Auf einen Blick
- Aufgaben: Erledige Sekretariatsaufgaben und koordiniere Termine für die Amtsleitung.
- Unternehmen: Vielfältiger Arbeitgeber in Freiburg, der für das Gemeinwohl arbeitet.
- Vorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, gute Bezahlung, JobTicket und viele Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Betriebliches Gesundheitsmanagement und zahlreiche Angebote für Deine persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft Freiburgs und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir lieben Freiburg.
Wir leben Vielfalt.
Auch als Arbeitgeberin.
Deshalb freuen wir uns auf Bewerbungen aller, die für ihr Thema brennen und unsere Stadt weiterbringen wollen.
Alle Menschen mit unterschiedlicher Herkunft, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Alter, Hautfarbe, Religion oder sexueller Orientierung sind bei uns willkommen.
- Deine Aufgaben
- Du erledigst alle anfallenden Sekretariatsaufgaben, koordinierst Termine sowie Telefonate, stimmst Terminanfragen ab, steuerst die Vorbereitung von Terminen und stellst relevante Unterlagen für Termine zusammen.
- Du erstellst Auftragslisten und überwachst Fristen.
- Du behältst alles im Blick, verwaltest die Korrespondenz und Telefonate des Amtes.
Dabei bist Du routiniert in der Beantwortung der Anliegen der Anrufer*innen und steuerst diese zielorientiert.
- Du erstellst Briefentwürfe, Präsentationen und Tabellen für die Amtsleitung.
- Du aktualisierst die Homepage des Amtes.
- Das bringst Du mit
- Du verfügst über eine der folgenden Qualifikationen
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich,
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts-, Notar- oder Steuerfachangestellte*r,
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung oder die Angestelltenprüfung I,
- eine mindestens einjährige abgeschlossene (Schul-) Ausbildung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Managementassistenz oder
- ein abgeschlossenes Studium.
- Im Idealfall bringst Du bereits Berufserfahrung im Sekretariats- oder Managementassistenzbereich mit.
- Du arbeitest strukturiert und organisiert, bist zuverlässig in Deiner Aufgabenerledigung und hast eine hohe Serviceorientierung.
- Du bringst idealerweise fundierte EDV-Kenntnisse insbesondere in den MS-Office Programmen mit.
- Du überzeugst durch Dein Organisationstalent und Deine Kommunikationsfähigkeit, verfügst über eine sicherere sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit und ein sicheres Auftreten.
- Das bieten wir Dir
- Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit mit Bezahlung bis Entgeltgruppe 8 TVöD, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.
- Eine eigenständige, abwechslungsreiche Tätigkeit.
- Mit unseren rund 4.500 Kolleg*innen arbeiten wir fürs Gemeinwohl und bieten einen sicheren Arbeitsplatz.
- Viele Entwicklungsmöglichkeiten bieten Dir unser Fortbildungsprogramm und unsere internen Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten.
- Mit einem hohen Zuschuss zum Job Ticket bzw. Deutschlandticket entlasten wir Dein Konto und schützen gemeinsam das Klima.
- Hansefit (für aktuell 37 €/Monat) sorgt für mehr Bewegung und (D)einen Ausgleich im Alltag.
- Job Rad ermöglicht Dir mit Deinem Wunsch-Fahrrad bequem und klimafreundlich an Deinen Arbeitsplatz zu kommen.
- Jede Menge Kolleg*innen stehen für Dich, Deine Fragen und Anliegen bereit: Unser Betrieblicher Sozialdienst, unsere Betriebsärzt*innen, die Schwerbehindertenvertretung, der Personalrat, die Stelle für Inklusion und Gesundheit sowie die Beauftragte für Menschen mit Behinderung, die Frauenbeauftragte, das Gender&Diversity-Team, das Seniorenbüro mit Pflegestützpunkt, unser Arbeitsschutz, …
- Und unser Betriebliches Gesundheitsmanagement bietet Dir viele verschiedene Bewegungs- und Workshop-Angebote
Noch offene Fragen? Amtsleiterin Christa Zink, 0761/ , beantwortet sie Dir gerne!
Bewirb Dich online bis zum
(Kennziffer E2579).
#J-18808-Ljbffr
Sekretär*in der Amtsleitung Arbeitgeber: Wir lieben Freiburg
Die Stadt Freiburg ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Vielfalt und Inklusion lebt. Mit unbefristeten Vollzeitstellen, flexiblen Arbeitszeiten und einem engagierten Team bietet die Stadt nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten durch Fortbildungsprogramme und interne Karrierechancen. Zudem sorgt ein modernes Arbeitsumfeld und attraktive Zusatzleistungen wie JobRad und Hansefit für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretär*in der Amtsleitung erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Wir lieben Freiburg
Wenn du auf der Website von Wir lieben Freiburg stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär*in der Amtsleitung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Wir lieben Freiburg erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wir lieben Freiburg vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
