Team- und Projektassistenz im Büro der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir, die Werksarztzentrum Deutschland GmbH, sind ein stark wachsendes Unternehmen im Bereich Gesundheitsdienstleistungen mit Hauptsitz in Recklinghausen und einer weiteren Niederlassung in Herne. Dank unseres deutschlandweiten Außendienstes und eines umfassenden Angebots an digitalen Lösungen betreuen wir unsere Kunden in ganz Deutschland in den Bereichen Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit. Derzeit beschäftigen wir bundesweit etwa 100 Mitarbeitende verschiedenster Altersgruppen, die zu unserem Erfolg beitragen. Dabei profitieren wir von über 30 Jahren Erfahrung und Expertise, um unseren Kunden die besten Lösungen zu bieten.

Du bist organisatorisch im Büro der Geschäftsführung verankert und hast dort deine Homebase. Von dort aus unterstützt du jedoch nicht nur die Geschäftsführung, sondern arbeitest bereichsübergreifend mit verschiedenen Teams und Führungskräften zusammen. In dieser Rolle übernimmst du eine vielseitige Schnittstellenfunktion und bringst dich aktiv in administrative, organisatorische sowie projektbezogene Themen ein. Dabei unterstützt du gezielt in unterschiedlichen Unternehmensbereichen und wirkst auch teamübergreifend an Projekten mit – über die klassische Assistenzfunktion hinaus.

• Unterstützung des Büros der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung professioneller Präsentationen, Dokumente und Übersichten (PowerPoint, Word, Excel) sowie sicherer Einsatz digitaler Tools wie Microsoft Teams und Planner für Zusammenarbeit und Projektorganisation – ergänzt durch Offenheit gegenüber KI-Anwendungen bzw. Interesse, diese aktiv kennenzulernen und einzusetzen
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten sowie eigenständige Recherche und strukturierte Aufbereitung von Ergebnissen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Organisation und Umsetzung von Team-Events sowie Unterstützung bei der Eventplanung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.

• PowerPoint-Expert:in für professionelle Präsentationen
• Sehr gute Kenntnisse in Word, routinierter Umgang mit Excel
• Sicher im Einsatz von Microsoft Teams und Planner für digitale Zusammenarbeit und Projektorganisation
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Strukturiert, eigenverantwortlich und ergebnisorientiert
• Freundliches, souveränes Auftreten sowie Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit leistungs- und erfahrungsgerechter Bezahlung. Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit hoher Autonomie und flachen Hierarchien, welche eine offene Gesprächskultur und kurze Entscheidungswege fördern. Geregelte Arbeitszeiten, deinen Urlaub kannst du frühzeitig und verlässlich planen. Regelmäßige Feedback-Gespräche, offene Kommunikationskanäle sowie transparente Entscheidungsprozesse mit regelmäßigen Updates vom Management. Starke Teamkultur mit regelmäßigen Teammeetings. Natürlich sind schnelles Einfinden im Unternehmen durch gemeinsame Aktivitäten und Teamevents (z.B. durch gemeinsame Mittagessen, Kart-Fahren, Weihnachtsfeier) ein modern und ergonomisch ausgestatter Arbeitsplatz (z.B. mit mehreren Bildschirmen, höhenverstellbarem Schreibtisch, ergonomischem Bürostuhl und modernster Hardware). Geschenke zum Geburtstag und Weihnachten. Nahverkehr direkt am Standort, sehr gute Verkehrsanbindung und Parkplätze vor Ort. Wöchentliche Bestellungen von frischem Obst sowie eine kostenfreie und große Auswahl an Heißgetränken, Softdrinks und Wasser für uns selbstverständlich.