Medizinische Sekretärin / Medizinischer Sekretär (w/m/d)

Universitätsklinik für Psychiatrie und Psychotherapie per 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung (befristet für 1 Jahr). Im Ärztesekretariat der Universitären Psychiatrischen Dienste (UPD) Bern, welches auf drei Standorte aufgeteilt ist, laufen viele Fäden zusammen - und du sorgst dafür, dass sie nicht reissen. Mit deinem organisatorischen Geschick und deinem Blick fürs Detail unterstützt du das medizinische Team im Hintergrund: Du verfasst Austrittsberichte, bearbeitest Gutachten und koordinierst die Korrespondenz für die Ärztinnen und Ärzte sowie Psychologinnen und Psychologen. Gleichzeitig hältst du Post, Mails und Abläufe souverän im Griff und begleitest neue Assistenzärztinnen und Assistenzärzte bei ihrer Einführung ins Sekretariat. Eine verantwortungsvolle Aufgabe, bei der du den Überblick behältst.

Deine Aufgaben:

• Du bist in einer spannenden Drehscheibenfunktion als zentrale Ansprechperson zuständig für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Administration und Medizin.
• Du schreibst, korrigierst und scannst medizinische Austrittsberichte, Gutachten, Zeugnisse, KG-Einträge sowie die Korrespondenz für Oberärzt*innen, Assistenzärzt*innen und Psycholog*innen.
• Du übernimmst verschiedene Sekretariats-, Kontroll- und Archivarbeiten.
• Du kümmerst dich um die Post- und Mailtriage.
• Du bist verantwortlich für die Einführung neuer Assistenzärzt*innen in die administrativen Belange des Ärztesekretariates.

Dein Profil:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise im medizinischen oder administrativen Bereich.
• Du organisierst gerne, arbeitest strukturiert und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick.
• Du bringst Teamgeist mit und kommunizierst klar und respektvoll mit unterschiedlichen Berufsgruppen.
• Du gehst sicher mit MS Office und anderen gängigen Büroanwendungen um.
• Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Daten um und bewahrst Diskretion.
• Du beherrschst die deutsche Sprache nicht nur in Wort und Schrift, sondern zeichnest dich durch sehr gute grammatikalische Kenntnisse aus.

Darauf darfst du dich freuen:

• Zielsetzungen und Rahmenbedingungen werden kommuniziert.
• Wir sind überzeugt vom Wert der Vernetzung. Die Pflege von Partnerschaften und Beziehungen soll den Nutzenden zugute kommen.
• Von der Früherkennung bis hin zur Rehabilitation und Reintegration - die UPD bietet die gesamte psychiatrische Versorgungskette an.
• Bei uns steht das Wohl unserer Patientinnen und Patienten sowie das ihrer Sorgeberechtigten im Mittelpunkt.
• Attraktive Teilzeitangebote, Jahresarbeitszeit, Arbeitsplatzteilung und flexible Arbeitszeiten - wir richten uns gerne nach Ihren Bedürfnissen, sofern dies der Klinikbetrieb zulässt.
• 16 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub sowie 15 Tage Vaterschaftsurlaub sind bei der UPD eine Selbstverständlichkeit.
• Profitieren Sie von Sonderkonditionen und Sonderrabatten bei ausgewählten Partnern.
• Wir bieten individuelle Karriere- und Laufbahnmodelle, welche Ihre persönliche und individuelle Weiterentwicklung fördern.
• Die Nähe zur Universität bietet Ihnen viele Vorteile - vor allem in den Bereichen Aus-, Weiter- und Fortbildung, Lehre und Forschung.

Deine Ansprechpartnerinnen:

Vanessa Schoch, Leiterin Ärztesekretariat, T: +41 58 630 83 63. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wende dich an Nicole Portner, HR Sachbearbeiterin, T: +41 58 630 96 71.

Über uns: Als das Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion bietet die UPD die gesamte psychiatrische Versorgungskette von der Früherkennung über die ambulante, tagesstationäre und stationäre Behandlung bis hin zur Rehabilitation an.