Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Empfang und unterstütze das Team im Büroalltag.
- Unternehmen: Wikimedia Deutschland – ein Ort für freies Wissen und Innovation.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein freundliches Team und die Möglichkeit, etwas zu bewirken.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Raum für persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Sei Teil einer Organisation, die den Zugang zu Wissen für alle fördert.
- Qualifikationen: Freundlichkeit, Organisationstalent und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1890 - 2310 € pro Monat.
Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die
Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit.
Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Million Artikel.
Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software, wie z.
Wikidata und setzen uns beim Zugang zu Wissen, der Öffnung von Bildung und Forschung und mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein.
- Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete
- Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) , in Teilzeit für
- 25 Wochenstunden ab
- Diese Position ist als
- Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in
Berlin angelegt.
Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office Management Teams suchen wir Sie als eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung.
In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, Sie unterstützten Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher.
Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.
- Sie sind verantwortlich für den Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen und Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr).
- Sie bereiten unsere Meetingräume vor und unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.
- Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter.
- Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang und stellen sicher, dass alles gut digitalisiert wird, und nehmen die Lieferung von Waren in unserer Geschäftsstelle in Empfang.
- Sie kümmern sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien.
Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen.
- Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten damit Entscheidungsvorlagen vor.
- Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleister*innen (wie z. B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern.
- Sie unterstützen das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z.
Vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation bei.
- Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit.
- Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.
- Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage.
- Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten an die richtige Stelle.
- Außerdem bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an Selbstorganisation mit.
- Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.
- Bitte bewerben Sie sich inkl. Motivationsschreiben bis zum 30. August 2026
(ja, wir lesen Motivationsschreiben), Lebenslauf und ggf.
Arbeitszeugnisse über unser Jobportal.
Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen.
Wir planen damit, die Erstgespräche vor Ort voraussichtlich in KW 36 und den Schnuppertag vor Ort voraussichtlich in KW 37 durchzuführen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit.
Wir werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung.
Nennen Sie uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchen Wunschnamen Sie gerne angesprochen werden möchten.
Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) Arbeitgeber: Wikimedia Deutschland
Wikimedia Deutschland e. V. ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inklusive und kollaborative Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, an bedeutenden Projekten zu arbeiten, die das Wissen weltweit zugänglicher machen. Mit einem hybriden Arbeitsmodell in Berlin fördern wir nicht nur die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter, sondern bieten auch die Chance, aktiv an der Gestaltung von Benutzererfahrungen für Millionen von Nutzern mitzuwirken. Unsere Unternehmenskultur basiert auf Gleichheit, Respekt und der Überzeugung, dass freie Bildung und Wissen für alle zugänglich sein sollten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) erhalten könntest
✨Direkt an den Wertschöpfungspunkt gehen
Schau dir direkt die Unternehmen an, bei denen du gern im Kundenservice arbeiten würdest, wie Wikimedia Deutschland. Oft haben sie auf ihren Karriereseiten aktuelle Stellenangebote und du kannst dich direkt bewerben. Das signalisiert, dass du wirklich Interesse hast!
✨Lokale Jobmessen besuchen
Nimm an Jobmessen in deiner Umgebung teil, um gezielt nach Teilzeitstellen im Kundenservice zu suchen. Hier kannst du direkt mit Recruitern sprechen, deine Fähigkeiten präsentieren und persönliche Kontakte knüpfen, die dich beiWikimedia Deutschland ins Gespräch bringen können.
✨Nutze Social Media für Sichtbarkeit
Poste deine Suche nach einer Teilzeitstelle im Kundenservice auf Plattformen wie Facebook oder Instagram. Viele Unternehmen überwachen diese Kanäle auf der Suche nach neuen Talenten, und so kannst du direkt auf dich aufmerksam machen.
✨Mach Praktika oder Volontariate
Falls du die Möglichkeit hast, nimm ein Praktikum oder ein Volontariat im Kundenservice an. Das bringt nicht nur Erfahrung, sondern macht dich auch beiWikimedia Deutschland und anderen Unternehmen attraktiver für Teilzeitstellen. Überzeuge mit deinem Engagement!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine kommunikativen Fähigkeiten!:Im Kundenservice sind gute Kommunikationsfähigkeiten das A und O. Nutze deine Bewerbung, um zu zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden interagiert hast. Hier kannst du besonders von Beispielen aus früheren Jobs oder Projekten profitieren, wo du Probleme gelöst oder Kunden begeistert hast.
Verlinke deine Erfahrungen recht kreativ!:Da du dich auf eine Teilzeitstelle bewirbst, ist es wichtig, dass du deine Flexibilität und Verfügbarkeit klar kommunizierst. Mach deutlich, an welchen Tagen und Zeiten du arbeiten kannst und wie du deine Studien- oder Freizeitaktivitäten mit der Arbeit im Kundenservice in Einklang bringen möchtest.
Zeig dein Engagement!:Vielleicht hast du in der Vergangenheit ehrenamtliche Tätigkeiten oder Praktika im Kundenservice gemacht? Wenn ja, stelle sicher, dass du diese Erfahrungen in deinem Lebenslauf hervorhebst. Das zeigt uns, dass du echtes Interesse an dieser Art von Arbeit hast und bereit bist, dich für die Bedürfnisse der Kunden einzusetzen.
Dein Anschreiben zählt!:Dein Anschreiben sollte nicht nur Standardfloskeln enthalten, sondern auch deine Motivation für diese Teilzeitstelle bei Wikimedia Deutschland darbieten. Erzähl uns, warum du besonders im Kundenservice arbeiten möchtest und was du mitbringst, um unseren Kunden die bestmögliche Erfahrung zu bieten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wikimedia Deutschland vorbereitet
✨Kundenservice-Skills zeigen
Im Interview solltest du deine kommunikativen Fähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen stark betonen. Überlege dir, wie du mit schwierigen Kunden umgegangen bist oder ein positives Erlebnis geschaffen hast. Das sind Skills, die im Kundenservice entscheidend sind!
✨Rollenspiel einplanen
Bereite dich darauf vor, dass während des Interviews Rollenspiele oder Szenarien durchgespielt werden. Sei bereit, gezielte Fragen zu beantworten, die dir in verschiedenen Situationen im Kundenservice begegnen könnten. Das hilft, deine interaktive Seite zu zeigen!
✨Flexibilität betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Überlege dir, wie du deine Arbeitszeiten anpassen kannst und sprich das im Interview aktiv an. Das zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, den Bedürfnissen von Wikimedia Deutschland entgegenzukommen.
✨Fragen zur Teamdynamik stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamdynamik bei Wikimedia Deutschland zu stellen. Erkundige dich, wie der Kundenservice organisiert ist und welche Tools oder Software ihr verwendet. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, besser einzuschätzen, ob es die richtige Umgebung für dich ist.
