Human Resources and Learning and Development Shared Services Officer

Ihre Mission

Hauptverantwortlichkeiten

Diese Rolle gehört zur Funktion "People and Culture" und unterstützt die Bereitstellung von HR- und L&D-Shared Services in den vereinbarten operativen Bereichen. Der HR & L&D Services Officer arbeitet eng mit dem Teamleiter der HR-Services, HR Business Partnern, Managern, Mitarbeitern und externen Anbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die HR-Betriebsunterstützung genau, pünktlich und gemäß den vereinbarten Standards bereitgestellt wird.

• Koordination der täglichen Bereitstellung von Kern-HR-Betriebsdiensten in den vereinbarten Servicebereichen, um rechtzeitige, genaue und konsistente Unterstützung für Mitarbeiter, Manager und HR-Stakeholder sicherzustellen.
• Unterstützung der Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Onboarding, Änderungen von Mitarbeitern, Vertragsverwaltung, Leistungsverwaltung, Eingaben zur Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterakten und Offboarding.
• Vorbereitung und Pflege genauer HR-Dokumente, Mitarbeiterakten und Systemaktualisierungen gemäß internen Standards und Genehmigungsanforderungen.
• Unterstützung der Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung, indem sichergestellt wird, dass Änderungen von Mitarbeitern, Dokumentationen und Datenübermittlungen vollständig, genau und rechtzeitig eingereicht werden.
• Als operativer Ansprechpartner für die HRIS-Verwaltung, Workflow-Ausführung und Datenqualität der Mitarbeiter innerhalb des Teams fungieren.
• Verwaltung oder Unterstützung bei der Bearbeitung von HR-Anfragen und operativen Fällen, um einen reaktionsschnellen, professionellen und vertraulichen Service sowie eine angemessene Eskalation komplexerer Probleme sicherzustellen.
• Unterstützung der täglichen Verwaltung der Lern- und Entwicklungsaktivitäten und -plattformen von War Child Alliance, einschließlich der Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern und Managern, Koordination des Zugangs und der Einschreibungen, Pflege genauer Lernunterlagen, Lösung grundlegender Systemprobleme und Eskalation komplexerer Angelegenheiten, wenn erforderlich.
• Beitrag zur Prozessverbesserung, Standardisierung und digitalen Workflow-Verbesserungen, die die Servicequalität, Effizienz und Benutzererfahrung verbessern.
• Unterstützung der Einhaltung interner Richtlinien, Datenschutzanforderungen, Dokumentationsstandards und anwendbarer beschäftigungsbezogener Verfahren.

Jedes Teammitglied ist dafür verantwortlich, zu einer Kultur beizutragen, die sich unserer Mission, Vision, internen Schutzstandards, JEDI (Gerechtigkeit, Gleichheit, Vielfalt, Inklusion) Prinzipien und dem CHS (Core Humanitarian Standard) Rahmen verpflichtet fühlt und wird erwartet, dies aktiv in seiner Arbeit zu fördern. Diese Aufgaben bieten einen Rahmen für die Rolle und sollten nicht als definitive Liste betrachtet werden. Andere angemessene Aufgaben können erforderlich sein, die mit der Einstufung der Rolle übereinstimmen.

Rolle-spezifische oder Kontextverantwortlichkeiten

Die Rollen sind speziell für die War Child Alliance Foundation konzipiert, die die Shared Services-Abteilungen/-Einheiten/-Mitarbeiter unterstützt, die in den Niederlanden untergebracht sind, andere Fundraising-Mitglieder (z.B. UK, Deutschland, Schweden, USA) oder einen (internationalen) Arbeitsvertrag in Länderprogrammen. Es gibt zwei Officer-Rollen.

• Eine der Officer-Rollen ist speziell dafür vorgesehen, in den Niederlanden ansässig zu sein, mit dem Fokus auf die Umsetzung des niederländischen Arbeitsrechts und der Praktiken sowie die Unterstützung der Kollegen von War Child Alliance Shared Services, die in den Niederlanden untergebracht sind, und der Kollegen von War Child Netherlands Fundraising-Mitglied.
• Die andere Officer-Rolle ist dezentralisiert, um Kollegen hybrid zu unterstützen; diese Rolle kann in einem der Büros angesiedelt sein, in denen die War Child Alliance Foundation präsent ist.

Ihr Profil

Wissen, Fähigkeiten, Erfahrungen

• Bildung: Relevante Qualifikation oder gleichwertige Berufserfahrung im Bereich Personalwesen, Betriebswirtschaft, Betrieb oder einem verwandten Bereich ist wünschenswert.
• Erfahrung: Erfahrung in HR-Services, HR-Betrieb, Verwaltung oder einer Shared Services-Umgebung. Unterstützung von Prozessen im Mitarbeiterlebenszyklus wie Onboarding, Verträge, Änderungen von Mitarbeitern, Eingaben zur Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Mitarbeiterakten oder Offboarding. Nutzung von HR-Systemen, digitalen Workflows oder Reporting-Tools zur Unterstützung einer genauen Servicebereitstellung und Datenqualität. Koordination administrativer Prozesse, die Genauigkeit, Organisation und Detailgenauigkeit erforderten. Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Managern, Kollegen oder externen Anbietern über verschiedene Teams, Kulturen oder Standorte hinweg. Beitrag zu Prozessverbesserungen, Standardisierung oder Initiativen zur Servicequalität. Erfahrung in einer internationalen, Matrix- oder Multi-Länder-Organisation ist wünschenswert.
• Sprachen: Fließende Englischkenntnisse sind für diese Rolle erforderlich. Zusätzliche Sprachen können je nach Stakeholder-Gruppen und organisatorischem Kontext nützlich sein, z.B. Arabisch, Dari, Französisch, Spanisch oder Ukrainisch.
• (Technisches) Wissen: Kenntnisse über HR-Betrieb und Shared Services-Prozesse im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Verständnis der gehaltsbezogenen Verwaltung, HR-Systeme, Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Vertragsverwaltung, Leistungsprozesse und Bearbeitung von HR-Anfragen. Fähigkeit, operative HR-Dienste effektiv zu organisieren und zu koordinieren, mit Sorgfalt und Detailgenauigkeit. Sicherer Umgang mit HRIS, digitalen Workflows und Reporting-Tools zur Unterstützung der Servicebereitstellung und Datenqualität. Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern, Managern, Kollegen und externen Anbietern über verschiedene Funktionen, Kulturen und Standorte hinweg. Verwendung von Urteilsvermögen, einem serviceorientierten Ansatz und einer kontinuierlichen Verbesserungseinstellung. Unterstützung klarer, konsistenter und benutzerfreundlicher Arbeitsweisen in den HR-Services.

Was wir anbieten

• Standort: Wir arbeiten mit globalen Teams, deren Mitglieder an verschiedenen Standorten ansässig sind. War Child ist derzeit in Afghanistan, der Zentralafrikanischen Republik, Kolumbien, DR Kongo, Deutschland, Jordanien, Libanon, dem besetzten palästinensischen Gebiet, Südsudan, Schweden, Syrien, Uganda, der Ukraine (bald registriert) und Jemen tätig. Wir haben auch Büros in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich. Bewerber, die ansässig sind und über gültige Arbeitserlaubnisse verfügen, haben Vorrang. War Child bietet keine Umzüge an.
• Art des Vertrags: Lokaler Vertrag mit Gehalt und sekundären Arbeitsbedingungen basierend auf der landesspezifischen Gehaltsskala, lokale T&C's gelten.
• Nur interne Bewerbungen sind möglich.

Warum Sie sich bewerben sollten

• Bedeutsame Auswirkungen: Tragen Sie direkt zur Verbesserung des Lebens von Kindern und Familien bei, die von Konflikten betroffen sind, durch qualitativ hochwertige Bildung und langfristige, nachhaltige Veränderungen.
• Berufliches Wachstum: Treten Sie einer dynamischen Organisation bei, die Lernen, Innovation und berufliche Entwicklung schätzt, mit Möglichkeiten zur Kapazitätsbildung und zum Wachstum durch die Rolle und das globale Netzwerk von War Child.
• Globale Reichweite: Spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Skalierung eines bahnbrechenden Programms in mehreren konfliktbetroffenen Kontexten weltweit.
• Kollaborative und inklusive Kultur: Arbeiten Sie mit leidenschaftlichen, mission-driven Kollegen in einem vielfältigen, integrativen und respektvollen Arbeitsplatz, der Sicherheit, Fairness und Chancengleichheit für alle priorisiert.

So bewerben Sie sich

Qualifizierte Kandidaten werden ermutigt, ihre Bewerbungen (Lebenslauf und Motivationsschreiben in Englisch) bis zum 21. August 2026 einzureichen. Wir überprüfen die Einsendungen fortlaufend, daher werden frühzeitige Bewerbungen dringend empfohlen.

Durch die Einreichung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass alle in Ihrer Bewerbung gemachten Angaben wahr, vollständig und korrekt sind und in gutem Glauben gemacht wurden. Sie verstehen, dass falsche Angaben, Falschangaben oder absichtliches Vorenthalten von Informationen Gründe für die Ablehnung Ihrer Bewerbung oder den Rückzug eines Angebots zur Ernennung sein können oder, falls ein Ernennungsangebot angenommen wurde, dies Gründe für arbeitsrechtliche Sanktionen, wie z.B. sofortige Kündigung, sein kann. Darüber hinaus verstehen Sie, dass Sie ein Führungszeugnis einreichen müssen und dass, wenn Sie dies nicht tun, kein Arbeitsverhältnis begründet werden kann.

Haftungsausschluss

Nur über unsere Website eingereichte Bewerbungen werden bearbeitet. Wenn wir einen geeigneten Kandidaten vor dem angegebenen Stichtag einstellen, behalten wir uns das Recht vor, die Stelle vor diesem Datum von unserer Website zu entfernen. In einem solchen Fall werden alle nach diesem Zeitpunkt eingegangenen Antworten nicht bearbeitet. Es könnte sein, dass während unseres Auswahlprozesses das Schließdatum für die Stelle verlängert wird. Falls dies der Fall ist und Sie noch nichts von uns gehört haben, bleibt Ihre Bewerbung aktiv.

Über uns

Die War Child Alliance ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die sich der Bereitstellung psychosozialer Unterstützung, Kinderschutz, Jugendförderung und qualitativ hochwertiger Bildung für Kinder, die von bewaffneten Konflikten betroffen sind, verpflichtet hat. Wir setzen evidenzbasierte Interventionen um, um wichtige Interessengruppen – einschließlich Regierungen, Pädagogen, Betreuern und Gemeinschaften – zu befähigen, das Wohlbefinden, die Bildung und die Selbstbestimmung von Kindern zu fördern. Wir arbeiten mit globalen Teams, deren Mitglieder an verschiedenen Standorten ansässig sind. War Child ist derzeit in Afghanistan, der Zentralafrikanischen Republik, Kolumbien, DR Kongo, Deutschland, Jordanien, Libanon, dem besetzten palästinensischen Gebiet, Südsudan, Schweden, Syrien, Uganda, der Ukraine (bald registriert) und Jemen tätig. Wir haben auch Büros in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich.

Erfahren Sie mehr über War Child und unsere Programme hier.

Schutz und Integrität

Unsere Arbeit mit Kindern und gefährdeten Erwachsenen, um sie zu schützen, ist das Wichtigste, was wir tun. Wir verpflichten uns, Kinder und gefährdete Erwachsene in allen Bereichen unserer Arbeit zu schützen. Wir haben eine Nulltoleranz gegenüber Verhaltensweisen und Praktiken, die Kinder und/oder gefährdete Erwachsene einem Risiko von Missbrauch und/oder Schaden aussetzen. Alle (potenziellen) Mitarbeiter werden erwartet, dass sie mit unserer Kinderschutzrichtlinie, unserem Verhaltenskodex und der PSEA: Adults at Risk Policy konform sind und diese unterzeichnen. Sie finden die Richtlinie zum Kinderschutz und zur Risikopolitik für Erwachsene hier.

Gerechtigkeit, Gleichheit, Vielfalt und Inklusion (JEDI) und Zugehörigkeit (DEIB)

Wir schätzen Vielfalt und Inklusion und verpflichten uns, sicherzustellen, dass alle unsere Mitarbeiter und Bewerber fair behandelt werden, unabhängig davon, wo, was oder wen sie geboren wurden oder anderer Merkmale. Wir möchten einen sicheren und inklusiven Arbeitsplatz bieten, an dem alle unsere Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die derzeit marginalisiert oder unterrepräsentiert sind, sie selbst bei der Arbeit sein können.