Swiss Public Affaris Coordinator - German Speaking

Die World Economic Forum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit. Das Forum engagiert die führenden politischen, geschäftlichen und anderen gesellschaftlichen Akteure, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren

Das Schweizer Public Affairs Team des World Economic Forum verwaltet die Interaktion des Forums mit der Schweiz und ist verantwortlich für die Sicherstellung einer vertrauensvollen Beziehung zu seinem Gastgeberland durch Regierungsengagement (Integration seiner Projekte und Aktivitäten auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene) und die Öffentlichkeit. Das Team sucht nun einen Swiss Public Affairs Coordinator, um seine Arbeit im Bereich der Beziehungen zur Schweizer Regierung zu unterstützen und als Schnittstelle zu anderen Teilen des Hauses zu fungieren.

Aufgaben umfassen:

• Unterstützung des Teams bei ganzjährigen Projekten/Veranstaltungen
• Unterstützung des Teams, um effektive Interaktionen mit internen und externen Stakeholdern sicherzustellen
• Management von Prozessen und Logistik des Teams

Berichtslinien & Interaktionen

Der Swiss Public Affairs Coordinator berichtet an den Leiter der Schweizer Public Affairs und interagiert mit dem Swiss Public Affairs Lead, dem Swiss Public Affairs Specialist sowie dem Präsidenten & CEO.

Hauptverantwortlichkeiten:

• 50% Koordination und administrative Unterstützung
• 30% Projektmanagement
• 20% Veranstaltungsplanung und Logistik

Der erfolgreiche Kandidat wird bewertet auf:

• Bereitstellung von Projektmanagement- und Koordinationsunterstützung basierend auf den Anforderungen des Teams – einschließlich der Organisation von Telefonkonferenzen und internen/externalen Meetings, Protokollführung, Verfassen von Briefen und als Verbindungsperson zu anderen Teams innerhalb des Forums sowie externen Beratern, Lieferanten und/oder Interessengruppen.
• Management der Veranstaltungsplanung und Logistik für das Team, d.h. das Jahrestreffen.
• Aktive Suche und Unterstützung von Verbindungen zwischen den Aktivitäten des Swiss Public Affairs Teams, anderen relevanten Forumsteams/-projekten und externen Stakeholdern.
• Beitrag zur Entwicklung und Umsetzung der neuen Strategie des Teams, intern und extern, zur Vertiefung des Engagements mit der Schweiz und der Kommunikation darüber.
• Entwicklung effizienter teambezogener Prozesse, Unterstützung bei der Vorbereitung von Briefing-Dokumenten/PPTs nach Bedarf und Aktualisierung wichtiger Teamdokumente und interner Plattformen.
• Unterstützung bei der Überwachung der Schweizer Politik und Medien sowie der Redaktionseinheit des Forums.

Die Rolle des erfolgreichen Kandidaten umfasst folgende Aufgaben:

• Koordination und Unterstützung von Meetings oder Besuchen mit Schweizer Regierungsbeamten, Schweizer Parlamentariern, Partnern innerhalb der Schweizer Bundesverwaltung, Global Shapers, Aktivisten und Studierenden.
• Logistische Unterstützung für das Jahrestreffen und andere Forum-Veranstaltungen im Laufe des Jahres.
• Management der Logistik für das Team (z.B. Reisevorbereitungen, Rechnungen und Ausgaben usw.) und Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Organisation von öffentlichen Veranstaltungen.
• Überwachung der Schweizer Politik.
• Kartierung bestehender Initiativen und zukünftiger Kooperationsmöglichkeiten.
• Interne Koordination und Nachverfolgung mit thematischen Forumsteams.
• Produktion von Kommunikationsmaterialien.
• Vorbereitung von Meetings für Schweizer Delegationen in der Schweiz und weltweit.

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen:

• Universitätsausbildung
• Ein bis zwei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement/Koordination, Eventmanagement oder Verwaltung
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch; Muttersprache Schweizerdeutsch und/oder Deutsch; jede andere Schweizer Landessprache von Vorteil.
• Fähigkeit, mit hochrangigen Regierungs- und Wirtschaftsführern, führenden Experten in der Wissenschaft, internationalen Organisationen, Nichtregierungsorganisationen sowie Vertretern von Basisorganisationen zu arbeiten.
• Versiert im Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen Plattformen und Tools.
• Detailorientiert, starke organisatorische, zwischenmenschliche und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, Verständnis für die Bedürfnisse der Stakeholder und ein engagierter, kooperativer, optimistischer und lösungsorientierter Teamplayer.
• Analytische Fähigkeiten; datenaffin.

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