Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination und Planung der Termine der Direktorin sowie Empfang von Besuchern.
- Unternehmen: Hessische Landeszentrale für politische Bildung - ein wichtiger Akteur in der politischen Bildung.
- Vorteile: Zukunftssicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und bis zu 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Moderne Büros, Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen sowie Gesundheitsmanagement.
- Warum dieser Job: Gestalte eine gesellschaftlich relevante Tätigkeit mit viel Verantwortung und Abwechslung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Lesen Sie alle Informationen zu dieser Stelle sorgfältig durch und verwenden Sie dann die Schaltfläche "Bewerbung", um Ihren Lebenslauf und Ihre Bewerbung abzuschicken.
Die Hessische Landeszentrale für politische Bildung (HLZ) ist eine Einrichtung des Landes Hessen, die politische Bildungsarbeiten im öffentlichen Auftrag durchführt.
Ihre Aufgaben
- Koordination, Planung, Änderung und Überwachung aller Termine der Direktorin – intern und extern
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
- Entgegennahme, Protokollierung und Vermittlung von Telefonaten der Direktorin
- Erstellung von Protokollen in Sitzungen sowie anschließende Dokumentation und Ausfertigung der Protokolle
- Bearbeitung der HLZ-Post und E-Mails im Auftrag der Direktorin
- Koordination, Überwachung und Erstellung der HLZ-Jahresplanungen und -berichte
- Bearbeitung der Zuwendungen im Rahmen der Fahrtenförderungen (SAP/GRANTOR), insbesondere Antragsprüfung, Bescheiderstellung, Vorbereitung der Mittelfreigabe und Verwendungsnachweisprüfung auf Basis der geltenden Gesetze und Bestimmungen
- Allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Organisation der Ablage, Erhebung und Führung von Statistiken, Erstellung von Berichten, (Mit-)Bearbeitung von internen und externen Anfragen)
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Erstellung von entsprechenden Verträgen, Hotelbuchungen, Funktion als Ansprechperson für organisatorische Rückfragen)
- Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften, inkl. Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie der Haushaltsüberwachung
- Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement; ggf. weiterführende Weiterbildung zur Verwaltungsfachwirtin / zum Verwaltungsfachwirt)
- Alternativ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement IHK) mit einschlägiger Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer / Vorstandsassistenz im öffentlichen Dienst, vorzugsweise beim Land Hessen
- Kenntnisse des Haushalts- und Zuwendungsrechts, insbesondere der rechtlichen Bestimmungen
- Kenntnisse in der Anwendersoftware SAP im Modul GRANTOR oder Bereitschaft zur Fortbildung
- Sicherer Umgang mit MS‑Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft verbunden mit der Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und übergreifende Zusammenhänge zu erfassen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit und Teamfähigkeit
- Selbstständige Aufgabenerledigung sowie hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung
- Bereitschaft zur Fortbildung
Unsere Angebote
- Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und gesellschaftlich relevante Tätigkeit
- Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
- Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung
- Kinderferienprogramme
- Das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung – nicht nur für den Arbeitsweg
- Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung
- Gute Erreichbarkeit im ÖPNV
- Bis zu 30 Tage Urlaub (zusätzlich sind der 24. und 31.12. arbeitsfrei)
- Jahressonderzahlung
- Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Aktives Gesundheitsmanagement
- Möglichkeit zur kostenfreien Ladung des privaten E-Autos während der Dienstzeit
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Des Weiteren möchten wir Menschen mit Migrationshintergrund ermutigen sich bei uns zu bewerben.
Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar (§ 9 Abs. 2 HGlG), es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Stelle in vollem Umfang besetzt werden kann.
Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H Arbeitgeber: Weibelfeldschule
Die Hessische Landeszentrale für politische Bildung bietet Ihnen als Vorzimmerkraft (w/m/d) eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftssicheren Arbeitsumfeld. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem profitieren Sie von einem modernen Arbeitsplatz, einem aktiven Gesundheitsmanagement und attraktiven Zusatzleistungen wie dem LandesTicket Hessen für die kostenlose Nutzung des ÖPNV.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der öffentlichen Verwaltung zu tun haben. So kannst du direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über offene Stellen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von Möglichkeiten, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Hessische Landeszentrale für politische Bildung und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle als Vorzimmerkraft passen. Zeige, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass deine Unterlagen direkt an die richtige Stelle gelangen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorzimmerkraft (w/m/d) Referat Direktorin - E9a TV-H mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Stell sicher, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Anforderungen der Vorzimmerkraft passen, und vergiss nicht, deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office zu betonen!
Anschreiben individuell gestalten:Dein Anschreiben sollte nicht nur Standard sein! Zeig uns, warum du genau die richtige Person für diese Stelle bist. Gehe auf die spezifischen Aufgaben ein und erkläre, wie deine bisherigen Erfahrungen dir helfen werden, diese erfolgreich zu meistern.
Auf die Details achten:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass am besten jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Bewerbung über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Weibelfeldschule vorbereitet
✨Informiere dich über die HLZ
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Hessische Landeszentrale für politische Bildung verschaffen. Schau dir ihre Projekte und Ziele an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, was die Organisation macht.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Koordination, Planung und Organisation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Kommunikation zu tun hat, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und verständlich ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Fragen zur Stelle vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den nächsten Projekten sind immer gut!
