Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Die Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes ist der größte Arbeitgeber im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr (BMV). In unseren Behörden arbeiten deutschlandweit engagierte Menschen für lebendige Wasserstraßen. Wir verknüpfen Verkehrsmanagement, Ökologie und Ökonomie mit moderner Technik, um die vielfältigen Funktionen von Wasserstraßen und Schifffahrt für die Daseinsvorsorge und die natürlichen Lebensgrundlagen zu erhalten und nachhaltig zu verbessern. Kommen Sie zu uns! Gestalten Sie unsere Aufgaben und Ziele aktiv mit!

Das Wasserstraßen- und Schifffahrtsamt Neckar sucht für das Fachgebiet A3 - Organisation zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet in Vollzeit (39 Std./Woche), eine/einen Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d). Der Dienstort ist Stuttgart.

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, denken mit und bringen neue Ideen ein – gleichzeitig gelingt es Ihnen, sich in gewachsene Strukturen engagiert und teamorientiert einzubringen? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung!

Dafür brauchen wir Sie:

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit Verantwortung, Koordination und vielen organisatorischen Schnittstellen - unter anderem in diesen Bereichen:

• Organisation: Sie gestalten interne Abläufe mit - vom Organigramm bis zur Besprechungsorganisation.
• Sie behalten den Überblick über Geräte, Materialien und Ausstattungen – von der Beschaffung bis zur Rechnung.
• Sie sorgen für klare Strukturen in Form von Plänen, Protokollen und Übersichten.
• Sie sind erste Ansprechpartnerin/erster Ansprechpartner für alle interne Organisationsthemen und Verwaltungsprozesse.
• Sie unterstützen die Zeiterfassung - insbesondere als Vertretung bei Abwesenheiten.

• Innerer Dienst: Sie kümmern sich um den reibungslosen Betrieb des Hauses - von Ver- und Entsorgung, Organisation der Unterhaltsreinigung, Grundreinigung bis Fuhrpark.
• Sie bereiten Ausschreibungen für Dienstleistungen (z.B. Reinigung) vor und begleiten Dienstleister professionell.
• Sie stimmen interne Servicebereiche aufeinander ab (Servicedienst, Vermittlung, Registratur) und behalten den Überblick.
• Sie managen Fremdfirmen und sorgen für eine funktionierende Infrastruktur.
• Sie sind die Schnittstelle zwischen Hausverwaltung, Technik und Dienstleistern.
• Sie koordinieren technische Aufgaben im Gebäudemanagement, einschließlich Reparaturanfragen, Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Informations- und Nachrichtentechnik (IT und NT).

• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Sie kümmern sich um die Bereitstellung von Informationsmaterial wie z. B. Flyer.
• Sie arbeiten bei Abfragen in Bezug auf Öffentlichkeitsarbeit in der WSV und packen auch bei der Organisation von Veranstaltungen, Messen etc. mit an.
• Sie erteilen allgemeine Auskünfte sowie Fragen rund um das Corporate Design.

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann, zur Kauffrau für Bürokommunikation/zum Kaufmann für Bürokommunikation, zur Fachangestellte für Bürokommunikation/zum Fachangestellten Bürokommunikation oder zur Immobilienkauffrau/zum Immobilienkaufmann.

Das wäre wünschenswert:

• Freude daran, bestehende Abläufe mit frischen Ideen weiterzuentwickeln - mit dem richtigen Maß an Fingerspitzengefühl.
• Eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit - auch in gewachsenen Strukturen.
• Ausdauer, Organisationstalent und den Willen, Verantwortung zu übernehmen.
• Offenheit für digitale Prozesse und ein sicherer Umgang mit Office-Anwendungen.
• Bereitschaft, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten und dabei auch mal neue Wege vorzuschlagen.
• Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Bereich des WSA Neckar.

Wir bieten:

• Eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std./Woche) und bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund).
• Berücksichtigung einschlägiger Berufserfahrung ist bei der Stufenzuordnung möglich.
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit Gleitzeit, Teilzeitoptionen und der Möglichkeit zu Homeoffice nach der Einarbeitung gemäß Dienstvereinbarung.
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze.
• Ein aktives Gesundheitsmanagement: z.B. höhenverstellbare Schreibtische, Bezuschussung von Bildschirmarbeitsplatzbrillen, Bewegungs- und Entspannungsangebote, Gesundheits-Check-ups und Betriebliche Sozialberatung als Anlaufstelle bei persönlichen oder beruflichen Anliegen.
• Finanzieller Zuschuss zum VVS-Jobticket - aktuell 23,28 € monatlich.
• Individuelle Weiterbildungsangebote und Qualifizierungsmaßnahmen zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Arbeiten im sicheren, modernen Umfeld der Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes.

Besondere Hinweise:

• Die Probezeit beträgt 6 Monate. In dieser Zeit wird der Dienstposten nur vorübergehend übertragen.
• Der Dienstposten ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.
• Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiB bevorzugt berücksichtigt.
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.
• Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten. Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.