Mitarbeiter*in Fördermittelmanagement und Buchhaltung

Worum es in dieser Stelle geht: Die meisten Verwaltungsstellen im gemeinnützigen Sektor sind Verwaltungsstellen. Diese hier ist auch eine Lehrstelle – im Wortsinn: Du verwaltest nicht nur ein ESF-gefördertes Programm, sondern bringst angehenden Gründer:innen auch bei, wie das geht. Das ist bewusst so angelegt. Wer eine gemeinnützige Organisation aufbaut, scheitert selten an der Idee, aber oft an Verwendungsnachweisen, Buchführungspflichten und Behördenkommunikation. Dein Wissen ist für diese Menschen unmittelbar handlungsrelevant.

Vier Fünftel Deiner Arbeitszeit gehören dem Programm WE venture. Das restliche Fünftel arbeitest Du in der allgemeinen Verwaltung von WE aid, unabhängig vom Programm – dort, wo unsere Fiscal-Host-Praxis für alle anderen Initiativen läuft.

Rahmendaten

• Arbeitgeberin: WE AID gGmbH, Anna-Louisa-Karsch-Straße 2, 10178 Berlin
• Eintritt: 01.10.2026
• Umfang: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche – davon 31,2 h im Projekt WE venture und 7,8 h in der klassischen Fiscal Hosting Tätigkeit von WE aid. Eine Besetzung in Teilzeit ab 31,2 Stunden ist möglich; der Projektanteil bleibt dann bei 31,2 Stunden.
• Befristet bis 30.06.2029, entsprechend der Projektlaufzeit
• Dienstort: Berlin, remote möglich

Fördermittelverwaltung und Berichtswesen

• Du erstellst die quartalsweisen Mittelverwendungsnachweise und Sachberichte über das IT-System EUREKA 5.
• Du dokumentierst Personalkosten und Eigenanteil und bereitest die Unterlagen für Prüfungen vor.
• Du stimmst Dich mit dem Projektträger IBYKUS zu Fragen der Fördermittelverwaltung ab – abrechnungsbezogen ausschließlich über EUREKA 5.
• Du führst die projektbezogene Ablage: Verträge, Belege, Personalunterlagen.

Buchführung und Controlling

• Du führst die laufende Buchhaltung mit DATEV und stimmst die Projektkonten ab.
• Du überwachst das Budget monatlich: Soll-Ist-Vergleiche, Forecasts, frühe Warnung bei Abweichungen.
• Du verwaltest die Fiscal-Host-Konten der Programmteilnehmenden: Buchungen, Mittelfreigaben, Spendenabwicklung.
• Außerhalb des Programms wirkst Du an der allgemeinen Buchhaltung und Kontenverwaltung von WE aid mit.
• Du bereitest die Jahresabschlussunterlagen für das Projektbudget mit dem Steuerbüro vor.

Verträge und Fristen

• Du entwirfst Kooperationsvereinbarungen, Abordnungsschreiben und Teilnahmeverträge nach Vorlage.
• Du überwachst die Einreichungsfristen für Verwendungsnachweise und Berichte.
• Du kommunizierst mit Finanzamt, Fördermittelgebenden und Behörden in administrativen Fragen.
• Du erstellst Budgetaufstellungen für Kooperationspartnerinnen und -partner sowie für Folgefinanzierungsanträge.
• Du berücksichtigst bei Beschaffungen Umweltkriterien und Lebenszykluskosten und setzt bei Dienstreisen auf Bahn und ÖPNV.

Qualifizierung der Teilnehmenden

• Du leitest Curriculum-Module zu Buchführung für gemeinnützige Organisationen, Fördermittellogiken, Projektkalkulation und steuerlichen Grundlagen der Gemeinnützigkeit.
• Du berätst Teilnehmende individuell bei praktischen Verwaltungsfragen: Buchführungsstrukturen einrichten, Verwendungsnachweise verstehen, mit Behörden umgehen.
• Du entwickelst Vorlagen und Materialien: Budgetpläne, Muster-Verwendungsnachweise, Checkliste Gemeinnützigkeit – barrierefrei und ohne Fachjargon.
• Du vermittelst Grundlagenwissen zu Fiscal Hosting als organisatorischem Modell – aus der eigenen täglichen Praxis heraus.

Das brauchen wir

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – etwa Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte:r, Buchhaltung – oder ein vergleichbarer Abschluss.
• Mindestens zwei bis drei Jahre Berufserfahrung im Finanz- oder Verwaltungsbereich.
• Kenntnisse in DATEV oder einer vergleichbaren Buchführungssoftware.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Erfahrung mit öffentlichen Förderprogrammen und den damit verbundenen Berichtspflichten; ESF-Erfahrung von besonderem Vorteil.
• Grundverständnis gemeinnütziger Strukturen und steuerlicher Aspekte des Non-Profit-Sektors.
• Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise – bei ESF-Mitteln ist Dokumentation kein Nebenprodukt, sondern Voraussetzung für die Auszahlung.
• Routine im Umgang mit KI-Assistenten wie Claude – sie gehören bei uns zum Arbeitsalltag, nicht zur Kür.
• Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau.

Das hilft zusätzlich

• Erfahrung im gemeinnützigen Sektor oder öffentlich geförderten Projekten.
• Eigene Gründungserfahrung, gleich in welchem Kontext.
• Ein Hochschulabschluss mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt.

Und das ist uns wichtig

• Fristen sind bei uns nicht verhandelbar, weil sie es beim Fördergeber auch nicht sind – Du arbeitest entsprechend zuverlässig und eigenverantwortlich.
• Und Du kannst erklären, was Du tust: Ein Teil Deiner Arbeitszeit besteht daraus, Verwaltungswissen an Menschen weiterzugeben, die davon noch nie etwas gehört haben.
• Wenn Verwaltung für Dich bisher hieß, im Hintergrund zu arbeiten, ist das hier anders. Deine Expertise ist Teil des Programminhalts, nicht nur seine Voraussetzung.
• Doppelte Rolle: Ein Teil Deiner Zeit geht in die Qualifizierung – Du unterrichtest und berätst, statt nur zu buchen.
• Zwei Standbeine: Neben dem Programm arbeitest Du in der laufenden Verwaltung von WE aid mit. Das hält Dich nah an der operativen Praxis und macht die Stelle über das Projekt hinaus anschlussfähig.
• Fachliche Entwicklung: Du arbeitest Dich in ESF-Plus-Förderrecht ein, eine Qualifikation, die im gemeinnützigen Sektor selten und gesucht ist. Christian Berger, Geschäftsführer und CFO, begleitet Dich fachlich.
• Einblick: Fiscal Hosting, Treuhandstiftungen, Impact Investing – Du siehst Finanzierungsmodelle, die in Deutschland kaum jemand operativ betreibt.
• Arbeitsweise: 39h-Woche flexibel einteilbar, 30 Tage Urlaub, remote möglich – Dienstort ist Berlin, mit regelmäßiger Präsenz, voll digital, bis zu 90 Tage Workcation. Teilzeit ab 31,2 Stunden ist möglich.
• Laufzeit: Vorerst befristet bis 30.06.2029, entsprechend der Projektlaufzeit. Wir arbeiten daran, das Programm zu verstetigen; eine Zusage darüber hinaus können wir zum jetzigen Zeitpunkt nicht geben.

Fragen zur Stelle beantwortet Christian Berger, Geschäftsführer, unter christian@we-aid.org. Bewirb Dich bitte über das Bewerbungsformular – mit Lebenslauf, Zeugnissen und dem Nachweis Deines höchsten Bildungsabschlusses. Ein klassisches Anschreiben brauchen wir nicht; schreib uns lieber in ein paar Sätzen, was Dich an der Kombination aus Verwaltung und Wissensvermittlung reizt und was Dich an WE aid anzieht. Wenn das Formular für Dich nicht funktioniert, geht die Bewerbung auch per E-Mail an jobs@we-aid.org. Wir sichten laufend und melden uns innerhalb von zwei Wochen.

Datenschutz: Deine Bewerbung verarbeiten wir über unser Bewerbungssystem. Entscheiden wir uns für Dich, werden Lebenslauf, Nachweis des höchsten Bildungsabschlusses und Arbeitsvertrag als Fördernachweis an den Projektträger IBYKUS AG übermittelt und im IT-System EUREKA 5 hinterlegt. Sie unterliegen dann den Prüfrechten der Zuwendungsgeber und werden mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerbungen löschen wir nach Abschluss des Verfahrens.

Zu KI im Bewerbungsverfahren: Nutze gern KI-Werkzeuge, wir arbeiten selbst täglich damit. Uns interessiert dabei, wie Du denkst: Setze KI als Hilfsmittel ein, nicht als Ersatz für eigene Überlegungen. Wir möchten in Deiner Bewerbung erkennen können, was von Dir kommt. Bei der Auswahl entscheiden wir nach Qualifikation und persönlichem Eindruck – KI setzen wir dazu nicht ein.

Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. In unseren Teams achten wir auf ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis. Wenn Du Anpassungen im Bewerbungsverfahren brauchst, sag uns Bescheid – wir richten uns danach.

Die Stelle ist dem Projekt WE VENTURE zugeordnet, das im Rahmen des Programms „Nachhaltig wirken – Förderung Gemeinwohlorientierter Unternehmen" vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert wird. Es handelt sich um eine reguläre Anstellung bei der WE AID gGmbH. Die Europäische Union fördert zusammen mit der Bundesregierung über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) Programme und Projekte in Deutschland.