Leitung der Abteilung Verwaltung (m/w/d)

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.

Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Abteilung und führen Ihr Team – mit Weitsicht und Motivationskraft. Sie überzeugen mit Kompetenz und Sozialkompetenz, agieren als Vorangeher und Voranbringer? Dann könnten Sie genau zu uns passen!

Ihre Aufgaben

• Führung und Steuerung der Abteilung Verwaltung: Sie leiten ein Team mit rund 7 Mitarbeitern und sorgen für reibungslose Abläufe in den Bereichen Organisation, Personal und Finanzen.
• Strategische Steuerung und Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe: Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und setzen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung um.
• Zentrale Ansprechperson für Personalfragen des Amts: Sie steuern und koordinieren alle personalbezogenen Prozesse des Grünflächen- und Tiefbauamts, darunter Stellenbeschreibungen, Einstellungen, Zulagen, Befristungen und Wiederbesetzungen. Zudem sorgen Sie für eine enge Abstimmung mit der Personalverwaltung und unterstützen die Amtsleitung bei strategischen Personalentscheidungen.
• Qualitätssicherung und Kontrolle von Sitzungsvorlagen: Sie prüfen und optimieren die Kosten‑ und Finanzierungsangaben in Sitzungsvorlagen für die Gremien, stellen eine klare, nachvollziehbare Darstellung sicher und gewährleisten eine rechtssichere Entscheidungsgrundlage. Sitzungsvorlagen zu Vergaben werden eigenverantwortlich erstellt.
• Weiterentwicklung und Optimierung des Controllingsystems: Sie koordinieren die kaufmännische Steuerung der Bau‑ und Infrastrukturprojekte des Amts, stellen die fristgerechte Zuarbeit der Projektleiter sicher und überwachen gemeinsam mit dem Baustelleninvestitionscontrolling die Budgeteinhaltung. Zudem erstellen Sie Berichte für die Amtsleitung und die Verwaltungsspitze, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Unser Angebot

• Villingen-Schwenningen mitgestalten und entscheidend weiterentwickeln
• Mitarbeit in einem Team mit starkem Zusammenhalt
• die Möglichkeit, Ihr Fachwissen jederzeit durch Weiterbildung zu stärken
• Einsatz moderner Arbeitsmittel
• zukunftssichere Beschäftigung im öffentlichen Dienst
• übliche Leistungen, wie Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten

Erforderliche Qualifikationen

• abgeschlossenes Studium als Diplom-Verwaltungswirt/-in (FH) bzw. Bachelor of Arts - Public Management oder vergleichbare Fachrichtung, z.B. Verwaltungswissenschaften oder eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachwirt/-in
• fundierte Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsrecht, Vergaberecht (VOB, VOL, HOAI, VgV), Eigenbetriebsrecht sowie Beitrags‑ und Gebührenrecht
• Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden sowie in der Organisation und Steuerung komplexer Verwaltungsprozesse
• hohes Maß an Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägte Kommunikations‑ und Verhandlungsfähigkeiten, insbesondere im Umgang mit politischen Gremien und externen Partnern
• sehr gute Kenntnisse in den MS‑Office Anwendungen und offen für neue Tools und Methoden
• gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.