Secretary, Senior Director, Academics Region 1, Secondary Achievement and School Support

Überblick

Positionstitel: SECRETARY (SENIOR DIRECTOR)

Arbeitsbezeichnung: Secretary to Senior Director

Schule / Abteilung: Academics-Region 1 Secondary Achievement and School Support

Standort: Crossroads I, Cary, NC

Vergütungsgrad: Noncertified Grade 23

FLSA-Status: Nonexempt

Verfügbarkeit für Beschäftigung: Vertrag: Nein

Arbeitszeit: Montag-Freitag (gelegentliche Abende oder Wochenenden)

Position ist verfügbar für Hybrid Telework Arbeitswoche.

Positionszweck: Führt sekretarielle Aufgaben aus und bietet administrative Unterstützung für das Büro der Region 2 Secondary Achievement and School Support. Pflegt alle notwendigen budgetären Prozesse zur Verbesserung des professionellen Lernens in allen Abteilungen.

Mindestens erforderliche Qualifikationen:

• Umfangreiche Kenntnisse in Buchhaltungs- und Rechnungslegungsverfahren;
• Umfangreiche Kenntnisse von Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint; Google Apps;
• Effektive Zeitmanagementfähigkeiten und Problemlösungsfähigkeiten;
• Exzellente Kundenservicefähigkeiten mit der Fähigkeit, Anliegen ruhig an das entsprechende Personal weiterzuleiten;
• Fähigkeit, unabhängig ohne enge Aufsicht zu arbeiten;
• Fähigkeit, klar und präzise sowohl mündlich als auch schriftlich zu kommunizieren, unter Verwendung verschiedener Kommunikationstechniken und -werkzeuge, um den angemessenen Informationsfluss, die Zusammenarbeit und das Feedback sicherzustellen;
• Fähigkeit, spezifische Regeln und Vorschriften zu verstehen, zu interpretieren und anzuwenden, die die Verarbeitung von finanziellen Dokumenten, die Pflege von Finanzunterlagen und die Erstellung von Finanzberichten regeln;
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben abzuschließen und Fehler mit Aufmerksamkeit für Details zu minimieren;
• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern des Schulsystems, Eltern, Gemeinschaftsorganisationen, Anbietern und externen Agenturen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Bildung, Ausbildung und Erfahrung:

• Hochschulabschluss oder gleichwertig;
• Erfahrung in einem sekretariellen oder verwandten Bereich;
• Erfahrung in der Verwaltung und Pflege von Budget- und Gehaltsfunktionen.

Zertifizierungs- und Lizenzanforderungen: Keine

Bevorzugte Qualifikationen:

• Associate-Abschluss oder gleichwertige technische Ausbildung;
• Erfahrung mit Oracle-Geschäftsanwendungen;
• Sekretariats-Erfahrung in zentralen Diensten, Schulen oder akademischen Einrichtungen.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Bietet administrative Unterstützung für den Senior Director der Region 2 Secondary Achievement and School Support.
• Pflegt das allgemeine Hauptbuch der Abteilung; erstellt bei Bedarf Budgetübertragungen und -änderungen; erstellt und bearbeitet Bestell- und Direktzahlungsanfragen; bestellt, erhält und verteilt Materialien für die Abteilung; bearbeitet Verträge, Dienstleistungsvereinbarungen und Zahlungen für Vereinbarungen, die vom Büro der Region 2 Secondary Achievement and School Support generiert werden.
• Kommuniziert mit Mitarbeitern des Schulsystems und Anbietern bezüglich der Posten der Kreditorenbuchhaltung, wie erforderlich, um ausstehende finanzielle Verpflichtungen effektiv zu klären.
• Organisiert und unterstützt die Logistik verschiedener Besprechungen für und innerhalb der Abteilung.
• Überwacht und bearbeitet die Zeitaufzeichnungen für das Abteilungspersonal, einschließlich Urlaubsanträge und Berichte; bearbeitet Reisekostenerstattungsanträge für das Abteilungspersonal.
• Erstellt effektive Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und andere Dokumente, wie angewiesen.
• Führt andere verwandte Aufgaben aus, wie zugewiesen.

Arbeitsumgebung / Physische Anforderungen:

Diese Position arbeitet in einem professionellen Büro und hat ein Geräuschpegel, der überwiegend niedrig bis moderat ist. Diese Rolle verwendet routinemäßig Standardbürogeräte wie Computer, Scanner und Kopierer. Die Position muss gelegentlich direkten Kontakt mit Mitarbeitern des Schulsystems, Eltern, Mitarbeitern externer Agenturen und der Gemeinschaft haben. Die Arbeit wird als leichte körperliche Arbeit betrachtet, die das Ausüben von bis zu zehn Pfund Kraft erfordert.

WIRKSAMES DATUM: 1/2026

HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Die obigen Aussagen sind dazu gedacht, den allgemeinen Zweck und die Verantwortlichkeiten zu beschreiben, die dieser Position zugewiesen sind. Sie sind nicht dazu gedacht, eine umfassende Inventarliste aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten zu enthalten oder zu interpretieren, die von den Mitarbeitern, die dieser Position zugewiesen sind, erforderlich sind. Diese Beschreibung kann jederzeit von HR überarbeitet und genehmigt werden.