Projektmanager Kongresse & Partnerschaften (m/w/d)

Die richtigen Personen in einen Raum zu bringen, ist erst der Anfang. Damit aus einer Veranstaltung ein Kongress mit Gewicht wird, müssen Thema, Programm, Referierende, Partner, Teilnehmergewinnung, Kommunikation und wirtschaftliche Steuerung ineinandergreifen. Für den Berliner Kongress Wehrhafte Demokratie und den Zukunftskongress Sozialstaat sucht die Wegweiser Media & Conferences GmbH eine Projektleitung, die diese Gesamtverantwortung übernimmt.

Wegweiser entwickelt seit 1996 Kongresse und Dialogformate an der Schnittstelle von Staat, Wirtschaft und Gesellschaft. Die beiden Kongresse befassen sich mit Fragen, die für das Funktionieren des Gemeinwesens zentral sind: mit der Widerstandsfähigkeit der Demokratie und mit der Zukunftsfähigkeit der sozialen Sicherungssysteme. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die diese Themen nicht nur interessant findet, sondern daraus überzeugende Kongresse entwickelt.

Die Aufgabe

• Entwicklung von Themen, Programmlinien und Veranstaltungsformaten gemeinsam mit Geschäftsführung, Fachgremien und externen Partnern
• Gewinnung und Betreuung hochrangiger Referierender aus Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft
• Akquise neuer Partner sowie Pflege und Weiterentwicklung bestehender Geschäftsbeziehungen
• Systematische Ansprache und Gewinnung relevanter Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Planung und Steuerung von Kommunikations- und Akquisekampagnen über CRM, Newsletter, Social Media und weitere digitale Kanäle
• Redaktionelle Pflege und Weiterentwicklung von Kongressinhalten in den eingesetzten Content-Management-Systemen
• Auswertung von Kampagnendaten und Ableitung konkreter Maßnahmen für Reichweite, Teilnahme und Partnergewinnung
• Steuerung von Zeitplan, Budget, Kommunikation, internen Abläufen und Durchführung
• Koordination aller Kolleginnen und Kollegen, die am jeweiligen Kongress mitarbeiten

Bei Wegweiser hat jeder Kongress einen klaren inhaltlichen und operativen Lead. Gleichzeitig arbeitet das Unternehmen bewusst projektübergreifend: Mehrere Personen bringen ihre jeweiligen Stärken in einen Kongress ein, und jede Projektleitung unterstützt bei Bedarf auch andere Formate. Verantwortung bleibt damit eindeutig zugeordnet, ohne dass Projekte in voneinander getrennten Zuständigkeiten stecken bleiben.

Gesucht wird keine bestimmte Branchenbiografie. Erfahrung im Kongressmanagement, im Veranstaltungsbereich, in Verbänden, Medien, Beratung, Politik, Verwaltung oder Vertrieb ist willkommen. Entscheidend ist jedoch nicht, ob der bisherige Lebenslauf bereits exakt zu dieser Position passt. Entscheidend ist, ob eine Person:

• komplexe politische und gesellschaftliche Themen schnell durchdringt
• Menschen für ein Thema, eine Partnerschaft oder eine Teilnahme gewinnen kann
• wirtschaftlich denkt und Akquise als selbstverständlichen Teil der Projektverantwortung versteht
• mehrere Arbeitsstränge strukturiert steuert und zuverlässig zum Abschluss bringt
• sprachlich sicher, verbindlich und auch gegenüber hochrangigen Gesprächspartnern souverän auftritt
• moderne Kommunikations- und Informationstechnik selbstverständlich in die tägliche Arbeit einbezieht
• CRM-Systeme nicht nur als Adressbuch, sondern als Instrument für segmentierte Ansprache, Kampagnensteuerung und Beziehungspflege nutzt
• sicher mit Social Media, Newsletter-Systemen und Content-Management-Systemen arbeitet oder sich schnell in neue Anwendungen einfindet
• digitale Entwicklungen aufmerksam verfolgt und beurteilen kann, welche Werkzeuge die Arbeit tatsächlich besser und effizienter machen
• Verantwortung übernimmt, ohne auf kleinteilige Vorgaben zu warten

Gesucht wird keine reine Veranstaltungsorganisation. Ebenso wenig handelt es sich um eine ausschließlich inhaltliche Position. Die Rolle verbindet Programm, Beziehungen, Akquise, digitale Kommunikation und Umsetzung.

So wird bei Wegweiser zusammengearbeitet

Die Zusammenarbeit ist offen, direkt und verbindlich. Entscheidungen werden nicht hinter langen Abstimmungsschleifen versteckt, Rückmeldungen werden klar ausgesprochen und unterschiedliche Auffassungen dürfen sichtbar werden. Dafür braucht es eine selbstbewusste Persönlichkeit, die eine eigene Position entwickelt, sachlichen Widerspruch nicht scheut und deutliche Rückmeldungen professionell einordnen kann. Erwartet werden Ehrlichkeit, Verlässlichkeit und die Bereitschaft, Verantwortung nicht nach oben oder zur Seite weiterzureichen. Wer auf diese Weise arbeitet, erhält großen Gestaltungsspielraum, kurze Entscheidungswege und das Vertrauen, den eigenen Kongress tatsächlich zu führen.

Was die Position bietet

• Verantwortung für zwei etablierte Kongresse mit hoher politischer und gesellschaftlicher Relevanz
• direkten Kontakt zu Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern aus Staat