Mitarbeiter*in Empfang (w/m/d)

Wir, die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, sind so vielfältig wie das Leben in der Metropole Berlin: In unseren 34.000 Mietwohnungen leben rund 70.000 Berliner*innen aus über 100 Nationen. Wir vermieten und verwalten ca. 300.000 m² Gewerbeflächen – so viele wie keine andere der sechs landeseigenen Wohnungsbaugesellschaften. Wir stehen für bezahlbaren Wohn- und attraktiven Gewerberaum mitten in der Hauptstadt und machen unsere Bestände fit für die Zukunft. Immobilienwirtschaftliche Kompetenz bringt die WBM zudem als Partnerin des Landes Berlin bei der Entwicklung komplexer Quartiere ein. 473 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestalten und schaffen attraktive und lebenswerte Kieze zum Wohnen und Arbeiten. Für ein soziales, nachhaltiges und klimaneutrales Berlin investieren wir verstärkt in Innovationen und Digitalisierung. Den Kund*innen geben wir Sicherheit und nutzen die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten für die Stadt: Berlin. Urban. Mittendrin.

Spannende Aufgaben erwarten Sie

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern:
  • Platzierung im Wartebereich und Benachrichtigung der zuständigen Terminverantwortlichen.
• Überwachung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich:
  • Säubern der Tischflächen bei Bedarf und Bestückung mit Infomaterialien.
• Schlüsselaufbewahrung für eigengenutzte Objekte.

Empfangsmanagement

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern:
  • Platzierung im Wartebereich und Benachrichtigung der zuständigen Terminverantwortlichen.
• Überwachung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich:
  • Säubern der Tischflächen bei Bedarf und Bestückung mit Infomaterialien.
• Schlüsselaufbewahrung für eigengenutzte Objekte.

Kommunikation und Anfragen

• Entgegennahme und Weiterleitung:
  • Interne Anrufe an zuständige Ansprechpartner*innen.
  • Allgemeine Anfragen während der Servicezeit (Erstauskunft).
• Ausgabe und Annahme:
  • Gästeausweise, hinterlegte Unterlagen (z. B. für Geschäftskunden, Mieter*innen).

Post- und Versandmanagement

• Annahme von Posteingang und Warensendungen:
  • Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen zur Abholung.
• Übergabe von Post an Dienstleister (z. B. PIN AG, Deutsche Post).

Datenmanagement

Abfrage und Aktualisierung von Kontaktdaten in der Mieterakte gemäß DSGVO. Erstellung und Weiterleitung von Tickets an die verantwortlichen Fachbereiche.

Sicherheits- und Zugangsmanagement

• Kontrolle der Sicherungssysteme und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen.
• Zugangsüberwachung:
  • Ausgabe und Annahme von Gästeausweisen.

Administrative Unterstützung

• Unterstützung des Second-Level-Support-Teams Kundenkommunikation:
  • Vervielfältigung von Hausaushängen.
  • Bearbeitung von Tickets (SLS) nach Vorgabe.
  • Beantwortung schriftlicher allgemeiner Anfragen nach Vorgabe.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens Englisch-Grundkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
• Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel und Outlook.
• Konzentrierte, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise.
• Freude am Umgang mit Kund*innen, Gästen und Mitarbeitenden sowie an der Organisation und Koordination des Besucher*innenmanagements in der WBM-Firmenzentrale.
• Fähigkeit, Kund*innen und Mitarbeitenden Orientierung zu bieten und gute Kenntnis der internen Abläufe und Vorgaben.
• Empathisches, hilfsbereites, freundliches und kommunikatives Auftreten; auch in stressigen Situationen stets freundlich und aufmerksam.
• Flexibilität, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.

Ihre Zukunft bei der WBM

• Wir bieten Ihnen einen vielseitigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung in einem zukunftsorientierten Unternehmen, welches auch auf die Work-Life-Balance achtet.
• Gegenseitige Wertschätzung, Respekt, Vertrauen und Fairness prägen unsere Unternehmenskultur, hier können Sie aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen.
• Unsere Willkommenskultur erleichtert Ihnen den Einstieg, sodass Sie mit einer Patin oder einem Paten an Ihrer Seite die ersten Schritte in der WBM beschreiten.
• Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer Vergütung gemäß Tarif sowie den Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten.
• Zuschuss zur ÖPNV-Jahreskarte, 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und eine betriebliche Unfallversicherung, sind weitere attraktive Angebote.
• Bestandteil des WBM-Kalenders sind Mitarbeiter-Events, regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungsangebote.
• Wir fördern Ihre Gesundheit mit einem vielfältigen Sport- und Gesundheitsprogramm.
• Und vieles mehr auf unserer Karriereseite: Die WBM als Arbeitgeberin – eine vielfältige Arbeitswelt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe des möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 23.12.2024 zu.

Chancengleichheit ist Bestandteil der Personalpolitik der WBM. Sie hat sich zum Ziel gesetzt, den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen. Das Unternehmen freut sich daher besonders über die Bewerbung von Frauen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.

Die WBM ist Unterzeichnerin der Unternehmensinitiative „Charta der Vielfalt“, die Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt (Diversity) in der Unternehmenskultur in Deutschland voranbringen will.

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