Als Büroassistenz sorgen Sie dafür, dass die schriftliche Arbeit eines Autors und seines Büros geordnet und pünktlich vorliegt. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit, hybrid, mit Büro in Berlin.
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren den Kalender eines Autors und bereiten Besprechungen mit Unterlagen und Notizen vor.
- Sie legen Korrespondenz, Entwürfe und unterzeichnete Dokumente vollständig und auffindbar ab.
- Sie erstellen Protokolle von Besprechungen und verteilen sie an die Beteiligten.
- Sie bearbeiten eingehende Post und E-Mails und leiten sie an die richtige Stelle weiter.
- Sie bestellen Büromaterial und halten Kontakt zu Dienstleistern.
Eine typische Woche
Am Montag stimmen Sie mit dem Autor die Termine und Fristen der Woche ab. In den folgenden Tagen bereiten Sie Besprechungen vor, halten Ergebnisse fest und verfolgen offene Punkte nach. Zum Wochenende ist die Akte auf dem aktuellen Stand.
Was Sie mitbringen
- Organisationstalent und Freude daran, den Überblick zu behalten.
- Gute Kommunikationsfähigkeit, am Telefon wie per E-Mail.
- Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
- Einen vertraulichen Umgang mit Informationen.
- Sicherer Umgang mit Word, Excel und Outlook.
- Gute Englischkenntnisse.
Von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- Deutschkenntnisse.
- Erste Erfahrung in einem Büro oder einer Assistenz.
Was Westhafen bietet
- Eine unbefristete Vollzeitstelle, hybrid, mit Büro in Berlin.
- Eine feste Ansprechperson und eine gründliche Einarbeitung.
- Zeit für konzentriertes Arbeiten im Wochenplan.
Über Westhafen
Westhafen Consulting berät von Berlin und New York aus Vorsitzende, Vorstände und Gremien bei weitreichenden Entscheidungen. Jede Beratung beantwortet eine klar umrissene Frage. Das Ergebnis ist ein kurzes, unterzeichnetes Memorandum, das in der Akte des Mandanten bleibt.
