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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei Empfang, Office Management und Eventorganisation.
- Arbeitgeber: Globale, kreative Agentur mit starkem Teamgeist und offener Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Zusätzliche Health Days, Menstrual Leave und viele weitere Benefits.
- Warum dieser Job: Arbeite an spannenden Projekten mit internationaler Reichweite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Flache Hierarchien, wo deine Stimme zählt und hervorragende Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Wir suchen am Standort Berlin eine:n Office Manager:in (w/m/d) als Elternzeitvertretung, befristet auf 15 Monate, zur Unterstützung unseres Berliner Teams. Wir sind eine globale, socially-led creative Agency, mit konkurrenzlosem Know-how im Bereich der sozialen Medien. Mit über 1.300 Mitarbeiter:innen in 17 Büros auf der ganzen Welt bieten wir unseren Kund:innen eine globale Perspektive in einer Zeit, in der die sozialen Medien die Kultur prägen.
Als Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (20h) unterstützt Du unser Berliner Team bei der täglichen Arbeit.
Deine Aufgaben:
- Empfang: professioneller Empfang unserer Bewerber, Kunden und Kooperationspartner am Telefon, per Mail und persönlich auf Deutsch und Englisch
- Office Management: Posteingang und -ausgang, Steuerung des Facility Management, Organisation von Caterings, Pflege der Konferenzräume, Durchführung von Bestellungen und Besorgungen
- Sekretariat: Verantwortung für die Aktenpflege, -ablage und -ordnung, Übernahme von Geschäftskorrespondenz, Koordination von Terminen und Reisen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Teamassistenz: Unterstützung des Teams im operativen und administrativen Tagesgeschäft, enge Zusammenarbeit mit den Operations/Admin Teams
- Eventorganisation: Organisation von Workshops, internen Feiern und anderen Veranstaltungen
Wonach suchen wir?
- Idealerweise Erfahrung als Teamassistenz oder im Office Management
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und eine kommunikative Persönlichkeit
- Sehr strukturierte und eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
Warum du Teil unseres Teams werden solltest?
- Lebendiger Teamgeist: Wir tragen das Adjektiv social sehr bewusst im Namen und leben einen starken Teamgeist und eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, in denen deine Stimme zählt!
- Spannende Projekte mit internationaler Reichweite: Wir arbeiten an digitalen Projekten, die Maßstäbe setzen! Unsere Kund:innen kommen aus dem B2C- und B2B-Umfeld und sind sowohl lokale als auch internationale Player.
- Global verbunden und lokal verwurzelt: Unsere Teams an den Standorten München und Kreuzberg profitieren von einem nachhaltigen Wissensaustausch mit den WAS Standorten weltweit und sind im Glockenbachviertel und Kreuzberg zu Hause.
- Mehr Benefits für dich: Weil wir wissen, wie wichtig Well-being ist und wir Benefits einfach lieben, bieten wir dir mehr als nur den Standard. Genieße 2 zusätzliche Health Days, Menstrual Leave, einen freien Tag an deinem Geburtstag, eine Kooperation mit Wellpass, das Deutschlandticket, eine Mitgliedschaft bei OpenUp und vieles mehr.
Office Manager:in (w/m/d) Arbeitgeber: We Are Social
Kontaktperson:
We Are Social HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Unternehmenskultur.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeiter:innen von We Are Social auf LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst deine Chancen erhöhen, indem du zeigst, dass du bereits ein Teil der Community bist.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte von We Are Social und überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Office Management einbringen kannst. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und lebst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und den ersten Schritt machst. Außerdem hast du so die besten Chancen, direkt ins Gespräch zu kommen und uns von deiner Persönlichkeit zu überzeugen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere Sprache und bringe deine Leidenschaft für das Office Management zum Ausdruck. Das macht deine Bewerbung authentisch und hebt dich von anderen ab.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Aufgaben passen, die wir suchen. So sehen wir direkt, dass du die richtige Person für unser Team bist!
Struktur ist wichtig: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die Informationen finden, die wir brauchen. Ein übersichtliches Layout zeigt uns auch, dass du organisiert bist – eine wichtige Eigenschaft für einen Office Manager!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell bearbeiten und du bist einen Schritt näher daran, Teil unseres großartigen Teams zu werden!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei We Are Social vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über We Are Social verschaffen. Schau dir ihre Projekte, Kunden und die Unternehmenskultur an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung im Office Management oder als Teamassistenz. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht deine Antworten greifbarer und überzeugender.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch unter Beweis zu stellen. Übe, wie du dich klar und professionell ausdrücken kannst, sowohl mündlich als auch schriftlich.
✨Zeige deine Dienstleistungsmentalität
Betone während des Interviews, wie wichtig dir eine serviceorientierte Einstellung ist. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit proaktiv auf die Bedürfnisse deines Teams oder deiner Kunden eingegangen bist. Das passt perfekt zur Kultur von We Are Social!