Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die operative Abwicklung aller kundenrelevanten Prozesse mit hohem Qualitätsanspruch.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Operations-Team in Hamburg.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Team-Events und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachse in einem strukturierten Team mit klaren Kommunikationswegen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Customer Experience und bringe deine Ideen zur Prozessoptimierung ein.
- Qualifikationen: Erfahrung in operativen Prozessen und sicherer Umgang mit digitalen Systemen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1300 - 1800 € pro Monat.
Prozesse sauber anwenden. Operativ sorgfältig umsetzen. Qualität sichern. Als Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) bist du Teil unseres 6-köpfigen Operations-Teams und verantwortest die operative Abwicklung aller kunden- und lieferrelevanten Prozesse – präzise, strukturiert und mit hohem Qualitätsanspruch. Du richtest kunden- und abrechnungsrelevante Setups eigenständig ein, setzt Vertragsänderungen operativ um und verantwortest einen reibungslosen Ablauf unserer Fulfillment-Prozesse. Von der technischen und administrativen Einrichtung von SIM-Karten und Hardware über Versand und Retouren bis hin zur vollständigen und sauberen Dokumentation in unseren Systemen lebst du den gesamten Workflow. Dabei arbeitest du eng mit Teams wie Sales, Finance und Product zusammen und hast einen echten Einfluss auf unsere interne Qualität und Customer Experience, auch ohne direkten Kundenkontakt.
Tätigkeiten
- Strukturiertes Onboarding vor Ort: In den ersten Wochen arbeitest du 5 Tage pro Woche in unserem Hamburger Office, um interne Prozesse, Tools und Schnittstellen im Detail kennenzulernen.
- Klare Office-Präsenz im Alltag: Nach dem Onboarding bist du vorranging im Büro, da die Rolle stark von gemeinsamer operativer Zusammenarbeit lebt.
- Verantwortung für End-to-End-Fulfillment: Du übernimmst die operative Einrichtung von kunden- und abrechnungsrelevanten Setups, Vertragsänderungen, Versand, Retouren sowie Lagerprozessen rund um SIM-Karten und Hardware und bist damit verantwortlich für die gesamte Auftragsabwicklung.
- Enge Zusammenarbeit mit Schnittstellen: Du arbeitest eng mit Sales, Finance und Product zusammen, übernimmst relevante Informationen unserer Kundenverträge aus den jeweiligen Teams und stellst sicher, dass diese korrekt in die operativen Prozesse überführt werden.
- Hoher Qualitäts- und Detailanspruch: Viele Prozesse sind manuell und fehlerintolerant. Sorgfalt, Konzentration und saubere Dokumentation sind zentraler Teil deines Arbeitsalltags.
- Prozesse weiterdenken statt nur ausführen: Du hinterfragst bestehende Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und bringst pragmatische Verbesserungsvorschläge ein.
- Stabiler Arbeitsrhythmus: Hoher Fokus während der Arbeitszeit, danach ist Feierabend. Dauerhafte Erreichbarkeit ist nicht notwendig.
- Unterstützung im Office Management: Du übernimmst im Team auch klassische Office-Management-Aufgaben, z. B. rund um interne Abläufe, Geschäftsreisen oder die Organisation von Messen, und sorgst damit für einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro.
Anforderungen
Must-haves
- Erfahrung in operativen Prozessen (z. B. Fulfillment, Operations, Backoffice, Service)
- Sicherer Umgang mit digitalen Systemen (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace, sowie CRM)
- Sehr strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsvolumen
- Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Teamorientierte, klare Kommunikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
Nice-to-haves
- Erfahrung mit Logistik-, Versand- oder Zollprozessen
- Berührungspunkte mit Billing oder steuerlichen Themen
- Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
- Pragmatismus, Lernbereitschaft und Frustrationstoleranz
- Grundverständnis von Vertrags- und Abrechnungsprozessen
Team
Dein Team besteht aus drei Mitarbeiter:innen und einem Head of Operations.
Bewerbungsprozess
- Zeitnaher Rückmeldung von uns
- Käffchen mit uns ☕
- Kennenlerntag mit dem ganzen Team
Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) Arbeitgeber: WhereverSIM GmbH
Als Arbeitgeber in der zukunftsweisenden IoT-Branche bieten wir dir die Möglichkeit, aktiv an unserem internationalen Wachstum mitzuwirken und deine Fähigkeiten im Performance Marketing weiterzuentwickeln. Unsere offene und kollaborative Unternehmenskultur fördert den Austausch von Ideen und ermöglicht dir, eigenverantwortlich zu arbeiten und innovative Ansätze zu testen. Zudem profitierst du von einem dynamischen Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an der Erreichung unserer Ziele arbeitet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, uns direkt über unsere Website zu kontaktieren. Zeig uns, dass du motiviert bist und Interesse an der Position hast.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in ähnlichen Bereichen arbeiten. Vielleicht können sie dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Kennenlerngespräch vor! Informiere dich über unsere Prozesse und überlege dir, wie du deine Erfahrungen einbringen kannst. Das zeigt uns, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Sei authentisch! Zeig uns, wer du wirklich bist und was dich antreibt. Wir suchen nach Teamplayern, die sich mit unserer Mission identifizieren können. Lass uns wissen, warum du Teil unseres Teams werden möchtest!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei präzise und strukturiert:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Wir lieben es, wenn du die Informationen so aufbereitest, dass wir sofort erkennen, wie gut du zu uns passt!
Hebe deine Erfahrungen hervor:Erzähl uns von deinen bisherigen Erfahrungen in operativen Prozessen. Zeig uns, wie du mit digitalen Systemen umgehst und welche Erfolge du dabei erzielt hast. Das macht einen großen Unterschied!
Qualität zählt!:Da wir einen hohen Qualitätsanspruch haben, solltest du in deiner Bewerbung betonen, wie wichtig dir Sorgfalt und Detailgenauigkeit sind. Teile Beispiele, wo du diese Eigenschaften unter Beweis gestellt hast.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnellstmöglich erhalten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei WhereverSIM GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Prozesse
Mach dich mit den spezifischen Abläufen und Prozessen vertraut, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir, wie du diese Prozesse in der Vergangenheit erfolgreich angewendet hast und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Qualität im Fokus
Da die Rolle einen hohen Qualitätsanspruch hat, solltest du während des Interviews betonen, wie wichtig dir Sorgfalt und Genauigkeit sind. Bereite Beispiele vor, in denen du durch deine gewissenhafte Arbeitsweise positive Ergebnisse erzielt hast.
✨Teamarbeit betonen
Die enge Zusammenarbeit mit anderen Teams ist entscheidend. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Teamarbeit zu sprechen und wie du zur Verbesserung der internen Kommunikation beigetragen hast. Zeige, dass du teamorientiert bist und klare Kommunikation schätzt.
✨Optimierungspotenziale erkennen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die sich auf Prozessoptimierung beziehen. Überlege dir, welche Abläufe du in der Vergangenheit hinterfragt und verbessert hast. Das zeigt, dass du proaktiv denkst und bereit bist, zur Weiterentwicklung der Prozesse beizutragen.
