Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Unit Head bei der Verwaltung von Informationen und Koordination von Meetings.
- Unternehmen: WHO - eine Organisation, die digitale Lösungen für globale Gesundheit vorantreibt.
- Vorteile: Stabile Arbeitsumgebung mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem positiven Einfluss auf die Welt.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit der Möglichkeit, internationale Erfahrungen zu sammeln.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation der WHO und arbeite an bedeutenden Projekten.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in administrativen Positionen und gute Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 56250 - 68750 € pro Jahr.
Organizational context: Die Abteilung für Informations- und digitale Technologie (IDT) bei der WHO verwaltet und fördert das digitale Ökosystem der Organisation. Ziel ist es, die WHO durch harmonisierte, intelligente, benutzerzentrierte und sichere digitale Lösungen zu stärken und eine digital transformierte WHO zu schaffen. Zu den Kernfunktionen der Abteilung gehören Infrastruktur, Cybersicherheit, Daten- und KI-Entwicklung, Unterstützung des digitalen Arbeitsplatzes und Anwendungsmanagement.
Job purpose: Diese Rolle unterstützt den Leiter der Einheit, indem sie den Informationsfluss verwaltet, eine zeitnahe Nachverfolgung von Anfragen sicherstellt und die Kommunikation abwickelt. Der Assistent des Leiters der Einheit ist verantwortlich für die Pflege der Agenda des Leiters, die Koordination von Meetings und die Verbreitung administrativer Verfahren. Die Position umfasst auch die Verwaltung von Anfragen nach Waren und Dienstleistungen, die Koordination von Büroräumen sowie die Bereitstellung administrativer Unterstützung für Personalwesen, Beschaffung, Budget, Finanzen, Informationsmanagement und Reisevorbereitungen, um einen effizienten Betrieb sicherzustellen.
Responsibilities: Zu den Hauptaufgaben gehören die Überwachung und Kontrolle des Informationsflusses im Büro, das Screening und die Analyse von Informationen für den Leiter der Einheit sowie die Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung von Maßnahmen. Dies umfasst die Verwaltung der Korrespondenz, das Entwerfen und Finalisieren von Dokumenten sowie die Überprüfung der Genauigkeit. Die Rolle beinhaltet auch die Verwaltung von Prozessen im Personalwesen wie Vertragsabschlüssen und -verlängerungen. Darüber hinaus umfasst sie die Einleitung und Überwachung von Beschaffungsprozessen, die Verwaltung von Budget- und Finanzinformationen, die Pflege von Ablagesystemen, die Koordination von Meetings und Reisen sowie die Vorbereitung von Präsentationen. Der Stelleninhaber wird auch andere verwandte Aufgaben übernehmen, die erforderlich sind.
Education: Der Abschluss der Sekundarschulbildung oder eines gleichwertigen Abschlusses ist erforderlich. Höhere Bildungsabschlüsse von einer akkreditierten Institution werden berücksichtigt.
Work experience: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in sekretariats- oder administrativen Positionen sind erforderlich. Erfahrung innerhalb der WHO oder einer anderen UN-Agentur sowie mit Oracle-basierten ERP-Systemen ist wünschenswert.
Skills: Starke Fähigkeiten zur selbstständigen Arbeit, ausgezeichnete Organisations- und Büroverwaltungsfähigkeiten, Kenntnisse im Protokollieren und Verfassen von Sitzungsprotokollen, fundierte Kenntnisse von Büro- und Computeranwendungen, Vertrautheit mit den administrativen Regeln und Verfahren der WHO/UN, die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und unter Druck zu arbeiten, sowie Diskretion und Takt im Umgang mit sensiblen Themen und in der Interaktion mit Mitarbeitern und Partnern.
Assistant To Unit Head in Berlin Arbeitgeber: WHO
Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Fachkräfte, die sich für globale Gesundheitsverbesserung einsetzen. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und kulturelle Vielfalt fördert die WHO eine inklusive und unterstützende Unternehmenskultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fähigkeiten in einem internationalen Kontext weiterzuentwickeln. Die Position des Technical Officer bietet nicht nur die Möglichkeit, an bedeutenden globalen Initiativen mitzuwirken, sondern auch Zugang zu umfangreichen Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb einer der einflussreichsten Organisationen im Gesundheitsbereich.
