Als Personalassistenz halten Sie die Personalakten einer kleinen Beratungspraxis vollständig und aktuell. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit, hybrid, mit Büro in Berlin.
Ihre Aufgaben
- Sie führen die Personalakten des Berliner Büros: Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Urlaubsunterlagen und unterschriebene Korrespondenz.
- Sie erstellen erste Entwürfe für Personalschreiben und interne Mitteilungen, die vor dem Versand geprüft und freigegeben werden.
- Sie pflegen die Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht und gleichen jeden Eintrag mit der Akte ab.
- Sie bereiten die Unterlagen für neue Kolleginnen und Kollegen vor und organisieren die Übergabe, wenn jemand das Büro verlässt.
- Sie beantworten schriftliche Rückfragen zu Akten und halten fest, welches Dokument wo liegt und wer es unterschrieben hat.
Eine typische Woche
Zu Wochenbeginn sichten Sie, welche Unterlagen fehlen oder ablaufen. Unter der Woche entstehen Entwürfe, die an die Büroleitung gehen und mit Anmerkungen zurückkommen. Freitags ist jede Änderung abgelegt und in der Übersicht vermerkt.
Was Sie mitbringen
- Freude daran, Dinge ordentlich und vollständig zu halten.
- Ein gutes Gespür für Menschen und einen freundlichen, klaren Ton.
- Sorgfalt bei Namen, Daten und Fristen.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen.
- Gute Englischkenntnisse.
Von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- Deutschkenntnisse.
- Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder erste Erfahrung im Personalbereich, etwa aus einem Praktikum.
Was Westhafen bietet
- Eine unbefristete Vollzeitstelle, hybrid, mit Büro in Berlin.
- Eine feste Ansprechperson, die Sie einarbeitet und Ihre Entwürfe kommentiert.
- Feste Zeiten für konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechung.
Über Westhafen
Westhafen Consulting ist eine private Beratungspraxis mit Büros in Berlin und New York. Westhafen berät Aufsichtsratsvorsitzende, Vorstände und Ausschüsse bei Entscheidungen, die sich nur schwer rückgängig machen lassen. Die Beratung erfolgt schriftlich, in unterzeichneten Memoranden, die in der Akte bleiben.
