Manager Backoffice

Wärtsilä ist ein innovatives Technologieunternehmen, das als Vorreiter in den Marine- und Energiemärkten bekannt ist. Unser Ziel ist es, durch Innovation in Technologie und Dienstleistungen nachhaltige Gesellschaften zu ermöglichen. Wir suchen eine proaktive und hoch organisierte Manager Backoffice-Person, die für reibungslose, effiziente und gut strukturierte Büroabläufe sorgt. Der Standort für diese Position ist Hamburg, Deutschland.

Verantwortlichkeiten:

• Sicherstellung eines effizienten Back-Office- und Büroalltags zur Unterstützung eines produktiven Arbeitsumfelds.
• Koordination aller Büroservices, einschließlich Flächenplanung, Facility-Support, Wartung, Bürosysteme und Materialbeschaffung.
• Entwicklung, Dokumentation und Implementierung von Büroprozessen zur Steigerung von Effizienz und Servicequalität.
• Planung und Unterstützung interner Meetings und Veranstaltungen, inklusive reibungsloser logistischer Umsetzung.
• Zentraler Ansprechpartner für Mitarbeitende, Besucher sowie externe Dienstleister in bürobezogenen Angelegenheiten.
• Förderung einer klaren Kommunikation innerhalb des Büros und zwischen Abteilungen, um nahtlose Arbeitsabläufe sicherzustellen.
• Aktive Mitgestaltung eines positiven Arbeitsumfelds.

Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management oder einem vergleichbaren Bereich.
• 2–4 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in Back-Office-Prozessen oder in der Facility-Koordination, idealerweise in einem internationalen Arbeitsumfeld.
• Führungserfahrung ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, SharePoint).
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, eine serviceorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Probleme selbstständig zu lösen und effektiv mit internen und externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.

Wir bei Wärtsilä glauben an Empowerment, Eigenverantwortung und die Übernahme von Verantwortung für unsere Arbeit. Wir unterstützen das Wachstum des Einzelnen und sehen Co-Kreation als Grundlage unserer Innovation. Wir haben den Mut, Chancen zu erkennen und Initiative zu ergreifen. Wir sind authentisch und ehrlich und glauben fest daran, dass man durch das eigene wahre Ich viel mehr erreichen kann.