Operative Assistenz der Geschäftsführung & Projektkoordination (m/w/d) in Wehrheim

Ich suche die Person hinter diesem Satz. Direkt an meiner Seite. Mitten in WIRKUNG live.

📍 2–3 Tage pro Woche in Wehrheim · etwa 2–4 Tage pro Monat auf Events

Ich bin Ben, Geschäftsführer der WIRKUNG live GmbH. Wir sorgen mit Veranstaltungstechnik, Erfahrung und einem starken Team dafür, dass aus Ideen echte Live-Erlebnisse werden. Was unsere Kunden und ihre Gäste auf Veranstaltungen erleben, entsteht nicht erst beim Einschalten der Technik. Dahinter stehen Gespräche, Angebote, Planung, Abstimmungen und Menschen, die Verantwortung übernehmen. Genau so einen Menschen suche ich. Als meine rechte Hand in der Geschäftsführung und als Teil unseres Teams.

Bei mir laufen viele Themen zusammen: Kundenprojekte, Vertrieb, Veranstaltungen, digitale Lösungen und die Weiterentwicklung unserer Abläufe. Ich brauche jemanden, der diese Themen mit mir sortiert, nächste Schritte erkennt und die Umsetzung in die Hand nimmt. Nicht nur Termine eintragen, sondern dafür sorgen, dass ein Gespräch vorbereitet ist. Nicht nur eine Anfrage weiterleiten, sondern nachhalten, ob sie geklärt wurde. Nicht nur eine Idee aufschreiben, sondern mit überlegen, wie daraus etwas wird. Ich möchte ein Thema mit dir besprechen können und danach wissen: Es ist in guten Händen.

Du musst dafür nicht schon alles können. Aber du solltest gern organisieren, mit Menschen arbeiten, dich in neue Themen hineindenken und Dinge zu Ende bringen.

Womit du deinen Tag verbringst? Nicht jeden Tag mit dem Gleichen. Du organisierst meine Live-Regie-Einsätze. Während ich mich auf die Inhalte und die Regie konzentriere, hältst du die organisatorische Vorbereitung zusammen. Du stimmst dich mit Kunden ab, koordinierst Termine, sammelst Informationen und Unterlagen und behältst offene Fragen im Blick. Was fehlt noch? Wer muss etwas liefern? Was braucht eine Entscheidung von mir? Du sorgst dafür, dass wir vorbereitet in die Veranstaltung gehen. Du musst nicht selbst Regie führen – aber du schaffst mit die Voraussetzungen dafür, dass ich es gut machen kann.

Du koordinierst Projekte mit Eventtechnik, Regie, LED-Armbändern usw. Von der ersten Anfrage bis zur Veranstaltung bringst du Kundenwünsche und Umsetzung zusammen. Du klärst Anforderungen, bereitest Angebote vor und stimmst die nächsten Schritte mit unserem Team ab. Du behältst Termine, Zuständigkeiten und Absprachen im Blick und bist für unsere Kunden eine verlässliche Ansprechperson. Wenn Informationen fehlen oder sich etwas verändert, gehst du dem nach – damit aus einer Idee ein gemeinsamer Moment für Tausende Menschen werden kann.

Du begleitest Einlassmanagement-Projekte mit unseren Kunden. Wie kommen die Gäste zur Veranstaltung? Welche Tickets und Zugangsberechtigungen werden benötigt? Welche Abläufe müssen vorab eingerichtet und getestet werden? Du nimmst Anforderungen auf, koordinierst die Vorbereitung und sorgst dafür, dass Kunden und Umsetzungsteam denselben Stand haben. Du hältst offene Punkte nach, prüfst Abläufe mit und unterstützt bei ausgewählten Veranstaltungen vor Ort. Dabei musst du nicht jede technische Frage selbst beantworten können. Wichtig ist, dass du sie erkennst und mit den richtigen Menschen klärst.

Du bringst KI-Software bei uns in die Anwendung. Du testest neue Werkzeuge und schaust gemeinsam mit uns, wo sie im Arbeitsalltag wirklich helfen: bei der Vorbereitung von Unterlagen, in der Kommunikation, bei wiederkehrenden Aufgaben oder in unseren internen Abläufen. Du probierst konkrete Anwendungen aus, dokumentierst verständlich, wie sie funktionieren, und begleitest die Einführung im Team. Du holst Rückmeldungen ein und bleibst auch nach dem ersten Test dran. Ein neues Tool ist für uns nicht dann erfolgreich eingeführt, wenn alle einen Zugang haben. Sondern wenn es sinnvoll genutzt wird.

Du unterstützt den Vertrieb unserer Online-Software "Venue-Packages" für Hotels und Eventlocations. Du vereinbarst Vertriebsmeetings, bereitest Gespräche und Präsentationen vor und sorgst dafür, dass danach der nächste Schritt passiert. Du hältst Kontakt, beantwortest Fragen im Rahmen deines Wissens und holst für alles Weitere die richtigen Ansprechpartner dazu. Mit der Zeit arbeitest du dich so in unsere Lösungen ein, dass du sie verständlich erklären und nach der Einarbeitung auch selbst vorstellen kannst. Dabei geht es nicht darum, möglichst viel zu reden. Sondern zu verstehen, was ein Hotel oder eine Eventlocation braucht.

Und du hältst die vielen Dinge zusammen, die im Alltag dazugehören. Du erstellst Angebote selbstständig auf Basis unserer Leistungen und Preise. Du vereinbarst Termine, pflegst Kundenkontakte und bleibst an Rückmeldungen dran. Du bereitest Präsentationen und Gesprächsunterlagen vor – nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich. Du testest und pflegst Systeme, hältst Kunden- und Projektdaten aktuell und sorgst dafür, dass Absprachen nicht zwischen E-Mail, Telefonat und Notizzettel verloren gehen. Mal ist das ein größeres Projekt. Mal eine kleine Rückfrage, ohne die drei andere Menschen nicht weiterkommen.

Was mir wichtiger ist als dein bisheriger Jobtitel. Vielleicht kommst du aus der Assistenz, der Projektkoordination, dem Vertrieb, der Hotellerie oder der Eventbranche. Vielleicht hast du bisher etwas anderes gemacht, aber genau diese Mischung liegt dir. Vielleicht bist du Berufseinsteiger und hast aber schon Jahre Erfahrung in einem relevanten Bereich. Entscheidend ist für mich, wie du arbeitest. Du übernimmst Aufgaben und bleibst verantwortlich dran. Du fragst nach, wenn etwas unklar ist, und meldest dich rechtzeitig, wenn ein Termin nicht zu halten ist. Du kannst mehrere Themen sortieren, ohne jedes davon sofort erledigen zu müssen. Und wichtig: Du bist strukturiert.

Mit Kunden kommunizierst du freundlich, klar und verbindlich – am Telefon, im persönlichen Gespräch und schriftlich auf Deutsch und Englisch. Du traust dich, nachzufassen, und kannst genauso gut zuhören. Ein solides IT-Grundverständnis brauchst du. Mit E-Mails, Tabellen und Präsentationen gehst du sicher um. In neue Systeme arbeitest du dich gern ein. Interesse an KI ist wichtig; erste praktische Erfahrung ist willkommen. Programmieren musst du nicht können. Weil du direkt mit mir als Geschäftsführer arbeitest, gehören auch Diskretion, Sorgfalt und ein verantwortungsvoller Umgang mit Informationen dazu. Und wenn sich vor einem Event etwas ändert, suchst du mit uns nach einer Lösung. Du musst dafür weder alles wissen noch alles allein schaffen.

Was du von mir und WIRKUNG live erwarten kannst. Du arbeitest direkt mit mir zusammen und bist gleichzeitig Teil unseres Teams. Du bekommst Einblick in Kundenprojekte, Entscheidungen und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Deine Arbeit hat sichtbare Ergebnisse: ein gut vorbereitetes Gespräch, ein gewonnenes Projekt, ein funktionierender Ablauf oder eine Veranstaltung, bei der alles zusammenpasst. Du bekommst Einarbeitung, Kontext und Ansprechpartner. Wir klären gemeinsam, was Priorität hat, wo du selbst entscheiden kannst und wann wir uns abstimmen müssen. Mit deiner Erfahrung wächst auch dein Verantwortungsbereich.

Ich wünsche mir ausdrücklich jemanden, der mitdenkt und widerspricht. Der sagt: „Ben, das ist noch nicht klar genug.“ Oder: „Das können wir einfacher lösen.“ Du sollst mir den Rücken freihalten – und dafür selbst Rückhalt bekommen.

So arbeiten wir zusammen. Für unsere Zusammenarbeit bist du an zwei bis drei Tagen pro Woche in Wehrheim. Dazu gehören etwa zwei bis vier Veranstaltungstage pro Monat. Persönlicher Austausch und die Unterstützung auf Events sind feste Bestandteile der Rolle. Die Position passt deshalb zu jemandem, der sowohl konzentriert am Schreibtisch arbeiten als auch vor Ort mit Kunden und unserem Team unterwegs sein möchte.

Wochenstunden: 24-40 Regelung für die übrigen Arbeitstage: Mobile Office Start: flexibel Gehaltsrahmen: 3.200-4.000 (Vollzeitequivalent)

Erzähl mir von etwas, das durch dich vorangekommen ist. Ein austauschbares Anschreiben brauche ich nicht. Schick mir ein paar Zeilen über dich und deinen bisherigen Weg. Mich interessiert besonders ein konkretes Beispiel: Welches Thema hast du selbstständig übernommen, wie bist du vorgegangen und was ist daraus geworden? Erzähl mir außerdem, mit welchen digitalen oder KI-Werkzeugen du bereits arbeitest, welchen Stundenumfang du suchst und wann du starten könntest. Deinen Lebenslauf mit Erfahrungen bitte mitschicken. Außerdem: Warum Du richtig für die Rolle bist. Ich suche niemanden, der genauso arbeitet wie ich. Ich suche jemanden, der mich ergänzt – und mit uns bei WIRKUNG live Dinge voranbringt.