Senior Business Support, Human Resources

Diese Position erfordert, dass das Teammitglied mindestens 3 Tage pro Woche am Kiefernweg Campus vor Ort ist. Es wird keine Umzugshilfe für diese Gelegenheit angeboten.

Wer wir sind: Bei West sind wir ein engagiertes Team, das durch einen Zweck verbunden ist, um das Leben von Patienten zu verbessern. Unsere Geschichte begann, als Herman O. West das Problem löste, Penicillin in großen Mengen an die US-Regierung während des Zweiten Weltkriegs zu liefern. Durch unsere Arbeit, täglich Tausende von lebensrettenden und lebensverbessernden injizierbaren Medikamenten an Millionen von Patienten zu liefern, hat Wests unauslöschlicher Eindruck auf die Gesundheitsbranche gerade erst begonnen. Es gibt keinen besseren Ort, um einer inklusiven Gemeinschaft von Fachleuten beizutreten, mit Möglichkeiten für lebenslanges Lernen, Wachstum und Entwicklung. Unterstützt durch Leistungsprogramme stärken wir die physische, mentale, emotionale und finanzielle Gesundheit unserer Teammitglieder und ihrer Familien. Wir glauben daran, zurückzugeben, um den Bedürftigen in den Gemeinschaften, in denen wir leben und arbeiten, zu helfen. Und wir sind ebenso verpflichtet, eine gesündere Umwelt und einen gesünderen Planeten durch unsere Nachhaltigkeitsbemühungen zu schaffen.

Was wir bieten:

• Globale Karrieremöglichkeiten: Mit Einrichtungen in Nordamerika, Europa und Asien-Pazifik haben Mitarbeiter die Möglichkeit auf internationale Erfahrungen und funktionsübergreifende Zusammenarbeit.
• Kontinuierliches Lernen & Entwicklung: Möglichkeiten für berufliches Wachstum durch Schulungsprogramme, Studienbeihilfen, Führungskräfteentwicklung und Qualifizierungsinitiativen.
• Anerkennung & Belohnungen: Leistungsbasierte Boni, Anerkennung für langjährige Dienste und Initiativen zur Mitarbeiterwertschätzung feiern Engagement und Einfluss.
• Inklusive & kollaborative Kultur: Eine globale Belegschaft, die Vielfalt, Gleichheit und Inklusion schätzt - wo alle Stimmen gehört und respektiert werden in einem unterstützenden Umfeld.

Stellenbeschreibung: Wir suchen einen hochorganisierten, serviceorientierten und detailverliebten Senior Business Support im Bereich Human Resources, der umfassende administrative und operative Unterstützung in wichtigen HR-Prozessen bietet. Diese Rolle unterstützt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Einstellung, Einarbeitung, Verwaltung der Probezeit, Mitarbeiterabgänge, Koordination des Betriebsrats, Arbeitszeugnisse, HR-Dokumentation, Dienstjubiläen, HR-Projekte und allgemeine Mitarbeitersupport. Darüber hinaus koordiniert und unterstützt die Rolle unabhängig den Senior Director, HR, E&PC Global Operations und das globale HR-Team bei täglichen Geschäftsaktivitäten. Dies umfasst die Erstellung von Berichten und Analysen, die Koordination von Reisen und Besuchen, die Unterstützung von HR-Projekten und die Gewährleistung reibungsloser administrativer Prozesse in lokalen, regionalen und globalen HR-Aktivitäten.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Vorbereitung und Verfolgung von Arbeitsverträgen, vertraglichen Änderungen, HR-Briefen, Kündigungsbestätigungen, Willkommensmaterialien und Austrittsdokumentationen.
• Unterstützung von Managern und Mitarbeitern durch Bereitstellung von HR-relevanten Informationen, Beantwortung oder Bearbeitung von Anfragen und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung offener Themen.
• Koordination von Betriebsratsprozessen, einschließlich Vorbereitung, Einreichung, Nachverfolgung und Dokumentation erforderlicher Anhörungen.
• Vorbereitung, Koordination und Verfolgung von Arbeitszeugnissen und Referenzen, einschließlich Abstimmung mit Managern und Kommunikation mit Mitarbeitern.
• Pflege und Aktualisierung von HR-Tracking-Dateien und Dokumentationen, einschließlich Stellenbeschreibungen, Einarbeitungsplänen, Bewertungen der Probezeit und verwandten Aufzeichnungen.
• Koordination von Aktivitäten zum Dienstjubiläum, einschließlich Geschenken, Glückwunschbriefen, Karten und Erinnerungen an Manager.
• Unterstützung von HR-Managern, HR-Business-Partnern, dem Senior Director, HR, E&PC Global Operations und dem globalen HR-Team in täglichen Abläufen, Berichten, Analysen, Präsentationen und HR-Initiativen.
• Unterstützung globaler, regionaler und lokaler HR-Projekte und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von HR-Prozessen, Vorlagen, Flussdiagrammen und Arbeitsabläufen.
• Organisation von HR-Besuchen, Unterstützung interner und externer Besucher und Koordination von Reisevorbereitungen für das HR-Team.
• Bearbeitung eingehender Post, Ablage von HR-Dokumenten und Gewährleistung einer genauen elektronischen Dokumentation.
• Aktive Teilnahme an Charity-Teamaktivitäten am Kiefernweg Campus.
• Einhaltung aller geltenden SOPs, Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien, Arbeitsverfahren, Anweisungen und Sicherheitsregeln.

Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische, administrative, HR-bezogene Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation. Bevorzugt Bachelor-Abschluss.

Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der HR-Administration, Büromanagement, exekutiver Unterstützung oder einer vergleichbaren administrativen Rolle. Erfahrung in der Unterstützung von HR-Prozessen über den Mitarbeiterlebenszyklus bevorzugt. Erfahrung in der Erstellung von HR-Dokumenten, Arbeitsverträgen, Briefen, Berichten und Präsentationen. Vertrautheit mit Betriebsratsprozessen ist von Vorteil.

Bevorzugte Kenntnisse, Fähigkeiten und Fähigkeiten:

• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mehrere Prioritäten zu managen.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Professioneller und serviceorientierter Ansatz bei der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Managern und HR-Stakeholdern.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Starke Nachverfolgungsfähigkeiten und Zuverlässigkeit bei der Verfolgung offener Aufgaben bis zum Abschluss.
• Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Fähigkeit, Vorlagen, Flussdiagramme, Präsentationen, Berichte und Tracking-Dokumente zu erstellen.
• Kollaborativer Arbeitsstil mit der Fähigkeit, effektiv mit lokalen, regionalen und globalen Teams zu interagieren.
• Flexibilität und Bereitschaft, sich ändernden geschäftlichen und HR-Prioritäten anzupassen.

Reiseanforderungen: Keine: Keine Reisen erforderlich.

Körperliche Anforderungen: Sedentär - Ausübung von bis zu 10 lbs/4 kgs Kraft gelegentlich und/oder vernachlässigbare Menge an Kraft häufig oder ständig, um Objekte, einschließlich des menschlichen Körpers, zu heben, zu tragen, zu schieben, zu ziehen oder anderweitig zu bewegen. Sedentäre Arbeit umfasst das Sitzen die meiste Zeit.

Zusätzliche Anforderungen: Vorherige Erfahrung in einem internationalen HR-Umfeld. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften im HR-Bereich oder globalen HR-Teams. Erfahrung mit HR-Systemen, Dokumentenmanagementsystemen, Reisebuchungstools oder Ausgabenmanagement-Tools. Verständnis der deutschen HR-Administrationsprozesse und Anforderungen an die Mitarbeiterdokumentation. Erfahrung in der Koordination interner oder externer Besuche, Meetings oder HR-Veranstaltungen.

West ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und wir schätzen Vielfalt in unserem Unternehmen. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus.