Executive Assistant To The Ceo

Sie werden die Komplexität der exekutiven Verwaltung managen und jede Aufgabe – groß oder klein – mit Präzision und Engagement angehen. Ihre Persönlichkeit und Ihre Fähigkeiten sind entscheidend für die Förderung von Interaktionen, die Koordination von Meetings und das Management der täglichen Abläufe in einem schnelllebigen Büro des CEO, während Sie Ablenkungen herausfiltern und den Workflow strukturieren. Ihr Vorgesetzter ist ein ehrgeiziger, ergebnisorientierter Führer, der Fokus und Agilität schätzt. Die Erwartungen sind hoch, aber die Kultur und die Menschen um Sie herum inspirieren Motivation. Mit einer Leidenschaft für Exzellenz gedeihen Sie in leistungsstarken Umgebungen und zögern nie, über das Erwartete hinauszugehen. Sie werden das organisatorische Rückgrat sein – potenzielle Bedürfnisse bewerten und darauf reagieren sowie Aufgaben eigenständig ausführen.

Während Sie regelmäßige Kontaktpunkte aufrechterhalten, arbeiten Sie auch autonom und gewährleisten professionelle Interaktionen mit Führungskräften, dem Vorstand und funktionsübergreifenden Teams.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Verwalten eines dynamischen Kalenders über mehrere Zeitzonen hinweg, Planen und Priorisieren von Meetings zur Optimierung der Zeit des CEO.
• Als Torwächter fungieren, Kommunikationsanfragen triagieren und sicherstellen, dass Anfragen umgehend bearbeitet werden.
• Organisieren komplexer globaler Reisevorbereitungen und aller damit verbundenen Logistik.
• Koordinieren mit den direkten Beratern des CEO und Stakeholdern, um Aktionspunkte zu verfolgen und rechtzeitige Nachverfolgungen sicherzustellen.
• Vorbereiten und Zusammenstellen von Dokumenten, Berichten und Präsentationen im Vorfeld wichtiger Meetings, um eine gründliche Vorbereitung für Entscheidungsfindungen zu gewährleisten und Eingaben zu koordinieren.
• Unterstützen bei der Berichterstattung an den Vorstand durch das Management der Dokumentensammlung und -verteilung.
• Planen und Durchführen von Veranstaltungen, Workshops, Off-Sites, Führungstreffen und globalen Managementkonferenzen – End-to-End-Administration, Prozesse optimieren und vor Ort sein, um Logistik und Koordination zu überwachen.
• Rechnungen abgleichen, Lieferantenrechnungen bearbeiten und genaue Finanzdokumentationen führen.
• Vertrauliche und sensible Angelegenheiten mit höchster Diskretion und Professionalität behandeln.
• Mit anderen EAs zusammenarbeiten, um nahtlose Teamabdeckung sicherzustellen.

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung & Einstiegsvoraussetzungen

• Abschluss der Sekundarstufe, eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch einen Abschluss als Bundesgeschäftsführer.
• 8–10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem multinationalen Unternehmen mit Verständnis für Unternehmensführung und Matrixorganisationen.
• Beherrschung der MS Office Suite, SharePoint, SAP und virtueller Kommunikationstools (Teams, Zoom usw.).
• Berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch (C2-Niveau gemäß CEFR).

Über Sie

Die richtige Persönlichkeit macht den Unterschied – Fähigkeiten allein reichen nicht aus; Ihre Leidenschaft für den Assistenzberuf muss in allem, was Sie tun, zum Ausdruck kommen. Im Kern sind Sie energiegeladen, anpassungsfähig und lösungsorientiert, mit einem natürlichen Verständnis für exekutive Unterstützung. Darüber hinaus bringen Sie:

• Erstklassige organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit einem ausgeprägten Sinn für Aufgabenmanagement.
• Eine proaktive und selbstmotivierte Denkweise mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein.
• Eine positive Einstellung, die in allen Situationen Gelassenheit bewahrt und einen serviceorientierten Ansatz verkörpert.
• Ein hohes Maß an Ausdauer und geistiger Beweglichkeit, stets bestrebt nach Höchstleistungen mit einem sportlichen Geist, der Herausforderungen direkt annimmt.
• Die Fähigkeit, Hindernisse zu überwinden und eine „Get-it-done“-Einstellung beizubehalten.
• Hohe emotionale Intelligenz und gesundes Urteilsvermögen, die es Ihnen ermöglichen, Beziehungen im Netzwerk des Executives zu fördern und dabei angemessene Grenzen zu setzen.
• Eine ganzheitliche Perspektive, die es Ihnen ermöglicht, die Auswirkungen von Entscheidungen vorherzusehen und zu verstehen.
• Flexibilität, sich an den Zeitplan des Executives anzupassen, einschließlich gelegentlicher Überstunden, wenn nötig.

Diese Rolle bietet eine einmalige Gelegenheit, einen bedeutenden Einfluss zu nehmen, indem Sie einen Top-Manager an der Spitze einer internationalen Organisation unterstützen. Sie werden in einer Umgebung gedeihen, die Erfahrung mit Innovation verbindet und Lösungen vorantreibt, die Menschen weltweit beeinflussen. Neben einem attraktiven Vergütungspaket genießen Sie eine Reihe zusätzlicher Vorteile. Bereit, diese spannende Herausforderung anzunehmen? Bewerben Sie sich jetzt und starten Sie den nächsten Schritt Ihrer Karriere. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf, Referenzen und Bildungszertifikate als ein PDF an , unter Angabe des Verweises „EA-CEO-Hub“. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68