Wer eine gemeinnützige Organisation aufbaut, scheitert selten an der Idee, aber oft an Verwendungsnachweisen, Buchführungspflichten und Behördenkommunikation. Das restliche Fünftel arbeitest Du in der allgemeinen Verwaltung von WE aid, unabhängig vom Programm – dort, wo unsere Fiscal-Host-Praxis für alle anderen Initiativen läuft.
Rahmendaten Arbeitgeberin: WE AID gGmbH, Anna-Louisa-Karsch-Straße 2, 10178 Berlin Eintritt: 01.10.2026 Umfang: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche – davon 31,2 h im Projekt WE venture und 7,8 h in der klasssichen Fiscal Hosting Tätigkeit von WE aid. Eine Besetzung in Teilzeit ab 31,2 Stunden ist möglich; der Projektanteil bleibt dann bei 31,2 Stunden Befristet bis 30.06.2029, entsprechend der Projektlaufzeit Dienstort Berlin, remote möglich Fördermittelverwaltung und Berichtswesen Du erstellst die quartalsweisen Mittelverwendungsnachweise und Sachberichte über das IT-System EUREKA 5 Du dokumentierst Personalkosten und Eigenanteil und bereitest die Unterlagen für Prüfungen vor Du stimmst Dich mit dem Projektträger IBYKUS zu Fragen der Fördermittelverwaltung ab – abrechnungsbezogen ausschließlich über EUREKA 5 Du führst die projektbezogene
Ablage: Verträge, Belege, Personalunterlagen Buchführung und Controlling Du führst die laufende Buchhaltung mit DATEV und stimmst die Projektkonten ab Du überwachst das Budget monatlich: Soll-Ist-Vergleiche, Forecasts, frühe Warnung bei Abweichungen Du verwaltest die Fiscal-Host-Konten der Programmteilnehmenden: Buchungen, Mittelfreigaben, Spendenabwicklung Außerhalb des Programms wirkst Du an der allgemeinen Buchhaltung und Kontenverwaltung von WE aid mit Du bereitest die Jahresabschlussunterlagen für das Projektbudget mit dem Steuerbüro vor Verträge und Fristen Du entwirfst Kooperationsvereinbarungen, Abordnungsschreiben und Teilnahmeverträge nach Vorlage Du überwachst die Einreichungsfristen für Verwendungsnachweise und Berichte Du kommunizierst mit Finanzamt, Fördermittelgebenden und Behörden in administrativen Fragen Du erstellst Budgetaufstellungen für Kooperationspartnerinnen und -partner sowie für Folgefinanzierungsanträge Du berücksichtigst bei Beschaffungen Umweltkriterien und Lebenszykluskosten und setzt bei Dienstreisen auf Bahn und ÖPNV Qualifizierung der Teilnehmenden Du leitest Curriculum-Module zu Buchführung für gemeinnützige Organisationen, Fördermittellogiken, Projektkalkulation und steuerlichen Grundlagen der Gemeinnützigkeit Du berätst Teilnehmende individuell bei praktischen
Verwaltungsfragen: Buchführungsstrukturen einrichten, Verwendungsnachweise verstehen, mit Behörden umgehen Du entwickelst Vorlagen und Materialien: Budgetpläne, Muster-Verwendungsnachweise, Checkliste Gemeinnützigkeit – barrierefrei und ohne Fachjargon Du vermittelst Grundlagenwissen zu Fiscal Hosting als organisatorischem Modell – aus der eigenen täglichen Praxis heraus.
Das brauchen wir Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – etwa Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte:r, Buchhaltung – oder ein vergleichbarer Abschluss Mindestens zwei bis drei Jahre Berufserfahrung im Finanz- oder Verwaltungsbereich Kenntnisse in DATEV oder einer vergleichbaren Buchführungssoftware Sicherer Umgang mit Microsoft 365 Erfahrung mit öffentlichen Förderprogrammen und den damit verbundenen Berichtspflichten; ESF-Erfahrung von besonderem Vorteil Grundverständnis gemeinnütziger Strukturen und steuerlicher Aspekte des Non-Profit-Sektors Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise – bei ESF-Mitteln ist Dokumentation kein Nebenprodukt, sondern Voraussetzung für die Auszahlung Routine im Umgang mit KI-Assistenten wie Claude – sie gehören bei uns zum Arbeitsalltag, nicht zur Kür Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau Das hilft zusätzlich Erfahrung im gemeinnützigen Sektor oder öffentlich geförderten Projekten Eigene Gründungserfahrung, gleich in welchem Kontext Ein Hochschulabschluss mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt Und das ist uns wichtigFristen sind bei uns nicht verhandelbar, weil sie es beim Fördergeber auch nicht sind – Du arbeitest entsprechend zuverlässig und eigenverantwortlich. Das hält Dich nah an der operativen Praxis und macht die Stelle über das Projekt hinaus anschlussfähig
Fachliche Entwicklung: Du arbeitest Dich in ESF-Plus-Förderrecht ein, eine Qualifikation, die im gemeinnützigen Sektor selten und gesucht ist. Christian Berger, Geschäftsführer und CFO, begleitet Dich fachlich
Einblick: Fiscal Hosting, Treuhandstiftungen, Impact Investing – Du siehst Finanzierungsmodelle, die in Deutschland kaum jemand operativ betreibt
Arbeitsweise: 39h-Woche flexibel einteilbar, 30 Tage Urlaub, remote möglich – Dienstort ist Berlin, mit regelmäßiger Präsenz, voll digital, bis zu 90 Tage Workcation. Teilzeit ab 31,2 Stunden ist möglich
Laufzeit: Vorerst befristet bis 30.06.2029, entsprechend der Projektlaufzeit. Entscheiden wir uns für Dich, werden Lebenslauf, Nachweis des höchsten Bildungsabschlusses und Arbeitsvertrag als Fördernachweis an den Projektträger IBYKUS AG übermittelt und im IT-System EUREKA 5 hinterlegt. Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerbungen löschen wir nach Abschluss des Verfahrens.
Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Die Stelle ist dem Projekt WE VENTURE zugeordnet, das im Rahmen des Programms "Nachhaltig wirken – Förderung Gemeinwohlorientierter Unternehmen" vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert wird. Die Europäische Union fördert zusammen mit der Bundesregierung über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) Programme und Projekte in Deutschland.
Mitarbeiter (m/w/d) Buchhaltung und Administration in Teilzeit / Vollzeit Arbeitgeber: WE AID gGmbH
Die WE AID gGmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur eine sinnstiftende Tätigkeit im gemeinnützigen Sektor bietet, sondern auch die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Option auf Homeoffice und einer wertschätzenden Unternehmenskultur fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Zudem erhältst du Einblicke in innovative Finanzierungsmodelle und kannst aktiv zur Qualifizierung angehender Gründer:innen beitragen, was deine Expertise direkt in die Praxis umsetzt.
