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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktion bei administrativen Aufgaben und organisiere spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Das Waisenhaus ist eine traditionsreiche Frankfurter Stiftung, die seit 1679 für Kinder und Jugendliche da ist.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, kostenlose Parkplätze und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
- Warum dieser Job: Erlebe eine sinnstiftende Tätigkeit in einem unterstützenden Team mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Erfahrungen in der Sozialwirtschaft sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie behalten auch in bewegten Zeiten den Überblick, kommunizieren souverän und haben Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit mit Sinn? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!
Das Waisenhaus – Stiftung des öffentlichen Rechts – ist eine seit 1679 bestehende Frankfurter Stiftung. Wir sind eine Einrichtung der ambulanten, teilstationären und stationären Jugendhilfe. Unser Ziel ist es, die Lebensperspektive von Kindern und Jugendlichen in der heutigen Gesellschaft zu verbessern sowie die persönliche, soziale und ökonomische Eigenständigkeit der Betroffenen zu stabilisieren.
Aufgrund des Renteneintritts der Stelleninhaberin suchen wir zum 01.01.2026 eine Assistenz der Direktion (m/w/d), die professionell organisiert, vorausschauend denkt und unser Leitungsteam zuverlässig im Alltag unterstützt.
Assistenz der Direktion (m/w/d)
Vollzeit oder Teilzeit (mind. 75 %) | Entgeltgruppe 8 TVöD
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, einschließlich Terminplanung, Reiseorganisation, Sitzungskoordination und Protokollführung
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie die Erstellung von Präsentationen, Schreiben und Berichten
- Sicherstellung eines funktionierenden Büromanagements mit Datenpflege, Ablage und Materialbeschaffung.
- Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Projekten und Veranstaltungen sowie Mitwirkung bei der Haushaltsplanung
- Pflege und Aktualisierung von Website und Intranet (WordPress) sowie Unterstützung bei interner Kommunikation und ggf. Social Media
- Empfang und Betreuung von Gästen
- eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung mitbringen (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r)
- sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und in CRM besitzen
- idealerweise Erfahrung mit WordPress und digitalen Verwaltungssystemen haben
- sich durch Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise auszeichnen
- diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst handeln
- freundlich und kommunikationsstark im Team agieren
- flexibel, motiviert und offen für neue Aufgaben sind
- gerne eigenverantwortlich arbeiten und den Blick über den Tellerrand mitbringen
- bereits erste Erfahrungen in Leitungsassistenz oder in vergleichbaren Funktionen haben
Wünschenswert ist Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in Einrichtungen der Sozialwirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation.
- Eine interessante, zukunftssichere und sinnstiftende Tätigkeit
- Eingruppierung nach TVöD
- Alle üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes (Job-Ticket, zusätzliche Altersversorgung) sowie ggfs. Hilfe bei der Wohnungssuche
- Möglichkeit am Sport-, Wellness- und Gesundheitsnetzwerk EGYM Wellpass
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
- Kostenlose Parkplätze
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
Assistenz der Direktion (m/w/d) Arbeitgeber: Waisenhaus Stiftung des öffentlichen Rechts
Kontaktperson:
Waisenhaus Stiftung des öffentlichen Rechts HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Direktion (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Sozialwirtschaft oder im öffentlichen Dienst tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du die Mission und die Werte der Organisation verstehst und schätzt. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und zu deiner Rolle vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die ideale Unterstützung für das Leitungsteam bist.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, neue Aufgaben zu übernehmen. In einem dynamischen Umfeld wie diesem ist es wichtig, anpassungsfähig zu sein und proaktiv Lösungen zu finden. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Direktion (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Büromanagement.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Assistenz der Direktion interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich auf diese Rolle vorbereiten.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und professionell wirken.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Waisenhaus Stiftung des öffentlichen Rechts vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Direktion. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen angewendet werden können.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen wichtig ist, bereite Beispiele vor, die deine Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Hebe deine Erfahrungen in der Terminplanung, Reiseorganisation und Protokollführung hervor. Zeige, wie du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
✨Sei bereit für Fragen zu digitalen Tools
Da gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit WordPress gefordert sind, sei bereit, deine Kenntnisse in diesen Programmen zu demonstrieren oder darüber zu sprechen, wie du sie in der Vergangenheit genutzt hast.