeitsumgebung.
• Flexible Teilzeit-Arbeitsbedingungen.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt.