Finance Coordinator

Ihre Mission: Der Finance Coordinator trägt zur effektiven und effizienten Umsetzung der Buchhaltungsprozesse, Systeme, Finanzplanung und Berichterstattung für die WC-Projekte bei, um den Programmmitarbeitern und anderen Interessengruppen die Umsetzung des Projekts zu ermöglichen. Er/Sie stellt die Einhaltung der finanziellen und administrativen Regeln von WC und Spendern für die ihm/ihr anvertrauten Akten sicher. Er/Sie sorgt dafür, dass die Buchhaltungsprozesse und -systeme effektiv und effizient laufen. Verantwortlich für die Unterstützung des Finance Managers bei der Einhaltung der lokalen und externen finanziellen und administrativen Anforderungen der Spender.

Über die Rolle:

• Finanzen verwalten – 80%
• Nachverfolgung der periodischen Finanzberichte der Partner und der Burn-Rate-Berichte.
• Überprüfung der Berechtigung und Einhaltung der finanziellen Unterstützungsdokumente der Partner sowie der Datenerfassung im Buchhaltungssystem.
• Sicherstellen, dass alle Buchhaltungs-/Finanzdokumente der Partner und von War Child gemäß internationalen Prüfungsstandards sowie den Standards, Richtlinien und Vorgaben von Spendern und WC zusammengestellt und organisiert sind.
• Vorbereitung der finanziellen Berichte der Partner zur Erfassung im Buchhaltungssystem von WC.
• Überprüfung der Finanzberichte von Partnern in Zusammenarbeit mit dem Programmteam.
• Regelmäßige Nachverfolgung mit den WC-Partnern und Durchführung regelmäßiger Meetings.
• Unterstützung der WC-Projektpartner in allen finanziellen Aspekten.
• Bewertung der Kapazitäten der WC-Partner in Zusammenarbeit mit dem Programmteam und Beitrag zu Schulungen, wenn relevant.
• Verwaltung der Partnerfinanzierungsvereinbarung, der Zahlungen und der Vorschüsse an Partner.
• Überwachung der Budgets der WC-Projekte und Beratung zur Ausgabenallokation.
• Aktualisierung der Budgetprognosen der WC-Projekte in Zusammenarbeit mit dem Programmteam sowie den leitenden Mitarbeitern für Beschaffung und Logistik.
• Bereitstellung regelmäßiger monatlicher Finanzanalysen für das Senior-Programmteam, die Herausforderungen und Chancen hervorheben.
• Überprüfung der monatlichen Ausgaben, die dem Projekt zugeordnet sind, und Aktualisierung des BFU.
• Erstellung der finanziellen Berichte für die Spender.
• Teilnahme an den monatlichen Grant-Überprüfungssitzungen und Präsentation des Ausgabenstatus der von ihm/ihr betreuten Zuschüsse.
• Unterstützung des Operationsteams, des Programmteams und der Partner bei der Vorbereitung neuer Budgets und Budgetumverteilungen.
• Leitung der Auditvorbereitung, während des Audits und für die Umsetzung der Empfehlungen aus den Auditfeststellungen.
• Beratung und Unterstützung des Finance Managers bei der Aufrechterhaltung effizienter finanzieller Arbeitsabläufe, Kontrollen und der Trennung von Aufgaben.
• Bewertung und Minderung finanzieller Risiken, Sicherstellung einer relevanten organisatorischen Struktur und eines zuverlässigen internen Kontrollsystems.
• Alarmierung der Schlüsselmitarbeiter über finanzielle Risiken und Verantwortlichkeiten.
• Verwaltung – 20%
• Linienmanagement und Aufsicht über die Finanzbeamten.
• Führung des Ablagesystems für die Zuschussvereinbarungen.
• Führung des Ablagesystems für die Finanzierungsvereinbarungen der Partner, Finanzberichte und Finanzdokumente.
• Einhaltung von Fristen und Berichtszeiträumen.

Ihr Profil:

• BA-Abschluss in Buchhaltung oder einem ähnlichen Studiengang.
• 4 bis 5 Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen bei einer NGO oder INGO.
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit mit internationalen humanitären, spendenfinanzierten Programmen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem Konsortium und Partnern ist von Vorteil.
• Erfahrung in Schulung und Kapazitätsaufbau in Finanzen und Verwaltung.
• Sehr gute Computerkenntnisse, Microsoft Office, insbesondere Excel.
• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Arabisch in Wort und Schrift.
• Kulturelle Sensibilität.
• Ergebnisorientiert.
• Detailgenauigkeit und Kostenbewusstsein.
• Teamfähigkeit in einem kleinen Team.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
• Kritisches Denken und starke analytische Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete Managementfähigkeiten, Teamarbeit und Flexibilität.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Engagement für Schulung, Kapazitätsaufbau und Zusammenarbeit mit lokalen Organisationen.

Über uns:

Die War Child Alliance ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die sich verpflichtet hat, psychosoziale Unterstützung, Kinderschutz, Programme zur Stärkung von Jugendlichen und qualitativ hochwertige Bildung für Kinder, die von bewaffneten Konflikten betroffen sind, bereitzustellen. Wir setzen evidenzbasierte Interventionen um, um wichtige Interessengruppen – einschließlich Regierungen, Pädagogen, Betreuern und Gemeinschaften – zu befähigen, das Wohlbefinden, die Bildung und die Selbstbestimmung von Kindern zu fördern. Wir arbeiten mit globalen Teams, deren Mitglieder an verschiedenen Standorten tätig sind. War Child ist derzeit in Afghanistan, der Zentralafrikanischen Republik, Kolumbien, DR Kongo, Deutschland, Jordanien, Libanon, dem besetzten palästinensischen Gebiet, Südsudan, Schweden, Syrien, Uganda, der Ukraine (bald registriert) und Jemen tätig. Wir haben auch Büros in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich.

Erfahren Sie mehr über War Child und unsere Programme: https://www.warchild.net/

Schutz und Integrität:

Unsere Arbeit mit Kindern und gefährdeten Erwachsenen, um sie zu schützen, ist das Wichtigste, was wir tun. Wir verpflichten uns zum Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen in allen Bereichen unserer Arbeit. Wir haben eine Nulltoleranz gegenüber Verhaltensweisen und Praktiken, die Kinder und/oder schutzbedürftige Erwachsene einem Risiko von Missbrauch und/oder Schaden aussetzen. Alle (potenziellen) Mitarbeiter werden erwartet, dass sie mit unserer Kinderschutzrichtlinie, unserem Verhaltenskodex und unserer PSEA-Richtlinie: Erwachsene in Gefahr konform sind und diese unterzeichnen. Sie finden die Richtlinien zum Kinderschutz und zu Erwachsenen in Gefahr hier: Integrität & Schutz - Startseite.

Gerechtigkeit, Gleichheit, Diversität und Inklusion (JEDI) und Zugehörigkeit (DEIB):

Wir schätzen Vielfalt und Inklusion und setzen uns dafür ein, dass alle unsere Mitarbeiter und Bewerber fair behandelt werden, unabhängig davon, wo, was oder wer sie geboren wurden oder andere Merkmale. Wir möchten einen sicheren und inklusiven Arbeitsplatz bieten, an dem alle unsere Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die derzeit marginalisiert oder unterrepräsentiert sind, sie selbst sein können. Wenn Sie Fragen zu unserem Engagement für Gerechtigkeit, Gleichheit, Diversität und Inklusion (JEDI) und Zugehörigkeit (DEIB) haben, wenden Sie sich bitte an: JEDI.team@warchild.net