Management Assistant

Über uns

WINTIPAK ist ein globales Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, Deutschland, Italien und China. Wir sind ein führender Anbieter von aseptischen Kartonverpackungen für flüssige Lebensmittel und bieten ein dynamisches Arbeitsumfeld.

Ihre Rolle

Als Management Assistant & Executive Support berichten Sie direkt an den Chief People Officer und unterstützen die HR-Operationen, das Recruiting, das Büromanagement, die exekutive Koordination und die interne Kommunikation. Sie fungieren als vertrauenswürdiger und hochprofessioneller Ansprechpartner für Mitarbeiter, Manager, Kandidaten und externe Partner.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem Chief People Officer zusammen und unterstützen, wo erforderlich, den CEO und das C-Level-Management in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.

• HR-Administration & Recruiting
• Agieren Sie als erster Ansprechpartner für HR-bezogene Fragen und gewährleisten Sie eine professionelle, lösungsorientierte Kommunikation.
• Pflegen Sie die Mitarbeiterstammdaten und unterstützen Sie das HR-Dokumentenmanagement in SAP SuccessFactors, einschließlich Eintritte, Austritte, Verträge und Zertifikate.
• Unterstützen Sie den Recruiting-Prozess von Anfang bis Ende, einschließlich Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, Interviewkoordination, Kandidatenkommunikation und Angebotsdokumenten.
• Koordinieren Sie Onboarding und Offboarding, einschließlich Checklisten, IT- und Zugangskoordination sowie Willkommensarrangements.
• Unterstützen Sie das Zeitmanagement, Abwesenheiten und Zertifikate und fungieren Sie als Schnittstelle zu Payroll, Finanzen und externen Lohnanbietern.
• Tragen Sie zu internationalen HR-Projekten, HRIS-Implementierungsaktivitäten, Initiativen zur Arbeitgebermarke, Richtlinienumsetzungen und kontinuierlichen Prozessverbesserungen bei.
• Nutzen Sie digitale und KI-unterstützte Tools verantwortungsbewusst, um die administrative Effizienz, Dokumentationsstandards und Workflow-Koordination zu verbessern.

• Executive Support & Interne Kommunikation
• Unterstützen Sie den Chief People Officer bei täglichen Geschäftsaktivitäten, Projektkoordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings.
• Stellen Sie organisatorische und administrative Unterstützung für den CEO und das C-Level-Management bereit, wo erforderlich.
• Bereiten Sie Präsentationen, Meetingmaterialien, Entscheidungspapiere und Nachverfolgedokumentationen strukturiert und professionell vor.
• Unterstützen Sie die interne Kommunikation, Management-Updates und Mitarbeiterinformationen klar, respektvoll und ansprechend im Einklang mit dem Wintipak-Spirit.
• Interagieren Sie selbstbewusst mit dem C-Level-Management, Managern, internationalen Teams und externen Partnern, während Sie HR mit Professionalität, Diskretion und starker Kundenorientierung vertreten.
• Demonstrieren Sie hervorragende Nachverfolgbarkeit, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.

• Büromanagement & Administration
• Unterstützen Sie reibungslose tägliche Büroabläufe, einschließlich Empfang, Postbearbeitung, Koordination von Besprechungsräumen und Gästemanagement.
• Verwalten Sie Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien und Lieferantenkoordination kostenbewusst.
• Unterstützen Sie die Organisation interner Veranstaltungen, Workshops, Team-Offsites und Management-Meetings.
• Helfen Sie bei der Planung von Geschäftsreisen, Buchungen und der Vorbereitung von Ausgaben gemäß den Reiserrichtlinien.
• Überprüfen und verarbeiten Sie eingehende Rechnungen und unterstützen Sie die Verwaltung von Ausgaben und Kreditkarten.
• Stellen Sie sicher, dass Aufgaben mit Genauigkeit, Verantwortung, Pünktlichkeit und einem starken Sinn für Eigenverantwortung erledigt werden.

Ihr Profil

• Erfahrung in einer Assistenz-, HR-, Büromanagement- oder vergleichbaren administrativen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Hochgradig strukturiert, gewissenhaft, zuverlässig und diskret mit einem klaren Überblick über mehrere Prioritäten.
• Demonstriert Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein, Detailgenauigkeit und ein starkes Engagement für Qualität.
• Positive Energie, Resilienz, eine proaktive, praktische Denkweise und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten.
• Serviceorientiert, kooperativ und selbstbewusst im Umgang mit Mitarbeitern, Management, HR, Finanzen und externen Partnern.
• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und zum Abschluss zu bringen.
• Fließend in Deutsch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.
• Sicher im Umgang mit MS Office; Erfahrung mit SAP SuccessFactors oder ähnlichen HR-Systemen ist von Vorteil.
• Digitale Affinität und Kompetenz im verantwortungsvollen und effizienten Umgang mit KI-unterstützten Tools.
• Handelt mit Integrität, Professionalität und gesundem Urteilsvermögen, insbesondere beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Bringt eine positive Einstellung, emotionale Reife und Motivation mit, um HR professionell und ansprechend zu vertreten.

Was Sie erwarten können

• Eine abwechslungsreiche und vertrauensvolle Rolle nahe dem Management mit direktem Einblick in internationale HR-, Geschäfts- und Führungsthemen.
• Ein Umfeld, in dem Sie Verantwortung übernehmen, Ideen einbringen und aktiv Prozesse und Verbesserungen gestalten können.
• Ein internationales Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen, dynamischen Geschäftsthemen und spannenden Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein Team, das Zuverlässigkeit, Zusammenarbeit, Offenheit, Verantwortung und eine starke Kundenorientierung schätzt.

Recruiting Kontakt: Julia Schüller