Facilities Contract Manager

Über uns

Bei WeWork bieten wir flexible Arbeitsplatzlösungen an, um Unternehmen jeder Größe in mehr als 37 Ländern weltweit zum Erfolg zu verhelfen. Die Zukunft der Arbeit ist hier, und wir sind nicht nur Teil dieser Bewegung – wir führen sie an. Vereint durch den Wunsch, eine globale Gemeinschaft aufzubauen, ist es unser Ziel, unseren Mitgliedern die Unterstützung zu geben, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten, und den Raum zu schaffen, um ihre Ideen in neue Höhen zu bringen. Schließen Sie sich uns an, während wir die Welt von morgen bei der Arbeit stärken.

Über die Gelegenheit

Als Facilities Contract Manager sind Sie verantwortlich für die Unterstützung der Facilities Operations Managers bei der Umsetzung der betrieblichen Standards und KPIs der Gebäude. Sie haben einen proaktiven Ansatz in Bezug auf betriebliche Standards, Sicherheit, Kommunikation und Kostenmanagement. Sie überwachen die betriebliche und kommerzielle Leistung von Dienstleistungsverträgen, einschließlich der Leistung der Anbieter.

Hauptverantwortlichkeiten

• Anbieterverwaltung
  • Verwalten, Überwachen und Berichten über die Leistung der Anbieter – hauptsächlich im Zusammenhang mit Dienstleistungsverträgen, sowohl im Bereich Hard- als auch Soft-FM-Dienste.
  • Leiten von monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Meetings mit dem jeweiligen Dienstleister zur Überprüfung der Leistung im Vergleich zu SLAs und KPIs.
  • Sicherstellen, dass der Anbieter bei Leistungsdefiziten zur Verantwortung gezogen wird und die Nachverfolgung der Maßnahmen erfolgt.
  • Aktualisieren der Wartungs- und Reinigungsleistungsberichte.
  • Überwachen, welche verwalteten Vermögenswerte sich in jedem Gebäude befinden und sicherstellen, dass sie den relevanten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • Vollständige Verantwortung für alle Kosten im Zusammenhang mit den Dienstleistungsverträgen, einschließlich monatlicher Berichterstattung über Risiken und Prognosen zukünftiger Überschreitungen.
  • Unterstützen bei der Vorbereitung der Dienstleistungsvertragsbudgets und Einreichung der Kosten basierend auf zukünftiger Expansion/Belegung.
  • Verwalten von Aufzugsanbietern, einschließlich aller gesetzlichen Inspektionspläne.
  • Unterstützen des Rechtsteams im Lizenzierungsprozess, wo zutreffend.
  • Experte innerhalb des Teams für verschiedene Softwareplattformen wie Workday, Salesforce und Power BI sein.
  • Sicherstellen, dass unsere Rechnungs- und Zahlungsprozesse eingehalten werden.
  • Leiten der Monatsabschlüsse zur Sicherstellung, dass alle Opex-bezogenen Kosten erfasst werden.
  • Verwalten der Kostenverfolgung über alle Märkte hinweg.
• Kostenmanagement
  • Monatliche Berichterstattung.
  • Endmonatliche Opex-Berichte.
  • Unterstützung bei Plattformproblemen/Eskalationen.
  • Verwaltung der Kostenverfolgung.
  • Rechnungsstellung und Zahlungen.
• Strategisches Vertragsmanagement
  • Überwachung der Vertragsabläufe.
  • Zusammenarbeit mit der Beschaffung zur Suche neuer Anbieter.
  • Verwalten der bestehenden Verträge, einschließlich Überprüfung und Erneuerung.
  • Vorbereitung der Budgets für das kommende Jahr und Einreichung der Kosten basierend auf zukünftiger Expansion.

Erfahrung und Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Überwachung der Instandhaltungs- oder Betriebsfunktion für mindestens 5 Standorte.
• Erfahrung in der Teamleitung.
• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Fähigkeit, unabhängig oder im Team zu arbeiten.
• Bevorzugt ein technischer Abschluss oder ein Hochschulabschluss und Verständnis für Compliance, Sicherheitsstandards und Betriebs-KPIs.
• Gute Kenntnisse der kommerziellen MEP-Systeme, insbesondere HVAC, Sanitär, Brandschutz- und Lebenssicherheitssysteme sowie elektrische Verteilungsnetze.
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Organisations-, Schreib- und Analysefähigkeiten.
• Fähigkeit, komplexe Verträge und mehrere Interessengruppen zu verwalten.

Das Leben bei WeWork

Ein WeWorker zu sein, ist mehr als nur ein Job. Wir glauben, dass die Magie der Arbeit durch die Leidenschaft entfacht wird, die Sie mitbringen, die Orte, die Sie besuchen, die Menschen, die Sie treffen, und den Zweck, dem Sie folgen. Und es beginnt hier. Hier werden Sie mit denen in Kontakt kommen, die es wagen zu träumen und zu handeln. Hier werden Sie von einer Gemeinschaft willkommen geheißen, die Sie umarmt und inspiriert – denn gemeinsam können wir mehr erreichen. Hier fordern wir Ideen heraus und erkunden neue Wege, um Dinge zu erledigen. Ob Sie Teil unserer Mitarbeitergemeinschaftsgruppen oder eines globalen Projekts sind, wir bitten Sie, Ihre offene Einstellung und Ihren kooperativen Geist einzubringen. Im Gegenzug werden Sie Teil eines Teams, in dem Ihre einzigartigen Perspektiven gefeiert werden.