Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO und manage die Büroabläufe für maximale Effizienz.
- Unternehmen: SpiNNcloud Systems GmbH - ein innovatives Unternehmen im Deep-Tech-Bereich.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Technologie mit.
- Qualifikationen: 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen eine hochorganisierte, proaktive und einfallsreiche Executive Assistant zur Unterstützung unseres CEO und zur Überwachung der täglichen Büroabläufe. Diese Doppelrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl der CEO maximal effizient arbeitet als auch die Büroumgebung reibungslos und professionell läuft.
Hauptverantwortlichkeiten
- Executive Support
- Komplexe Kalender verwalten, Termine planen und priorisieren
- Inlands- und Auslandsreisen koordinieren
- Briefings, Agenden und Nachbereitungsunterlagen für Meetings vorbereiten
- Als Torwächter fungieren, eingehende Anfragen und Kommunikationen priorisieren
- Betriebliche Effizienz
- Proaktiv Möglichkeiten zur Optimierung der Zeit und Arbeitsabläufe des CEO identifizieren
- Bedürfnisse antizipieren und Probleme angehen, bevor sie auftreten
- Wichtige Aktionspunkte verfolgen und rechtzeitige Ausführung sicherstellen
- Entscheidungsfindung durch Vorbereitung relevanter Informationen unterstützen
- Kommunikation & Koordination
- Als Verbindungsperson zwischen dem CEO und internen/externalen Stakeholdern fungieren
- Professionelle Kommunikation im Namen des CEO entwerfen und verwalten
- Kreuzfunktionale Initiativen und Führungstreffen koordinieren
- Büromanagement
- Tägliche Büroabläufe überwachen, um eine reibungslose und effiziente Arbeitsumgebung sicherzustellen
- Büromaterialien, Anbieter und Dienstleister verwalten
- Einrichtungen, Wartung und Arbeitsplatzlogistik koordinieren
- Onboarding-Logistik für neue Mitarbeiter unterstützen (Arbeitsplatz, Ausstattung, Zugang)
- Interne Veranstaltungen, Teambesprechungen und Unternehmensmeetings organisieren
- Eine professionelle, einladende und gut funktionierende Büroumgebung sicherstellen
- Projekt- & Administrative Unterstützung
- Bei strategischen Projekten und Sonderinitiativen unterstützen
- Dokumente, Berichte und vertrauliche Informationen organisieren
- Hohe Standards für Genauigkeit und Diskretion aufrechterhalten
Anforderungen
- Erfahrung
- 3+ Jahre als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung der Unternehmensführung
- Erfahrung im Büromanagement oder in der Arbeitsplatzorganisation
- Hintergrund in leistungsstarken Umgebungen (z.B. schnell wachsende Startups oder fortschrittliche Technologieunternehmen)
- Erfahrung oder starkes Interesse an Deep-Tech-Branchen (KI, Quantencomputing, Hardware usw.)
- Erfahrung in internationalen oder interkulturellen Umgebungen
- Fähigkeiten & Kompetenzen
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten
- Sehr proaktiv mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung
- Fähigkeit, effektiv zwischen exekutiven und operativen Aufgaben zu priorisieren
- Starke Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich)
- Hohe Diskretion und Professionalität
- Problemlösungsmentalität mit Liebe zum Detail
- Sprachen
- Englisch: Pflicht (berufliche Sprachkenntnisse erforderlich)
- Spanisch und Deutsch: von Vorteil
- Mindset
- Serviceorientiert mit Fokus auf Maximierung der Produktivität des Executives
- Praktisch veranlagt und bereit, Verantwortung für Büroabläufe zu übernehmen
- Komfortabel beim selbstständigen Arbeiten und unter Druck
Was Erfolg aussieht
- Die Zeit des CEO ist optimiert und auf die Aktivitäten mit der höchsten Wirkung konzentriert
- Das Büro läuft nahtlos, was die Teamproduktivität und eine positive Arbeitsumgebung ermöglicht
- Meetings und Kommunikationen sind effizient, gut vorbereitet und zielgerichtet
- Wichtige Prioritäten werden ohne Reibung verfolgt und ausgeführt
- Die Executive Assistant fungiert als vertrauenswürdiger Partner und operationale Stütze des Unternehmens
Was wir bieten
Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt mit Umzugsleistungen in einer flexiblen und integrativen Arbeitsumgebung. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und begrüßen daher Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Nationalitäten und Erfahrungen.
Executive Assistant to the CEO & Office Manager (m/f/d) SpiNNcloud Systems GmbH Arbeitgeber: Wandelbots GmbH
SpiNNcloud Systems GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und inklusive Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter geschätzt und gefördert werden. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung sowie einem wettbewerbsfähigen Gehaltspaket, ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitern, in einem innovativen Umfeld zu wachsen, das sich mit zukunftsweisenden Technologien beschäftigt. Die Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und Kreativität, was die Arbeit als Executive Assistant zu einer bedeutungsvollen und bereichernden Erfahrung macht.
