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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks, assist with correspondence, and organize team events.
- Arbeitgeber: Join WFMG, a dynamic agency focused on economic development in Mönchengladbach.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with attractive public service benefits and professional development opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a passionate team shaping the future of Mönchengladbach while enhancing your skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training in office management or similar; strong communication and organizational skills required.
- Andere Informationen: This is a temporary position for two years with potential for growth in a digital work environment.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Einleitung
Wir suchen ab sofort für unser Team: Assistenz (m/w/d) Büromanagement. Als privat-öffentlich organisierte Wirtschaftsförderung arbeiten wir hochmotiviert und leidenschaftlich daran, Arbeitsplätze in Mönchengladbach zu schaffen oder zu sichern. Wir sind eine umsetzungsstarke Innovations- und Förderagentur, die den Wirtschaftsstandort in verschiedenen Branchen, Aufgabenbereichen und Netzwerken zukunftsfähig weiterentwickelt.
So unterstützen wir Unternehmen bei der Suche nach passenden Fördermodulen oder geeigneten Grundstücken und haben den Ausbau der digitalen Infrastruktur ebenso im Fokus wie die lebendige und innovative Entwicklung der Innenstadt. Wir entwickeln Fach- und Führungskräfte für den Arbeitsmarkt der Zukunft, stärken die Gründungsszene und stoßen über Trendscouting und Innovationsmanagement proaktiv zukunftsweisende Projekte und Entwicklungen im Sinne des Ausbaus der Wissenswirtschaft an. Unterstützung auf dem Karriereweg, Weiterbildung, Beratung und individuelle Fortbildungen sind für uns selbstverständlich. Wir sind überzeugt: Lebenslanges Lernen schafft neue Möglichkeiten für unsere Mitarbeitenden und unsere Unternehmensgruppe.
Werden Sie ein Teil unseres Teams und gestalten Sie mit Ihren Ideen und Ihrem Engagement gemeinsam mit uns die dynamische Entwicklung der wachsenden Großstadt am linken Niederrhein!
Der Job, der Spaß macht:
Als Organisationstalent verantworten Sie das Büromanagement und damit verbundene administrative Abläufe und Prozesse. Sie managen alle Assistenzaufgaben, bearbeiten die Geschäftskorrespondenz und organisieren das Terminmanagement für unser Team. Sie pflegen als zentrale Anlaufstelle für den Empfang aktiv den Austausch mit den Teams und übernehmen die Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchenden vor Ort und telefonisch.
Mit Ihren Ideen und Ihrem Engagement unterstützen Sie bei der Organisation des Veranstaltungsmanagements, bspw. bereiten Sie Besprechungen vor, koordinieren Workshops und planen Teamevents. Den digitalen Rechnungseingang steuern Sie selbstständig, unterstützen bei formellen Prüfungen und weisen Rechnungen den Verantwortlichen zu. Sie planen unsere Beschaffungsprozesse, verantworten die Materialverwaltung und kommunizieren mit Vertragspartnern. Daneben unterstützen Sie das Team bei dem digitalen Gremienmanagement und weiterer Softwareanwendungen (z. B. MS Teams, MeisterTask).
Das Profil, das uns überzeugt:
Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Büromanagement oder vergleichbar. Ob erste oder einschlägige berufliche Erfahrung im Assistenz- oder Büromanagement - Sie überzeugen uns mit Ihren kommunikativen Skills, einer teamorientierten Persönlichkeit und Ihrem Organisationsgeschick. In PowerPoint und Word kann man Ihnen nichts vormachen und mit Ihrem persönlichen Engagement arbeiten Sie sich auch in neue Themen schnell, eigenverantwortlich und umsichtig ein. Sie interessieren sich für die Strukturen einer Wirtschaftsförderung und wissen auch in turbulenten Zeiten die richtigen Prioritäten zu setzen.
Wir bieten:
Sie erwartet eine zunächst befristete Vollzeitstelle für zwei Jahre in einem digitalen Arbeitsumfeld mit beruflichen Perspektiven in einer wachsenden Unternehmensgruppe. Spannende Projekte und abwechslungsreiche Aufgaben begleiten Sie als wichtiger Teil unseres engagierten Teams mit dem "Wir-Gefühl". Die Eingruppierung erfolgt gemäß den Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD-V) in der EG 8. Sie erhalten attraktive Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes, u.a. betriebliche Altersvorsorge auf das Bruttogehalt, Weihnachtsgeld, leistungsorientierte Bezahlung. Wir fördern Ihre berufliche Perspektive in mit gezielten Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungen.
Interesse?
Wir freuen uns auf Sie! Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellungen ausschließlich elektronisch in einem zusammenhängenden PDF-Dokument (max. 10 MB) an: Wirtschaftsförderung Mönchengladbach GmbH, Steinmetzstraße 57-61, 41061 Mönchengladbach, Julia Kuklinski, bewerbungen@wfmg.de. Fragen? Rufen Sie gerne an! Telefon 02161 - 46 64 11 8. Mehr über uns erfahren Sie hier: www.wfmg.de.
Assistenz (m/w/d) Büromanagement Arbeitgeber: WFMG - Wirtschaftsförderung Mönchengladbach GmbH
Kontaktperson:
WFMG - Wirtschaftsförderung Mönchengladbach GmbH HR Team
bewerbungen@wfmg.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) Büromanagement
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die WFMG und ihre Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Ziele und Werte der Wirtschaftsförderung Mönchengladbach verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Kommunikationstalent unter Beweis stellen. Das wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenzposition zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits bei der WFMG arbeitet oder gearbeitet hat.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu digitalen Tools wie MS Teams und MeisterTask zu beantworten. Zeige, dass du technikaffin bist und dich schnell in neue Software einarbeiten kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) Büromanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast. Dazu gehören dein Lebenslauf, ein aussagekräftiges Anschreiben, Zeugnisse und gegebenenfalls Nachweise über Weiterbildungen oder besondere Qualifikationen.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Teamorientierung, da diese für die Position wichtig sind.
Formatierung beachten: Achte darauf, dass deine Bewerbung in einem zusammenhängenden PDF-Dokument (max. 10 MB) vorliegt. Verwende eine klare und professionelle Formatierung, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Frühestmöglichen Starttermin und Gehaltsvorstellungen angeben: Vergiss nicht, in deiner Bewerbung deinen frühestmöglichen Starttermin sowie deine Gehaltsvorstellungen anzugeben. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Ausschreibung ernst nimmst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei WFMG - Wirtschaftsförderung Mönchengladbach GmbH vorbereitest
✨Zeige dein Organisationstalent
Da die Position viel mit Büromanagement und Organisation zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit Termine organisiert oder administrative Abläufe verbessert hast.
✨Kommunikative Fähigkeiten betonen
Die Stelle erfordert starke kommunikative Skills. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden, Geschäftspartnern oder im Team kommuniziert hast. Sei bereit, diese Erfahrungen im Interview zu teilen und zu zeigen, wie du auch in turbulenten Zeiten die richtigen Prioritäten setzen kannst.
✨Interesse an Wirtschaftsförderung zeigen
Informiere dich über die Strukturen und Ziele der Wirtschaftsförderung Mönchengladbach. Zeige im Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Branche hast und bereit bist, dich in neue Themen einzuarbeiten. Das wird deinem Engagement und deine Motivation unterstreichen.
✨Technische Fähigkeiten hervorheben
Da die Nutzung von Softwareanwendungen wie MS Teams und MeisterTask Teil des Jobs ist, solltest du deine technischen Fähigkeiten betonen. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um deine Arbeit effizienter zu gestalten.
