Als kaufmännische Assistenz unterstützen Sie das Berliner Büro im Tagesgeschäft einer Beratungspraxis, die ausschließlich schriftlich berät. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit, hybrid, mit Büro in Berlin.
Ihre Aufgaben
- Sie bereiten kurze Schreiben und Notizen für einen Autor vor und prüfen sie vor der Freigabe auf Vollständigkeit.
- Sie kontrollieren Zahlen in Entwürfen und gleichen sie mit den Unterlagen der Mandanten ab.
- Sie führen die Akte zu jedem Auftrag: Fassungen, Korrespondenz, Freigaben und Termine.
- Sie halten den Kontakt zu den Büros der Mandanten, stimmen Termine ab und versenden Unterlagen.
- Sie erfassen Rechnungen und Ausgaben und bereiten sie für die Buchhaltung auf.
Eine typische Woche
Ein Entwurf geht am Montag an den Autor und kommt mit Anmerkungen zurück. Sie arbeiten die Änderungen ein, prüfen die Zahlen noch einmal und bereiten die Unterschrift vor. Am Ende der Woche ist das Dokument unterzeichnet, versendet und abgelegt.
Was Sie mitbringen
- Eine strukturierte, verlässliche Arbeitsweise.
- Einen guten Blick für Details in Zahlen und Texten.
- Freundliche, klare Kommunikation mit Kolleginnen, Kollegen und Mandanten.
- Diskretion und Ruhe, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen.
- Sicherer Umgang mit Word, Excel und Outlook.
- Gute Englischkenntnisse.
Von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- Deutschkenntnisse.
- Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder erste Büroerfahrung.
Was Westhafen bietet
- Eine unbefristete Vollzeitstelle, hybrid, mit Büro in Berlin.
- Die Zusammenarbeit mit einem festen Autor, von dem Sie lernen.
- Planbare Zeiten für konzentrierte Arbeit.
Über Westhafen
Westhafen Consulting ist eine private Beratungspraxis mit Büros in Berlin und New York. Zu den Mandanten gehören Aufsichtsratsvorsitzende, Vorstände und Ausschüsse, oft in Zeiten einer Nachfolge oder einer neuen Governance. Jede Empfehlung wird als unterzeichnetes Memorandum übergeben und bleibt in der Akte.
