Assistant to VPs (m/w/d) in Berlin

Wir suchen für den Standort Berlin zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Als Assistant bist du die strategische rechte Hand für zwei VPs. Du bist weit mehr als eine organisatorische Unterstützung: Du bist Taktgeber:in, Schnittstelle und Vertrauensperson. Mit Leidenschaft für Struktur und einem Auge für Details hältst du uns im dynamischen Tagesgeschäft den Rücken frei.

Das sind die Aufgaben

• Strategic Support: Du managst unsere komplexen Kalender proaktiv, setzt Prioritäten bei Terminanfragen und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Meeting Management: Du verantwortest interne und externe Meetings (z. B. mit Künstler:innen, Partner:innen oder Workshops) ganzheitlich und bist die Schnittstelle für alle Beteiligten.
• Travel & Expense: Du planst nationale und internationale Reisen inklusive der anschließenden Reisekostenabrechnung sowie der Kontierung von Rechnungen.
• Communication Hub: Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Teams. Du koordinierst zentrale Abfragen (z. B. Festival-Planung, Ticket-Verteiler) und stellst eine erstklassige interne Kommunikation sicher.
• Audience Engagement: Du entwickelst und betreust Aktivitäten rund um die Themen „Community Building“ und „Superfans“ und suchst nach neuen Wegen und Tools, Fans langfristig ansprechen und aktivieren zu können
• Presentation & Reporting: Du unterstützt uns bei der Erstellung von Reportings und bereitest moderne Präsentationen für Meetings, Pitches und Off-Sites in Deutsch und Englisch auf.
• Process & AI Optimization: Du hast das Optimum im Blick. Du hinterfragst bestehende Prozesse und implementierst aktiv KI-gestützte Lösungen, um die Effizienz im Team und im Management-Support zu steigern.

Das gesuchte Profil

• Background: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst fundierte Berufserfahrung in der Assistenz auf Management-Ebene mit.
• AI & Tech-First: Du „lebst“ digitale Tools. Der sichere Umgang mit Google Workspace ist für dich nur die Basis – du nutzt KI-Anwendungen bereits ganz natürlich in deinem Arbeitsalltag, um Ergebnisse zu beschleunigen und Prozesse zu optimieren.
• Language Skills: Du kommunizierst absolut sicher auf Deutsch und Englisch (Wort & Schrift).
• Mindset: Du bist ein proaktives Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe. Du handelst überlegt, bleibst auch in Hochphasen souverän und arbeitest absolut diskret.
• Personality: Dein Auftreten ist professionell, verbindlich und sicher. Du hast den Anspruch, nicht nur zu verwalten, sondern die Art, wie wir arbeiten, aktiv mitzugestalten.

Das bieten wir Dir

• Eine innovative und spannende Umgebung und die Möglichkeit, den Musikmarkt mitzugestalten
• Flexible Arbeitszeiten mit Remote-Vibes sowie bis zu 20 Arbeitstage im Jahr aus dem Ausland
• 30 Tage Urlaub plus extra Tage am Jahresende
• Klare, transparente Ziele, regelmäßiges Feedback und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten - let’s talk!
• Regelmäßige Events mit exklusiven Insights aus der Musikwelt
• Ein tolles Penthouse-Office mit Flair - mitten in Berlin
• Viele weitere Benefits, z.b. Deutschlandticket, Jobrad, Lunch-Card, Spotify-Account usw.