Administrative Coordinator (m/f/d)

Der Administrative Coordinator unterstützt das Team des Walt Disney Imagineering Standortbüros durch Anleitung zu Prozessen im täglichen Büroalltag, die Lösung von Herausforderungen sowie Unterstützung bei Umzugs- und Reiseprozessen. Diese Position ist vor Ort in Papenburg, Deutschland.

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung des Standortbüroteams bei täglichen Fragen, proaktive Lösung von Herausforderungen und Mithilfe;
• Verwaltung des Bestands an Büromaterialien, Entwicklung eines effizienteren Systems zur Lagerhaltung; Bestellung von Materialien und Ausrüstung sowie andere Büroverwaltungsaufgaben;
• Planung von Konferenzräumen, Meetings und Videoanrufen;
• Pflege verschiedener Daten für das Team, wie z.B. Organigramme, Verteilungslisten usw.;
• Erstellung regelmäßiger Berichte und Zusammenfassungen sowie Präsentationen für das Team;
• Planung von Veranstaltungen wie Dienstjubiläen, Anerkennungspartys, Lunch-and-Learns und Teambuilding-Aktivitäten;
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter – Sie sind das „freundliche Gesicht“, auf das Neulinge zählen, um alle ihre Fragen zu beantworten; grundlegende Schulung zu Prozessen, Werkzeugen und Methoden;
• Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung der Reise-Strategie für Geschäftsreisende: Organisation von Transport (frühzeitige Sicherung lokaler Transportkapazitäten) und Unterkünften (Identifizierung von Wohnmöglichkeiten und Besichtigungen) zusammen mit internen und externen Partnern;
• Zuweisung von Unterkünften und Transport für Reisende und Rotationsmanagement (Reinigungsplan, Schlüsselübergaben, Parkausweise);
• Kommunikation mit Reisenden und Erstellung von Informationen für Reisende im Rahmen von „Wissen, bevor Sie gehen“-Präsentationen;
• Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Reiseprozesses zur Erzielung von Effizienzgewinnen;
• Pflege von Reisetools (z.B. Smartsheet) und Erstellung von Reisepanels für verschiedene Zielgruppen;
• Hilfe beim Sammeln, Zusammenstellen und Verteilen von Projektdaten und Berichten an Projektteams und Stakeholder. Unterstützung von Projektmanagern bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings (d.h. Teilnahme an Kernteam-Meetings, Vorbereitung von Agenden und Protokollen). Förderung der Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit Stakeholdern.