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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team im Office Management und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Publishing Factory SA ist ein dynamisches Unternehmen im Herzen von Lausanne.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein angenehmes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Teamevents.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle mit viel Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten in einem kollegialen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest autonom, flexibel und organisiert sein sowie G-Suite und Excel beherrschen.
- Andere Informationen: Physische Anstrengungen sind Teil des Jobs, also sei bereit, aktiv zu sein!
Vous devez valider une année de stage pour poursuivre vos études? Vous cherchez un stage d’un an en entreprise dans un environnement dynamique? Vous êtes motivé(e) à prendre la relève de notre stagiaire pré-HEG actuel? Vous intégrerez notre département Office Management composé de 5 personnes, vous apporterez votre soutien dans notre gestion quotidienne et contribuerez activement au bon déroulement des opérations pour Publishing Factory SA et ses sociétés clientes. Important : ce poste implique des efforts physiques. Vous serez amené à régulièrement enlever, déplacer et transporter du matériel parfois relativement lourd.
Vos principales missions seront de :
- Gestion des infrastructures et bureaux : Vous soutenez l'équipe afin de garantir un cadre de travail agréable à tous les salariés. Vous participez aussi bien à l’aménagement des bureaux, aux déménagements qu’au respect et à la bonne application des normes de sécurité (entretien et maintenance des bâtiments, des installations). Vous suivez les procédures et checklists en place afin de garantir le bon fonctionnement du département et satisfaire nos clients (gestion et suivi de l'économat et des stocks). Vous faites face aux urgences et demandes quotidiennes.
- Gestion des services généraux : Organisation logistique, organisation d’évènements, gestion des salles de réunions sont votre quotidien.
- Gestion administrative : Tâches liées au secrétariat (telles que l'accueil des visiteurs et livreurs, réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des envois postaux, traitement des demandes internes par ticket, déplacement chez nos différents administrateurs etc...).
- Gestion du matériel : Inventaire et installation des postes de travail (écrans, docking, clavier, souris etc…). Traitement du premier niveau de ticket du pôle informatique.
Votre profil : Si vous aimez mettre les mains dans le cambouis ; Si vous êtes autonome, flexible et êtes prêt à prendre des initiatives ; Si votre curiosité et votre fiabilité ont su faire leur preuve (ce sont des atouts précieux pour notre équipe); Si vous êtes organisé et disposez de qualités relationnelles aussi bien que rédactionnelles ; Si vous maitrisez les outils informatiques usuels et tout particulièrement G-Suite et Excel; Alors vous êtes le candidat qu’il nous faut !
Nous offrirons aux candidats retenus de nombreuses possibilités d’évolution de carrière. Installés au cœur de Lausanne dans un cadre de travail spacieux, agréable, chaleureux, vous y bénéficierez d’une vie d’entreprise animée et collaborative, où l’engagement au travail va de pair avec une culture du bien-vivre ensemble (événements d’entreprise, sports, activités et clubs portés par nos salariés…).
Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Motivation und dein Interesse an der Position, indem du dich über die Unternehmenskultur von Publishing Factory SA informierst. Besuche ihre Website und soziale Medien, um mehr über ihre Projekte und Werte zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Publishing Factory SA. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Einblicke in das Unternehmen und die Teamdynamik zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Eignung für die Aufgaben des Assistant Office Managers zeigen.
✨Tip Nummer 4
Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten, indem du eine Liste von Ideen oder Vorschlägen erstellst, wie du zur Verbesserung der Büroorganisation und des Arbeitsumfelds beitragen könntest. Dies zeigt Initiative und Engagement für die Rolle.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherche sur l'entreprise: Commence par te renseigner sur Publishing Factory SA. Consulte leur site officiel pour comprendre leur culture d'entreprise, leurs valeurs et les spécificités du poste d'Assistant Office Manager.
Rédaction de la lettre de motivation: Rédige une lettre de motivation personnalisée qui met en avant ta motivation pour le stage, tes compétences en gestion de bureau et ton intérêt pour le travail d'équipe. Mentionne également ta capacité à gérer des tâches variées et à faire face aux urgences.
CV adapté: Assure-toi que ton CV est à jour et qu'il met en avant tes expériences pertinentes, notamment celles liées à la gestion administrative, à l'organisation logistique et à l'utilisation des outils informatiques comme G-Suite et Excel.
Vérification des documents: Avant de soumettre ta candidature, vérifie que tous tes documents sont complets et sans fautes. Une présentation soignée et professionnelle est essentielle pour faire bonne impression.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du im Rahmen des Praktikums übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du in der Lage bist, die Infrastruktur und Büros zu verwalten sowie logistische Herausforderungen zu meistern.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da du Teil eines kleinen Teams sein wirst, ist es wichtig, deine Teamfähigkeit zu betonen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
In einem dynamischen Umfeld ist Flexibilität entscheidend. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du dich schnell an Veränderungen angepasst hast oder neue Herausforderungen angenommen hast.
✨Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da der Job viele administrative Aufgaben umfasst, solltest du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Aufgaben effizient geplant und priorisiert hast.
