Payroll & Admistration Specialist - (M/F)

Unser Kunde ist ein innovatives und schnell wachsendes internationales Unternehmen, das einen Payroll & Administration Specialist sucht. Diese Position bietet die Möglichkeit, Verantwortung für die Gehaltsabrechnung, die Mitarbeiterverwaltung und die Verwaltung von Ausgabenprozessen in einem dynamischen und technologiegetriebenen Umfeld zu übernehmen. Der erfolgreiche Kandidat wird eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung operativer Exzellenz spielen und kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen durch Automatisierung und moderne digitale Werkzeuge identifizieren.

Ihre Verantwortung:

• Verwaltung der monatlichen Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit externen Gehaltsabrechnungsanbietern, um Genauigkeit, Compliance und fristgerechte Ausführung sicherzustellen.
• Übernahme der Mitarbeiterverwaltungsprozesse während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Onboarding, vertraglicher Dokumentation, Verwaltung von Sozialleistungen und Offboarding-Aktivitäten.
• Verwaltung der Reisekosten- und Spesenabrechnungsprozesse der Mitarbeiter unter Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Anforderungen.
• Überprüfung und Validierung von Spesenabrechnungen der Mitarbeiter, proaktive Nachverfolgung fehlender Dokumentationen und Lösung von Unstimmigkeiten.
• Unterstützung bei der Verwaltung und Abstimmung von Unternehmens-Kreditkartenprogrammen und reisebezogenen Ausgaben.
• Koordination der Sozialversicherungs-, Pensionsfonds- und Mitarbeiterleistungsverwaltung mit externen Partnern und Anbietern.
• Pflege genauer Mitarbeiterdaten und HR-relevanter Dokumentation unter Wahrung der Vertraulichkeit und Datenintegrität.
• Identifizierung und Implementierung von Möglichkeiten zur Optimierung administrativer Arbeitsabläufe durch Automatisierung, KI-gestützte Lösungen und Prozessoptimierungsinitiativen.
• Agieren als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Leistungen, Ausgaben und administrative Anfragen.
• Beitrag zu operativen Projekten, Systemimplementierungen und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen in den Bereichen Finanzen, HR und Betrieb.
• Förderung von Best Practices und Unterstützung der Einführung moderner Technologien, die Effizienz, Genauigkeit und Mitarbeitererfahrung verbessern.

Ihr Profil:

• Abschluss in Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterverwaltung, HR-Operationen oder einer ähnlichen Rolle in einem internationalen Umfeld.
• Starkes Verständnis der Schweizer Gehaltsabrechnungsprozesse, Sozialversicherungsregelungen und Anforderungen an die Mitarbeiterverwaltung.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gehaltsabrechnungsanbietern, Plattformen zur Ausgabenverwaltung und HR-Informationssystemen.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen und modernen cloudbasierten Systemen.
• Technologieaffin und interessiert an der Erkundung von KI-gestützten Werkzeugen und Automatisierungslösungen.
• Hochgradig organisiert mit außergewöhnlicher Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Fähig, selbstständig zu arbeiten, mehrere Prioritäten zu managen und hohe Standards in einem dynamischen Umfeld aufrechtzuerhalten.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv über Abteilungen und Kulturen hinweg zu interagieren.
• Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich; zusätzliche europäische Sprachen werden als Vorteil angesehen.