Empfang Dokumentation Büroorganisation (w/m/d) Verwaltung

Durch Ihre Arbeit helfen Sie, nachhaltige und lebenswerte Quartiere in Berlin zu entwickeln, die Gemeinschaft zu fördern und die Lebensqualität zu steigern. Werden Sie Teil einer Unternehmenskultur, die Raum für engagierte, eigenverantwortliche Menschen schafft. Treten Sie einem Team bei, das aktiv und dialogorientiert Themen vorantreibt und einen positiven Beitrag für ein vielfältiges Berlin leistet.

Als Mitarbeiter:in am Empfang sind Sie die erste Anlaufstelle in unserer Firmenzentrale und prägen mit Ihrer offenen, serviceorientierten Art den ersten Eindruck unseres Hauses. Sie nehmen Anliegen unserer Mietenden zuverlässig entgegen, koordinieren Informationen zwischen verschiedenen Fachbereichen und sorgen dafür, dass Kommunikation schnell, klar und lösungsorientiert weitergeleitet wird. Mit einem guten Gespür für Organisation, Diskretion und Menschen behalten Sie auch in einem lebendigen Arbeitsalltag den Überblick und tragen dazu bei, dass sich Besucher:innen, Mieter:innen und Geschäftspartner:innen gut aufgehoben fühlen.

Ihre Aufgaben:

• Erste Ansprechperson für Mietende, Besuchern und Geschäftspartner in der Firmenzentrale, während unserer Servicezeiten von 8 - 17 Uhr
• Bearbeitung von Anfragen im First Level Support per Telefon, E-Mail und Ticketsystem sowie Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
• Koordination der Kommunikation zwischen internen Teams und externen Ansprechpartnern
• Empfang, Registrierung und Betreuung von Besuchern, Terminkundinnen und Dienstleistungsunternehmen
• Terminkoordination und Sicherstellung eines geordneten Besucher*innenmanagements in der Firmenzentrale
• Unterstützung bei der Einhaltung von Zutritts- und Sicherheitsvorgaben
• Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Tickets und Dokumenten unter Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben
• Bereitstellung und Verwaltung von Unterlagen für Mieter*innenanliegen und interne Prozesse
• Pflege und Dokumentation eingehender Anfragen und Vorgänge

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische, immobilienwirtschaftliche oder vergleichbare Berufsausbildung
• Berufserfahrung in der Kundenbetreuung, Kundenkommunikation, Büroorganisation, Büroadministration oder im Empfangsbereich
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Betriebssystemen, insbesondere Office 365 (Outlook, Word, Excel, MS Teams), enaio, Wodis Sigma oder vergleichbarer Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2) sowie Grundkenntnisse in Englisch; weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Freundliche, serviceorientierte und wertschätzende Kommunikationsfähigkeit im persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kontakt
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick und Lösungsorientierung
• Teamfähigkeit, Lernbereitschaft und Offenheit für digitale Prozesse sowie neue Anwendungen im Arbeitsalltag
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie hohe Kunden- und Serviceorientierung

Entwicklung & Weiterbildung: Wir fördern Ideen und Entwicklung durch vielfältige Weiterbildungsangebote und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der WBM.

Gesundheit & Fitness: Wir fördern die Gesundheit unserer Mitarbeitenden mit Sport- und Yogakursen sowie der Teilnahme an Laufevents. Zudem bieten wir arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen und Grippeschutzimpfungen an. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Anschaffung einer Lesehilfe.

Ausstattung & Lage: Wir arbeiten mitten in Berlin. Unser zentral gelegener Hauptsitz ist gut an den öffentlichen Nahverkehr angebunden. Moderne, ergonomische Arbeitsplätze sowie Lounges und buchbare Besprechungsräume ermöglichen flexibles Arbeiten.

Mobilitätszuschuss: Wir unterstützen nachhaltige Mobilität mit einem Zuschuss zum BVG-Jobticket und bieten gesicherte Fahrradstellplätze im Innenhof.

Work-Life-Balance: Ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben unterstützen wir durch 30 Urlaubstage, 37-Stunden-Wochen, flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten. Unsere tarifliche Vergütung bietet zudem Transparenz sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.