Senior Executive Secretariat Coordinator Consultant

War Child sucht einen Senior Executive Secretariat Coordinator (32–40 Stunden), der den Fokus lenkt, die Entscheidungsfindung der Führungsebene ermöglicht und sicherstellt, dass strategische Prioritäten in bedeutende Maßnahmen umgesetzt werden.

Der Senior Executive Secretariat Coordinator ist die operative rechte Hand des CEO und fungiert als Verstärker für die Entscheidungsfindung der War Child Alliance Foundation. Diese Rolle treibt die Agenda, die Strenge und die Nachverfolgung des International Management Teams voran; stärkt die Verbindung zwischen dem CEO, dem International Management Team (IMT) und dem Aufsichtsrat; leitet oder koordiniert priorisierte bereichsübergreifende Initiativen im Auftrag des CEO und sorgt für eine effektive interne Kommunikation über wichtige organisatorische Entwicklungen.

Was Sie tun werden:

• Als Denkpartner und vertrauenswürdiger Berater des CEO agieren, Beratung, Herausforderung und Vorbereitung vor wichtigen Entscheidungen bieten.
• Die Rhythmus, die Agenda und die Nachverfolgung des International Management Teams (IMT) übernehmen, um sicherzustellen, dass die Meetings gut vorbereitet sind, Entscheidungen dokumentiert und Maßnahmen bis zur Vollziehung verfolgt werden.
• Hochwertige Vorbereitung von Materialien, Briefings und Nachverfolgung für Aufsichtsrat- und Ausschusssitzungen koordinieren, in enger Zusammenarbeit mit dem CEO und relevanten IMT-Mitgliedern.
• Priorisierte bereichsübergreifende Projekte und strategische Initiativen leiten oder koordinieren, die vom CEO delegiert wurden, von der Rahmenbildung bis zur Umsetzung.
• Ein Überblick über die priorisierten Entscheidungen und Abhängigkeiten innerhalb der Organisation aufrechterhalten, um klare Verantwortlichkeiten und Nachverfolgung sicherzustellen.
• Das Büro des CEO verwalten, einschließlich der Aufsicht über den Executive Officer und der Koordination der Unterstützungsfunktionen für die Führungsebene.
• Als Stellvertreter oder Vertreter des CEO in internen Meetings und, wo delegiert, in externen Engagements auftreten.
• Die interne Kommunikation und den Informationsfluss zwischen dem CEO/IMT und der breiteren Organisation stärken, um Transparenz und Mitarbeiterengagement zu unterstützen.
• Die Effektivität des IMT als Team unterstützen, einschließlich Input zur Teamkultur, Meetinggestaltung und Entscheidungsprozessen.
• Briefingnotizen, Gesprächspunkte und Korrespondenz für hochrangige interne und externe Engagements, die vom CEO geleitet werden, vorbereiten.

Ihr Profil:

• Relevante postgraduale Qualifikation (z.B. in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, internationaler Entwicklung oder einem verwandten Bereich) oder gleichwertige Erfahrung in der Führungsebene ist wünschenswert; MBA oder ähnliche Qualifikation ist von Vorteil.
• 8+ Jahre Erfahrung in der Führungsebene, Strategie, Geschäftsoperationen oder Unterstützung der Führungsebene, idealerweise einschließlich Erfahrung als Chief of Staff, Strategie-/Betriebsleiter oder leitender Berater eines CEO oder Executive Directors.
• Nachweisliche Erfolge bei der Übersetzung von Organisationsstrategien in klare Prioritäten, Pläne und messbare Ergebnisse.
• Erfahrung in der Koordination von Exekutiv-, Management- oder Governance-Gremien (z.B. Führungsteam oder Vorstandsekretariat, Meeting-Rhythmus, Entscheidungsverfolgung, Geschäftsordnung).
• Erfahrung in der Leitung oder Koordination komplexer, bereichsübergreifender Projekte mit mehreren Stakeholdern und konkurrierenden Prioritäten.
• Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit oder Beratung von Führungskräften/C-Suite-Executives, wobei ein gesundes Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ausgeübt wird.
• Erfahrung in der Verwaltung oder Aufsicht von Unterstützungspersonal für die Führungsebene.
• Erfahrung in einem internationalen, vernetzten, humanitären, entwicklungsorientierten oder werteorientierten Umfeld ist von Vorteil.

Sprachen:

• Fließende Englischkenntnisse sind für diese Rolle erforderlich. Zusätzliche Sprachen können je nach Stakeholdergruppen und organisatorischem Kontext nützlich sein, z.B. Arabisch, Dari, Französisch, Spanisch oder Ukrainisch.

(Technisches) Wissen:

• Starkes Verständnis von Organisationsstrategien, Governance-Strukturen und Prozessen der Entscheidungsfindung auf Führungsebene.
• Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu synthetisieren und in klare, umsetzbare Empfehlungen für den CEO und das IMT zu destillieren.
• Starke Programm-/Projektmanagementfähigkeiten, in der Lage, mehrere Arbeitsströme zu verfolgen und andere zur Verantwortung zu ziehen.
• Außergewöhnliches Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen und ohne formale Autorität auf allen Ebenen der Organisation Einfluss zu nehmen.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung von Briefings, Vorstandsdokumenten und Korrespondenz für Führungskräfte.
• Starke organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten, in der Lage, konkurrierende Anforderungen unter Zeitdruck zu managen.
• Verständnis des internationalen NGO/humanitären Sektors und seiner Governance- und Rechenschaftsrahmen ist von Vorteil.

Was wir bieten:

• Standort: Diese Möglichkeit steht Kandidaten weltweit offen, mit Vorliebe für die Rolle in Amsterdam; professionelle Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Vertragsart: Beratung.

Warum Sie sich bewerben sollten:

• Bedeutende Auswirkungen: Direkt zur Verbesserung des Lebens von Kindern und Familien beitragen, die von Konflikten betroffen sind, durch qualitativ hochwertige Bildung und langfristige, nachhaltige Veränderungen.
• Berufliches Wachstum: Teil einer dynamischen Organisation werden, die Lernen, Innovation und berufliche Entwicklung schätzt, mit Möglichkeiten zur Kapazitätsbildung und zum Wachstum durch die Rolle und das globale Netzwerk von War Child.
• Globale Reichweite: Eine Schlüsselrolle bei der Skalierung eines bahnbrechenden Programms in mehreren konfliktbetroffenen Kontexten weltweit spielen.
• Kollaborative und inklusive Kultur: Neben leidenschaftlichen, mission-driven Kollegen in einem vielfältigen, integrativen und respektvollen Arbeitsplatz arbeiten, der Sicherheit, Fairness und Chancengleichheit für alle priorisiert.

Wie man sich bewirbt:

Interessierte Kandidaten reichen ihren Lebenslauf und eine einseitige Zusammenfassung ein, wie sie das Projekt angehen würden, sowie eine Aufschlüsselung ihrer Kosten bis zum 27.07.2026 ein. Bitte beachten Sie, dass Lebensläufe und Bewerbungen, die per E-Mail gesendet werden, nicht berücksichtigt werden. Bewerbungen müssen ausschließlich über den offiziellen Bewerbungsweg eingereicht werden.