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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere exklusive Events und unterstütze das Team vor Ort.
- Arbeitgeber: Eine führende Non-Profit-Organisation für wissenschaftliche Forschung in Europa.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Reisen und die Möglichkeit, an bedeutenden Veranstaltungen teilzunehmen.
- Warum dieser Job: Gestalte unvergessliche Events und arbeite mit Führungskräften in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss in Eventmanagement oder verwandten Bereichen und 3 Jahre Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Beginn der Stelle ist am 1. Oktober; Reisebereitschaft innerhalb Europas notwendig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Standort: Zürich, Schweiz
Arbeitsaufwand: 60% (mit potenzieller Erhöhung auf 80%)
Reise: Gelegentliche Reisen innerhalb Europas erforderlich
Branche: Non-Profit / Philanthropie (Wissenschaftliche Forschung, Fundraising & Outreach)
Startdatum: Diese Position beginnt am 1. Oktober. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Verfügbarkeit mit diesem Zeitrahmen übereinstimmt.
Über unseren Kunden: Unser Kunde ist eine führende Non-Profit-Organisation, die sich der Unterstützung von erstklassiger wissenschaftlicher Forschung durch Fundraising- und Outreach-Aktivitäten in ganz Europa widmet. Im Rahmen ihrer Mission organisieren sie eine Vielzahl von hochkarätigen Veranstaltungen, Konferenzen und Meetings für interne und externe Stakeholder. Sie suchen einen hochqualifizierten, Teilzeit-Eventkoordinator, der ihr dynamisches Team in Zürich verstärkt.
Rollenübersicht: Als Eventkoordinator spielen Sie eine Schlüsselrolle dabei, sicherzustellen, dass die Veranstaltungen unseres Kunden effizient, kosteneffektiv und unvergesslich sind. Sie arbeiten eng mit dem professionellen Team und den ehrenamtlichen Führungskräften zusammen, verwalten die Kommunikation mit Anbietern und bieten vor Ort Unterstützung bei großen Veranstaltungen. Diese Position erfordert eine kreative, geschäftsorientierte Denkweise sowie hervorragende administrative und operative Fähigkeiten.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Organisieren von Veranstaltungen pro Jahr, von exklusiven Mittag- und Abendessen (10+ Gäste) bis hin zu Gala-Dinnern (Gäste), Vorstandssitzungen und großen biennalen pan-europäischen Veranstaltungen.
- Vollständiges Verständnis der Anforderungen für jede Veranstaltung entwickeln.
- Detaillierte Veranstaltungsbudgets zur Genehmigung durch das Management vorbereiten.
- Anbieter basierend auf Eignung, Kreativität, Qualität und Kosten recherchieren, auswählen und verhandeln.
- Veranstaltungsorte buchen und Verträge abschließen.
- Alle Veranstaltungsfunktionen koordinieren (Aufbau, Catering, Audio/Visuelle Technik, Fotografie, technische Unterstützung, Dekoration, Sicherheit usw.).
- Detaillierte Veranstaltungsabläufe und Zeitpläne erstellen.
- Vor Ort Unterstützung und Problemlösung während großer Veranstaltungen bieten.
- Bereit sein, wichtige administrative Aufgaben in Abwesenheit des Verwaltungs- und Betriebsleiters zu übernehmen.
Fähigkeiten & Qualifikationen:
- Abschluss (oder gleichwertig) im Bereich Hospitality Management, Betriebswirtschaft oder Eventmanagement.
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung oder -koordination (Erfahrung in der Hotelbranche ist von Vorteil).
- Erfahrung in der Verwaltung von Budgets und der Nachverfolgung von Ausgaben.
- Nachweisliche Erfolge bei kreativen, erfolgreichen Veranstaltungen.
- Kenntnisse in Microsoft 365.
- Vollständige Beherrschung der englischen Sprache; Deutsch ist von Vorteil.
- Exzellente organisatorische, kommunikative, verhandlungstechnische und multitaskingfähigkeiten.
- Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und jederzeit eine kundenorientierte Denkweise zu bewahren.
- Ansässig in Zürich, Schweiz, und bereit zu reisen innerhalb Europas.
Warum Sie unserem Kunden beitreten sollten: Dies ist eine aufregende Gelegenheit, exklusive, hochrangige Veranstaltungen zu organisieren und eng mit dem oberen Management zusammenzuarbeiten, um die Mission einer weltweit renommierten wissenschaftlichen Forschungsorganisation voranzutreiben. Wenn Sie eine Leidenschaft für Eventmanagement haben und in einem internationalen, schnelllebigen Umfeld gedeihen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Event Coordinator Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Event Coordinator
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Fachleuten aus der Non-Profit-Branche und Eventmanagement in Kontakt zu treten. Besuche lokale Veranstaltungen oder Konferenzen, um persönliche Verbindungen zu knüpfen und mehr über die Branche zu erfahren.
✨Zeige deine Kreativität
Bereite dich darauf vor, kreative Ideen für Veranstaltungen zu präsentieren. Überlege dir innovative Konzepte, die du in deinem Vorstellungsgespräch vorstellen kannst, um zu zeigen, dass du die Vision des Unternehmens verstehst und umsetzen kannst.
✨Kenntnis der Branche
Informiere dich über aktuelle Trends im Eventmanagement und in der Non-Profit-Branche. Zeige in Gesprächen, dass du über relevante Themen Bescheid weißt und wie diese die Planung und Durchführung von Veranstaltungen beeinflussen können.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Erwarte, dass du in deinem Vorstellungsgespräch praktische Szenarien durchspielen musst. Überlege dir, wie du mit Herausforderungen umgehen würdest, z.B. bei unerwarteten Änderungen während einer Veranstaltung oder Budgetüberschreitungen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Event Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Qualifikationen, die für die Position des Event Coordinators erforderlich sind. Stelle sicher, dass du alle geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen in deiner Bewerbung hervorhebst.
Individualisiere dein Anschreiben: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Leidenschaft für Eventmanagement und deine Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen betont. Gehe darauf ein, wie du zur Mission der Non-Profit-Organisation beitragen kannst und warum du die ideale Person für diese Rolle bist.
Betone relevante Erfahrungen: Füge in deinem Lebenslauf relevante Erfahrungen hinzu, die deine Fähigkeiten in der Eventplanung und -koordination zeigen. Hebe besondere Erfolge hervor, wie z.B. erfolgreiche Veranstaltungen, die du organisiert hast, und beschreibe deine Rolle dabei.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen. Eine gut strukturierte Bewerbung hinterlässt einen positiven Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Verstehe die Mission der Organisation
Informiere dich gründlich über die Non-Profit-Organisation und ihre Ziele. Zeige im Interview, dass du ihre Mission verstehst und wie deine Fähigkeiten zur Erreichung dieser Ziele beitragen können.
✨Bereite Beispiele für erfolgreiche Events vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, bei denen du erfolgreich Events organisiert hast. Sei bereit, diese zu teilen und zu erläutern, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Demonstriere deine Budgetierungsfähigkeiten
Da das Management von Budgets eine wichtige Rolle spielt, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Budgetplanung und -überwachung zu sprechen. Zeige, wie du Kosten kontrolliert und kreative Lösungen gefunden hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, betone deine Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du erfolgreich mit Anbietern und Teammitgliedern kommuniziert hast.
