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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen.
- Arbeitgeber: Traditionsreiches Schweizer Familienunternehmen mit einem starken Fokus auf Teamarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und mindestens 25 Ferientage.
- Warum dieser Job: Erlebe eine verantwortungsvolle Rolle in einem dynamischen Umfeld mit direktem Einfluss.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Assistenz und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Position auch für Selbstständige verfügbar; Bewerbungen über unser Portal.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination der Verwaltungsratssitzungen, inklusive Terminplanung und Einladung der Teilnehmenden.
- Organisation und Koordination der Generalversammlung der Glatz AG, inklusive Terminplanung und Einladung der Teilnehmenden.
- Erstellung und Versand der Sitzungseinladungen sowie der dazugehörigen Unterlagen.
- Protokollführung während der Verwaltungsratssitzungen sowie sorgfältige Nachbearbeitung (inkl. Übersetzung auf Englisch) und Archivierung der Protokolle.
- Unterstützung des Verwaltungsrats in allen übrigen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Sicherstellung der vertraulichen Behandlung aller Verwaltungsratsdokumente sowie Verwaltung und Aktualisierung dieser.
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in diversen administrativen Belangen.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare betriebswirtschaftliche Qualifikation, ergänzt durch eine Weiterbildung als Direktionsassistent/in.
- Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Präsidialpersonen, Verwaltungsräten und/oder Geschäftsleitungen (bestenfalls in einem KMU).
- Fundierte Kenntnisse in der Organisation von Leitungsgremien, insbesondere in der Planung, Termin- und Fristenkoordination.
- Hohe Kompetenz in der Protokollführung von kurzen, knappen und klaren Verhandlungsprotokollen.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in der MS Office Palette (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sorgfältige sowie überaus diskrete Arbeitsweise und ausgeprägte serviceorientierte Denkweise.
- Zeitliche Flexibilität zur Teilnahme an den 5-6 Verwaltungsratssitzungen sowie der Generalversammlung der Glatz AG (jeweils ein Jahr im Voraus geplant).
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem traditionsreichen Schweizer Familienunternehmen.
- Attraktive Anstellungsbedingungen mit mindestens 25 Ferientagen.
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit für Homeoffice.
- Diese Position steht auch selbstständigen Bewerberinnen und Bewerbern offen, welche diese im Rahmen ihrer freiberuflichen Tätigkeit ausüben möchten.
Bewerbungen sind direkt in unserem Bewerbungsportal einzureichen.
Assistenz Des Verwaltungsrats , 10% Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Des Verwaltungsrats , 10%
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu Personen in der Branche oder im Unternehmen zu knüpfen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Protokollführung und Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Glatz AG und deren Werte. Zeige im Gespräch, dass du dich mit dem Unternehmen identifizieren kannst und verstehst, wie deine Rolle zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Flexibilität und Serviceorientierung zu demonstrieren. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit unvorhergesehenen Situationen umgegangen bist und bringe diese Beispiele in das Gespräch ein.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Des Verwaltungsrats , 10%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in der Protokollführung und Organisation von Sitzungen, da dies zentrale Aufgaben der Stelle sind.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der Assistenz und deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch ein.
Dokumente sorgfältig prüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Verwaltungsratssitzungen
Informiere dich im Voraus über die Themen, die während der Verwaltungsratssitzungen besprochen werden. Zeige, dass du die Agenda verstehst und bereit bist, aktiv an den Diskussionen teilzunehmen.
✨Protokollführung üben
Da die Protokollführung eine wichtige Aufgabe ist, solltest du dir Beispiele für klare und prägnante Protokolle ansehen. Übe das Schreiben von Protokollen, um sicherzustellen, dass du während des Interviews deine Fähigkeiten demonstrieren kannst.
✨Kenntnisse in MS Office auffrischen
Stelle sicher, dass du mit den gängigen MS Office-Anwendungen vertraut bist, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
✨Diskretion betonen
In dieser Rolle ist Vertraulichkeit entscheidend. Sei bereit, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu teilen, in denen du sensible Informationen behandelt hast, und betone deine Fähigkeit, diskret und verantwortungsbewusst zu arbeiten.
