Executive Assistant Geschäftsleitung (per September 2025)

Sie managen das Backoffice der beiden Geschäftsführer in enger Abstimmung mit Ihrer Assistenzkollegin in Deutschland. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In- und Ausland.

Da die beiden Geschäftsführer bestens vernetzt sind, haben Sie Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Administrative Steuerung des Tagesgeschäfts
• Komplexe Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen
• Organisation von Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen
• Koordination der vielfältigen Engagements (Einladungen, Lunches, Dinner)
• E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items
• Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe
• Jahresplanung aller GL-/VR-Meetings; Unterstützung bei Events und Kongressen
• Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch
• Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management
• Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse
• Stellvertretung der Assistenzkollegin in Deutschland; ggf. auch gelegentlich vor Ort
• Erledigung von Anliegen für den VR-Präsidenten, bspw. Organisation von Fahrer und Charterflügen

Sie bieten einfach immer unkompliziert Hand, wo dies erforderlich ist.

Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten

• Vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen
• Höchstmass an Professionalität und Diskretion
• Präzise, kollaborative Arbeitsweise
• Reisebereitschaft im planbaren Rahmen und ein längerfristiges Engagement
• Kaufmännische Ausbildung kombiniert mit relevanter Weiterbildung bspw. FA Direktionsassistenz, Management Assistant, CAS in Digital Office Management
• Mind. 10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe in einem international tätigen Unternehmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Unkomplizierte Persönlichkeit, die weiss, wo sie steht - «geerdet» und resilient
• Deutsch ist Ihre Muttersprache und Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1; Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Zoom, Teams, etc.)
• Höchstmass an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick
• Offenheit und Interesse an neuen Themen und Aufgaben
• Sinn für Humor

Worauf Sie sich freuen dürfen

Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit zwei sympathischen und erfahrenen Geschäftsführern, in einem dynamischen und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist. Die beiden Herren pflegen eine «open-door-Policy», sind umsetzungsstark und werfen sich pragmatisch die Bälle zu. Im Unternehmen begegnet man sich offen, kollegial und respektvoll – auch ein Grund, warum sich die Mitarbeitenden dort wohlfühlen und die Fluktuation niedrig ist. Ihre Arbeitsplatzumgebung ist «state-of-the-art». Sie haben ein eigenes Büro mit Seesicht, das top modern und ergonomisch ausgestattet ist und es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Nicht zuletzt erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht.