Kanzleimanager / Officemanager (m/w/d)

Arbeitgeber: Winterhoff Buss Kanzlei

Arbeitsort: Aurich, Ostfriesland

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung: unbefristet

Über uns

Wir sind eine der größten und modernsten Rechtsanwaltskanzleien in Ostfriesland mit zwei Standorten, rund 15 Rechtsanwälten und einem großen Notariat. Wir arbeiten überregional, auf höchstem fachlichem Niveau, mit modernster technischer Ausstattung – einschließlich KI‑gestützter Tools – und pflegen ein professionelles, zugleich herzliches Teamklima. Zur weiteren Professionalisierung unserer Kanzleiorganisation suchen wir zur nächstmöglichen Zeit eine erfahrene Persönlichkeit als Kanzleimanager / Officemanager (m/w/d) | 30–40 Stunden/Woche.

Dies ist ausdrücklich keine Sekretariatsposition, sondern eine gehobene Management‑ und Verantwortungsfunktion mit direkter Anbindung an die Kanzleileitung.

Tätigkeiten

• Zentrales Kanzleimanagement: Operative Steuerung und organisatorische Entlastung der Partner in allen nicht‑anwaltlichen Belangen beider Standorte.
• Einkauf & Lieferantensteuerung: Vertragsmanagement, Konditionsverhandlungen, zentrale Ansprechperson für alle externen Dienstleister und Lieferanten.
• HR‑Koordination: Recruiting‑Prozesse steuern, Onboarding organisieren, Personalentwicklungsmaßnahmen begleiten.
• Event‑ & Projektmanagement: Planung und Durchführung von Kanzleiveranstaltungen, Fortbildungen sowie internen Optimierungsprojekten.
• Unterstützung Buchhaltung: Vorbereitende Buchhaltung, Schnittstelle zu Steuerberater und interner Finanzverwaltung.
• Governance & Prozessoptimierung: Abläufe dokumentieren, Qualitätsstandards entwickeln und überwachen, interne Richtlinien pflegen.
• Digitalisierung & IT‑Schnittstelle: Digitalisierungsprojekte vorantreiben, Einführung neuer Software begleiten, Ansprechpartner für IT‑Dienstleister.
• Generalist im Tagesgeschäft: Pragmatische Unterstützung überall dort, wo organisatorische Steuerung und Verantwortung gefragt sind – das „Mädchen für alles“ auf Management‑Ebene.

Kenntnisse & Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (idealerweise mit Schwerpunkt Management, Betriebswirtschaft oder Recht); Zusatzqualifikation im Kanzlei‑ oder Office‑Management von Vorteil.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung – idealerweise im Umfeld einer Rechtsanwalts‑, Notariats‑, Steuerberatungs‑ oder Wirtschaftsprüfungskanzlei oder vergleichbarer professioneller Dienstleistungsorganisationen.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Vertrauenswürdigkeit und absolute Diskretion.
• Unternehmerisch‑wirtschaftliches Denken, hohe Eigenverantwortung und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Souveräner, wertschätzender Umgang mit Kolleginnen und Kollegen aller Ebenen sowie externen Partnern.
• Hohe IT‑Affinität und routinierter Umgang mit modernen Software‑ und KI‑Tools; Erfahrung mit Kanzlei‑ oder Notariatssoftware wünschenswert.
• Freude daran, Dinge „anzupacken“, Prozesse zu verbessern und als zentrale Schaltstelle Verantwortung zu übernehmen.

Arbeitszeiten & Arbeitszeitrahmen

• Wochenstunden: 30–40 Stunden (Teil‑ oder Vollzeit nach Vereinbarung).
• Flexibler Arbeitszeitrahmen: Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Gleitzeitmodell; Arbeitsbeginn und ‑ende können flexibel um bis zu eine Stunde verschoben werden (Kernarbeitszeit‑Modell). Für diese Position gilt: Sie arbeiten eigenverantwortlich und gestalten Ihren Arbeitsalltag weitgehend selbst.
• Überstundenregelung: Anfallende Überstunden können nach Abstimmung flexibel durch Freizeitausgleich kompensiert werden.

Homeoffice‑Möglichkeiten

Die Position erfordert grundsätzlich Präsenz vor Ort, da Sie als zentrale Ansprechperson für Team, Partner und Dienstleister agieren. Die IT‑Infrastruktur ermöglicht jedoch vollwertiges mobiles Arbeiten – ein fester Homeoffice Tag pro Woche ist nach Absprache möglich.

Benefits

• Überdurchschnittliche Vergütung: abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
• Kostenloser Parkplatz direkt an der Kanzlei.
• Monatliche Sachbezugskarte (Givve Card, 50 EUR/Monat steuerfrei).
• Regelmäßige Team‑Events (nahezu monatlich: Grillen, Wattwanderung, WM‑/EM‑Feiern, Weihnachtsfeier u.v.m.).
• Modernste Arbeitsumgebung: aktuelle Hard‑ und Software, KI‑gestützte Tools, digitale Workflows auf höchstem Niveau.
• Gestaltungsspielraum: Direkter Einfluss auf die Weiterentwicklung einer wachsenden Kanzlei.
• Kollegiales Teamklima mit kurzen Entscheidungswegen und wertschätzendem Miteinander.
• Langfristige Perspektive in einer der führenden Kanzleien Ostfrieslands.

Bewerbungsmöglichkeiten

Sie erkennen sich in dieser Beschreibung wieder und möchten eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem modernen, ambitionierten Team übernehmen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit:

• Lebenslauf
• relevanten Zeugnissen/Referenzen
• Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins
• Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen per E‑Mail an: Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.