Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Hauptabteilungsleitung mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben.
- Unternehmen: Stadtverwaltung Ulm - gestalte aktiv die Zukunft deiner Stadt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und attraktive Zusatzleistungen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem engagierten Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.
Wir suchen bei der Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in als Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudemanagements (m/w/d), Vollzeit, unbefristet.
Die Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement sorgt für den wirtschaftlichen Betrieb, die Instandhaltung und die Weiterentwicklung der städtischen Gebäude. Sie schafft damit die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf zahlreicher kommunaler Dienstleistungen.
Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 8 TVöD.
Ihre Aufgaben:
- Sekretariats- und Assistenzaufgaben der Hauptabteilungsleitung sowie eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Anfragen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und internen Veranstaltungen inklusive Aufbereitung von Unterlagen
- Organisation und Koordination von Wettbewerben sowie mehrstufigen Suchverfahren im Bereich Haustechnik sowie Meetings, Besprechungen, Inhouse-Veranstaltungen und Catering
- Unterstützung der Hauptabteilungsleitung in organisatorischen Themen, insbesondere bei Dienstreisen, Fortbildungen, Terminplanung und Reisekostenabrechnungen
- Koordination von Fortbildungs-, Unterweisungs- und Pflichtschulungsterminen für die Mitarbeitenden der Hauptabteilung
- Organisation besonderer Anlässe wie Jubiläen, Verabschiedungen, Trauerfälle und Teamveranstaltungen
- Ansprechperson für organisatorische Fragen des Datenschutzes innerhalb der Hauptabteilung sowie Übernahme allgemeiner Assistenz-, Koordinations- und Verwaltungsaufgaben
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise im öffentlichen Dienst
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
- Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit
- Bereitschaft, sich in vielfältige organisatorische Themen einzuarbeiten und diese aktiv mitzugestalten
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit hoher Eigenverantwortung
- Ein kollegiales und engagiertes Team
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
- Attraktive freiwillige Leistungen wie ein vergünstigtes Deutschlandticket sowie weitere städtische Angebote (z. B. Mittagstisch und vergünstigte Eintritte in städtische Einrichtungen)
Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum . Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.
Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudema[...] Arbeitgeber: Werbeagentur Print Design Schnepf
Die Stadt Ulm bietet Ihnen als Verwaltungsangestellte*r im Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudemanagements eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen und engagierten Team. Mit flexiblen Arbeitszeiten, attraktiven freiwilligen Leistungen wie einem vergünstigten Deutschlandticket und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützt die Stadtverwaltung die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Gestaltung Ihrer Stadt mitzuwirken und dabei von einer positiven Work-Life-Balance zu profitieren.
Kontaktdaten:
Werbeagentur Print Design Schnepf Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudema[...] erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Stadtverwaltung zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon in der Stadtverwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement und über aktuelle Themen in der Stadt Ulm. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und weißt, worum es geht.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsangestellte*r für das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung des Zentralen Gebäudema[...] mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Note und erzähle uns von deinen Erfahrungen und Fähigkeiten, die dich für die Stelle qualifizieren.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Lies deine Unterlagen mehrmals durch oder lass sie von jemand anderem gegenlesen, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei ist.
Bewirb dich online!:Nutze unser Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten und bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Werbeagentur Print Design Schnepf vorbereitet
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über die Stadtverwaltung und die Hauptabteilung Zentrales Gebäudemanagement informieren. Schau dir aktuelle Projekte an und überlege, wie du aktiv zur Gestaltung von Ulm beitragen kannst.
✨Bereite deine Unterlagen vor
Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen, wie deinen Lebenslauf und Zeugnisse, griffbereit hast. Überlege dir auch, welche Fragen du zu den Aufgaben im Sekretariat und der Assistenz der Hauptabteilungsleitung hast.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Koordination und Planung zeigen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Sei freundlich und serviceorientiert
Ein freundliches Auftreten ist wichtig, besonders in einem öffentlichen Dienst. Übe, wie du dich bei der Vorstellung präsentieren möchtest, und denke daran, dass Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke gefragt sind. Zeige, dass du Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Ansprechpersonen hast.
