Executive Assistant Geschäftsleitung

Sie managen das Backoffice der beiden Geschäftsführer in enger Abstimmung mit Ihrer Assistenzkollegin in Deutschland. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In- und Ausland. Da die beiden Geschäftsführer bestens vernetzt sind, haben Sie Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Im Zentrum steht die administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, ein stetiges «am Ball bleiben» sowie themen- und standortübergreifendes Mitdenken.
• Komplexe Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
• Organisation von Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen.
• Die vielfältigen Engagements vorausschauend koordinieren (Einladungen, Lunches, Dinner).
• E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
• Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe.
• Jahresplanung aller GL-/VR-Meetings; Unterstützung bei Events und Kongressen.
• Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
• Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management.
• Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
• Stellvertretung der Assistenzkollegin in Deutschland; ggf. auch gelegentlich vor Ort.
• Erledigung von Anliegen für den VR-Präsidenten, bspw. Organisation von Fahrer und Charterflügen.
• Sie bieten einfach immer unkompliziert Hand, wo dies erforderlich ist.

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten:

• Besonderes Augenmerk liegt auf Ihrer Persönlichkeit: Vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen.
• Ein Höchstmass an Professionalität und Diskretion sind ebenso Voraussetzung wie eine präzise, kollaborative Arbeitsweise.
• Reisebereitschaft im planbaren Rahmen und ein längerfristiges Engagement wird erwartet.
• Eine kaufm. Ausbildung kombiniert mit relevanter Weiterbildung bspw. FA Direktionsassistenz, Management Assistant, CAS in Digital Office Management.
• Mind. 10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe in einem international tätigen Unternehmen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent - Sie erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten; Sie finden immer den richtigen Ton, sind zugänglich und respektvoll.
• Sie können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Sie sind eine unkomplizierte Persönlichkeit, die weiss, wo sie steht - «geerdet» und resilient.
• Deutsch ist Ihre Muttersprache und Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sehr gute IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Zoom, Teams, etc.).
• Ein Höchstmass an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick: Sie sind zurückhaltend, wo angebracht und gleichzeitig ein «enabler», wenn erforderlich.
• Das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
• Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
• Sie haben Sinn für Humor, denn dieser kommt - bei aller Dynamik im Alltag - nicht zu kurz.

Worauf Sie sich freuen dürfen:

• Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit zwei sympathischen und erfahrenen Geschäftsführern, in einem dynamischen und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist.
• Die beiden Herren pflegen eine «open-door-Policy», sind umsetzungsstark und werfen sich pragmatisch die Bälle zu.
• Im Unternehmen begegnet man sich offen, kollegial und respektvoll – auch ein Grund, warum sich die Mitarbeitenden dort wohlfühlen und die Fluktuation niedrig ist.
• Ihre Arbeitsplatzumgebung ist «state-of-the-art». Sie haben ein eigenes Büro mit Seesicht, das top modern und ergonomisch ausgestattet ist und es steht ein Parkplatz zur Verfügung.
• Nicht zuletzt erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht.

Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihr Bewerbungsdossier (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise).