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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben und Projektarbeiten.
- Arbeitgeber: Die Staatskanzlei Basel-Stadt unterstützt den Regierungsrat und sorgt für eine lebendige Stadt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und familienfreundliche Rahmenbedingungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Politik mit und arbeite in einem dynamischen Team im Herzen von Basel.
- Gewünschte Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und gute IT-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Loyalität, Humor und Teamfähigkeit sind uns wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
50%-70% Präsidialdepartement, Staatskanzlei, Schlichtungsstelle für Mietstreitigkeiten und Wohnraumschutz per sofort oder nach Vereinbarung.
Ihre Aufgaben
- Organisation: Als Organisationstalent unterstützen Sie die Abteilungsleitung in administrativen Aufgaben aller Art. Sie organisieren und führen das Abteilungssekretariat und stellen die Qualität und Effizienz sicher.
- Administrative Unterstützung Abteilungsleitung: Sie verantworten die fachliche und betriebswirtschaftliche Unterstützung im Tagesgeschäft (Korrespondenz, Telefon, Administration, Vertragswesen etc.).
- Rechnungswesen: Sie übernehmen allgemeine Buchhaltungsarbeiten und kümmern sich um den Rechnungsverkehr.
- Unterschiedliche Projektarbeiten: Ergänzt wird Ihr abwechslungsreiches Pensum mit unterschiedlichsten Projektarbeiten, insbesondere im Bereich der Digitalisierung, sowie der Unterstützung im Bereich Kommunikation und Knowledge Management.
Ihr Profil
- Erfahrung: Sie bringen für diese Aufgabe bereits 3 - 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion mit und verfügen über gute IT Kenntnisse.
- Persönlichkeit: Das Aufgabengebiet erfordert eine hohe Dienstleistungsorientierung, absolute Diskretion sowie Eigeninitiative und Selbständigkeit. Loyalität setzen wir voraus. Sie sind strukturiert, verfügen über Humor, eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit.
- Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung.
- Sprache: Sie verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache.
Einblick in unsere Arbeit
Die Staatskanzlei von Basel-Stadt ist die Stabsstelle des Regierungsrates und dem Präsidialdepartement angegliedert. Sie unterstützt den Regierungsrat bedarfsgerecht bei seinen verschiedenen Aufgaben, daneben gehört auch die Organisation der Anlässe des Regierungsrates zu ihrer Zuständigkeit. Die politischen Rechte, insbesondere die korrekte Durchführung von Wahlen und Abstimmungen, sind ebenfalls Teil des Aufgabenbereichs der Staatskanzlei. Der Einsatz für den Regierungsrat kommt der Politik und auch der Öffentlichkeit zugute. Der Staatskanzlei ist der Bereich Mietrecht und Wohnraumschutz mit der Staatlichen Schlichtungsstelle für Mietstreitigkeiten (SSM) und der Staatlichen Stelle für Wohnraumschutz (SSW) angegliedert. An der SSM werden Konflikte aus Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen durch Dialog und Verhandlung gelöst. Bei der SSW werden solange die Leerwohnungsquote in Basel-Stadt 1.5% oder weniger beträgt, verschiedene Bewilligungsverfahren und eine Mietzinskontrolle durchgeführt.
Nutzen Sie Ihre Talente und Ihr Potenzial
Wir unterstützen Ihr berufliches Vorankommen mit einer Vielzahl von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten über alle Lebensphasen hinweg.
Bringen Sie Ihre Persönlichkeit ein
Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.
Arbeiten Sie im Herzen von Basel
Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
Profitieren Sie von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt
Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.
Zählen Sie auf uns, auch wenn es mal nicht rund läuft
Dank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses.
Profitieren Sie von unseren familienfreundlichen Rahmenbedingungen
Wir unterstützen Sie mit mehr Zeit für Ihre Familie und einer Unterhaltszulage zusätzlich zur Familienzulage.
Ihr Kontakt
Elena Hermann
Leiterin Mietrecht und Wohnraumschutz
Tel. +41 61 267 85 36
Vielseitig. Arbeiten für Basel-Stadt. Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie Ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!
Assistenz Abteilungsleitung Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Abteilungsleitung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits in der Staatskanzlei oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Themen und Projekte der Staatskanzlei. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit den Herausforderungen und Zielen der Abteilung auseinandergesetzt hast. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Kenntnisse aktiv! Wenn du mit bestimmten Programmen oder Tools vertraut bist, die in der Verwaltung verwendet werden, erwähne dies in Gesprächen. Das kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Abteilungsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine 3-5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Funktionen und deine IT-Kenntnisse.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Stelle bist. Gehe auf deine Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Teamfähigkeit ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung und Grammatik, insbesondere in der deutschen Sprache, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich im Voraus über die spezifischen Aufgaben der Assistenz Abteilungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Organisation, Verwaltung und im Rechnungswesen dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Dienstleistungsorientierung
Betone während des Interviews deine hohe Dienstleistungsorientierung und deine Fähigkeit, diskret und selbstständig zu arbeiten. Gib Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Loyalität und Teamfähigkeit unter Beweis stellen.
✨Hebe deine IT-Kenntnisse hervor
Da gute IT-Kenntnisse gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in diesem Bereich klar kommunizieren. Bereite dich darauf vor, konkrete Programme oder Tools zu nennen, mit denen du bereits gearbeitet hast, und wie sie dir in der Vergangenheit geholfen haben.
✨Sei bereit für Fragen zur Digitalisierung
Da das Aufgabengebiet auch Projektarbeiten im Bereich der Digitalisierung umfasst, sei bereit, über deine Erfahrungen und Ideen in diesem Bereich zu sprechen. Überlege dir, wie du zur digitalen Transformation beitragen kannst und welche innovativen Ansätze du vorschlagen würdest.
