Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Tiefbauamt bei Büroorganisation, Terminplanung und Dokumentation.
- Unternehmen: Stadtverwaltung Weimar mit einem dynamischen und unterstützenden Team.
- Vorteile: Sicheren Arbeitsplatz, attraktive Vergütung, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Stadt und arbeite in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Sekretär (m/w/d) im Tiefbauamt (Nr. 21/2026)
Zur Verstärkung des Tiefbauamtes suchen wir zum einen Sekretär (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich). Sie behalten auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick, arbeiten strukturiert und kommunizieren gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern? Dann werden Sie Teil unseres Teams im Tiefbauamt der Stadtverwaltung Weimar!
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Amtsleitung und der Abteilungen bei der Organisation des Tagesgeschäftes durch die Übernahme folgender Sekretariatsaufgaben:
- Büroorganisation, Empfang, Telefonzentrale
- Terminplanung, -koordinierung und -überwachung, Wiedervorlagemanagement
- Bearbeitung des analogen und elektronischen Schrift- und Postverkehrs
- Schreibarbeiten, Erstellung von Vorlagen, Mustertexten und Arbeitshilfen
- Ablage- und Aktenmanagement, Datenbankpflege, Archivierung
- Organisation und Vorbereitung von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen
- Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung
In Ihren Aufgabenbereich fällt zudem die zentrale Datenerfassung und -dokumentation mit Terminkontrolle. Darunter fällt unter anderem:
- Erfassung und Dokumentation von Förderprojekten hinsichtlich einzuhaltender Termine, sowie von Angebotsabfragen bei Direktvergaben, freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen
- Erfassung und Dokumentation der Ansprüche auf Vertragserfüllung und Mängelansprüche
Qualifikationen:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d), zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d), zum Notarfachangestellten (m/w/d), zum Steuerfachangestellten (m/w/d), zum Sozialversicherungsangestellten (m/w/d) oder Fachangestellte/r bzw. Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Bürokaufmann/Bürokauffrau)
Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen! Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.
Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:
- Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
- Guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
- Sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
- Freundliches und sicheres Auftreten
- Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
- Teamfähigkeit
Das bieten wir:
- Einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- Attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5, jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
- Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
- Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
- Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
- Unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
- Möglichkeit des Fahrradleasings
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum . Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.
Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.
Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich)/ unbefristet/ E5 Arbeitgeber: Weimar
Die Stadtverwaltung Weimar bietet Ihnen als Sekretär (m/w/d) im Tiefbauamt einen sicheren und wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst. Mit attraktiven Vergütungen, flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung in einem unterstützenden Teamumfeld. Genießen Sie zudem 30 Tage Urlaub sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement, das Ihr Wohlbefinden in den Mittelpunkt stellt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich)/ unbefristet/ E5 erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Weimar
Wenn du auf der Website von Weimar stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich)/ unbefristet/ E5 mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Weimar erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Weimar vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
