Coördinerend administratief ondersteuner

Standplaats: Utrecht

Contractduur: 1 Jahr

Uren per Woche: 32 - 36

Maandsalaris: €3.246,00 - €4.340,00

Salarisniveau: Scale 08 - Scale 08

Niveau: MBO

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functieomschrijving: Die NVWA arbeitet täglich daran, die Lebensmittelsicherheit, das Wohlergehen von Tieren und die Gesundheit von Tieren zu schützen. Als koordinierender administrativer Unterstützer innerhalb der Direktion Schlachtaufsicht sorgst du dafür, dass die Aufsicht und die Durchsetzung gut vorbereitet und organisiert sind. Du bringst Struktur in Prozesse, überwachst den Fortschritt und stellst sicher, dass Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind. Damit unterstützt du direkt die Arbeit der koordinierenden spezialisierten Inspektoren und Berater (CSI's und CSA's) und leistest einen konkreten Beitrag zur effektiven Durchführung der Aufsicht.

Dein Aufgabenbereich: Als koordinierender administrativer Unterstützer sorgst du für Übersicht. Du verwaltest und strukturierst (digitale) Informationen und Daten für Berichte und sorgst für eine sorgfältige administrative Abwicklung. Darüber hinaus unterstützt du bei der Organisation interner und externer Besprechungen, wobei du Zeitpläne abstimmst, Fristen überwachst und Kontakt mit Teilnehmern wie Kollegen, Partnern und Unternehmen hältst. Auch kümmerst du dich um das Agendamanagement der CSI/CSA und koordinierst regelmäßige Berichte für die Abteilung Roodvlees. Konkret bedeutet das, dass du dich mit folgenden Aufgaben beschäftigst:

• Erstellen und Abstimmen von Intakeformularen für Durchsetzungsbesprechungen
• Analysieren und Strukturieren von Daten aus Inspektionsberichten
• Koordinieren von Analysen im Rahmen der verstärkten Aufsicht
• Vorbereiten und Protokollieren von Besprechungen
• Überwachen von Maßnahmen, Fortschritt und Rückmeldungen an Beteiligte
• Verwalten und Verbessern von Übersichten und Dashboards über Excel
• Unterstützen von CSI/CSA bei administrativen und prozessualen Fragestellungen
• Erkennen von Verbesserungschancen und Beitragen zu effizienteren Arbeitsprozessen

In dieser Funktion arbeitest du innerhalb der Direktion Schlachtaufsicht im Bereich Roodvlees und bist nah am primären Aufsichtsprozess. Du arbeitest eng mit den CSI- und CSA-Kollegen zusammen und pflegst den Kontakt zu verschiedenen internen und externen Parteien, beispielsweise anderen Abteilungen innerhalb der NVWA und externen Stakeholdern wie Unternehmen und Partnern. Du berichtest direkt an den Abteilungsleiter und die CSI/CSA's, was die Kommunikationswege kurz hält. Der Standort ist das NVWA-Hauptquartier in Utrecht. Je nach deinen Aufgaben ist hybrides Arbeiten möglich.

Funktionsanforderungen: Du bist ein strukturierter und proaktiver Fachmann, der in einer dynamischen Umgebung mit vielen verschiedenen Informationsströmen den Überblick behält. Du arbeitest genau und dienstleistungsorientiert und fühlst dich verantwortlich für die Qualität und den Fortschritt deiner Arbeit. Du kannst leicht zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln und weißt, wie man Prioritäten setzt, auch wenn mehrere Fristen gleichzeitig anstehen. Du bist zudem kommunikationsstark und suchst aktiv die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Parteien. Du traust dich, Initiative zu ergreifen, stellst Fragen, wenn nötig, und sorgst dafür, dass Informationen rechtzeitig ans Licht kommen. Mit deiner verbindenden Haltung schaffst du es, Menschen mitzunehmen und Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen. Gleichzeitig bist du kritisch und siehst Chancen, um Arbeitsabläufe intelligenter und effizienter zu gestalten. Außerdem bist du flexibel und kannst gut mit Veränderungen umgehen. Du behältst auch unter Druck einen kühlen Kopf und behältst den Überblick über mehrere Dossiers. Du hast Affinität zu Daten und Systemen und arbeitest gerne mit Übersichten und Berichten und verbesserst diese weiter.

Wir erwarten außerdem Folgendes:

• Mindestens MBO+/HBO Arbeits- und Denkweise;
• Erfahrung mit administrativen, koordinierenden oder unterstützenden Tätigkeiten;
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeiten;
• Erfahrung mit der Arbeit in Excel und digitalen Systemen;

Kompetenzen:

• Unterstützend
• Flexibel
• Stressresistent
• Ergebnisorientiert

Die NVWA arbeitet hart an einem gesellschaftlich repräsentativen Personalbestand und legt großen Wert auf eine inklusive Einstellungsrichtlinie. Daher ermutigen wir alle, sich zu bewerben, unabhängig von (kulturellem) Hintergrund, Alter, Geschlechtsidentität, Religion, Arbeitsbesonderheiten oder sexueller Orientierung.

Arbeitsbedingungen: Neben einem Einarbeitungsprogramm, das zu deiner Funktion passt, und umfangreichen Ausbildungs- und/oder Coachingmöglichkeiten für deine weitere berufliche Entwicklung bieten wir auch die folgenden zusätzlichen Arbeitsbedingungen:

• Individuelles Wahlbudget: Du erhältst ein individuelles Wahlbudget (IKB) von 16,50% deines Bruttogehalts. Du kannst dein IKB beispielsweise monatlich oder jährlich auszahlen lassen oder zusätzliche Urlaubstage kaufen. Außerdem kannst du dein IKB nutzen, um steuerfrei ein (elektrisches) Fahrrad für den Arbeitsweg zu erwerben, dein Homeoffice einzurichten, steuerlich begünstigt deine Studienkredite bis zu maximal €2000,- pro Jahr abzubauen oder sogar dein Zuhause zu sanieren. Um dies zu fördern, bietet die Regierung zusätzlich zum IKB auch einen Arbeitgeberbeitrag an.
• Urlaubstage: Pro Jahr hast du Anspruch auf 144 Urlaubsstunden und 64 IKB-Urlaubsstunden, wenn du 36 Stunden pro Woche arbeitest. Arbeitest du mehr oder weniger? Dann werden diese Stunden anteilig berechnet. Und wenn du weniger Urlaub benötigst, kannst du auch wählen, ob du dir deine 64 IKB-Urlaubsstunden auszahlen lassen oder zu deinem IKB-Sparurlaub hinzufügen möchtest.
• Reisekostenvergütung: Du erhältst eine Mobilitätskarte, mit der du für den Arbeitsweg 2. Klasse mit dem Zug reisen kannst. Außerdem kannst du diese für Dienstreisen verwenden, wenn du zu anderen Standorten für deine Arbeit musst. Fährst du mit dem Fahrrad zur Arbeit? Dann erhältst du eine Reisekostenvergütung pro gefahrenem Kilometer.
• Urlaubsregelungen: Für verschiedene Situationen gibt es beim Staat Urlaubsregelungen, wie z.B. (zusätzliches) Geburtsurlaub (maximal 5 Wochen 100% bezahlt), Elternzeit (maximal 9 Wochen 100% bezahlt im ersten Jahr und zusätzlich 75% für 4 Wochen), Pflegeurlaub und Adoptions-/Pflegeurlaub.
• Pension: Die Regierung hat eine attraktive Pensionsregelung bei ABP, dem Allgemeinen Bürgerlichen Pensionsfonds.
• Zusätzliche Zulagen und Vergütungen: Für einige Funktionen bei der NVWA ist es notwendig, außerhalb der regulären Bürozeiten zu arbeiten oder erreichbar zu sein. Dafür gibt es jedoch auch zusätzliche Zulagen oder Vergütungen. So kennen wir eine Zulage für Erreichbarkeit und Verfügbarkeit sowie eine Zulage für unregelmäßige Dienste.

Besonderheiten: Die Bewerbungen werden gemäß den geltenden Vereinbarungen berücksichtigt, einschließlich des CAO Rijk- und NVP-Bewerbungscodes. Für die Arbeit bei der NVWA ist eine Erklärung über das Verhalten (VOG) erforderlich. Handelt es sich um eine Stelle mit einem befristeten Arbeitsvertrag mit Aussicht auf unbefristet, wird der unbefristete Vertrag zunächst durch einen Jahresvertrag vorangegangen. Bei nachgewiesener Eignung erfolgt grundsätzlich nach einem Jahr die Umwandlung in einen unbefristeten Vertrag. Handelt es sich um eine Stelle, die zunächst befristet ist, wird diese Stelle nicht erneut ausgeschrieben, wenn diese Funktion fest in der Organisation verankert werden kann und die (zunächst) befristete Stelle von einem internen Mitarbeiter mit einem unbefristeten Vertrag besetzt wurde. Eine Online-Überprüfung über Suchmaschinen oder soziale Medien kann Teil des Auswahlprozesses sein. Ein Kompetenztest und/oder ein Assessment können Teil des Auswahlverfahrens sein. Eine umfassende Überprüfung A oder B durch den Allgemeinen Nachrichtendienst (AIVD) kann für einige Funktionen bei der NVWA erforderlich sein, z.B. bei der Informations- und Ermittlungsdienst (IOD). Akquisition aufgrund dieser Stellenanzeige wird nicht geschätzt. Wir bearbeiten deine Bewerbung und kommen spätestens 10 Arbeitstage nach dem Schlusstag mit einer Antwort zurück.