Organisationstalent für FrontOffice & Sekretariat (m/w/d) – Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement in Datteln

Bist du der Mensch, bei dem die Fäden zusammenlaufen – und der trotzdem die Ruhe behält, wenn drei Dinge gleichzeitig passieren? Hast du ein Auge dafür, dass sich Gäste willkommen fühlen, Rechnungen nicht liegen bleiben und die Geschäftsführung morgens weiß, was heute ansteht? Dann bist du bei uns richtig: Willkommen bei Deutschlands meist ausgezeichnetem Direktmailing-Spezialisten!

Wir sind ein Familienunternehmen in fünfter Generation mit offenen Türen – auch die der Geschäftsführung. Wir arbeiten nach Lean-Prinzipien: Probleme werden nicht weggeschoben, sondern gemeinsam gelöst, und wer eine bessere Idee hat, wird gehört. Unsere langjährige Kollegin im Sekretariat geht in den Ruhestand. Wir suchen jemanden, der unser Sekretariat und den Empfang als Schaltzentrale versteht – und Lust hat, sie mit modernen Werkzeugen und eigenen Ideen weiterzuentwickeln.

Die erste Stimme und das erste Gesicht des Hauses: Du empfängst Kunden, Lieferanten und Gäste, kümmerst dich um Besprechungsräume und Bewirtung und sorgst dafür, dass sich jeder bei uns willkommen fühlt.

• Drehscheibe für Kommunikation: Du steuerst unser zentrales Postfach und den Posteingang, sortierst, priorisierst und leitest weiter – digital und analog.
• Rückenfreiheit für die Geschäftsführung: Du hältst Termine, Korrespondenz und Unterlagen im Griff, bereitest Meetings vor und behältst den Überblick, wenn es hektisch wird.
• Rechnungseingang digital im Griff: Du erfasst und prüfst eingehende Rechnungen und gibst sie sauber an die Buchhaltung weiter – ein wichtiges Glied in unserem Freigabeprozess.
• Reisen und Termine, die einfach funktionieren: Du organisierst Hotelbuchungen, Fahrten und Besuchstermine für Außendienst und Geschäftsführung.
• Präsentationen mit Feinschliff: Du passt Kundenpräsentationen und interne Unterlagen in PowerPoint an und sorgst für einen einheitlichen, professionellen Auftritt.
• Modern arbeiten: Dein Werkzeugkasten ist Microsoft 365 – Teams, Outlook, SharePoint & Co.

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar. Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint). Freundliches, verbindliches Auftreten am Empfang und am Telefon. Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Berufserfahrung im Sekretariat oder Empfang ist von Vorteil, aber kein Muss.

Gestaltungsspielraum: Keine starren Strukturen, kurze Entscheidungswege und viel Raum für eigene Ideen – du organisierst unser Sekretariat so, wie es für dich und das Team am besten funktioniert. Vertrauensvolle Atmosphäre: Familienunternehmen in fünfter Generation mit flachen Hierarchien und Open-Door-Policy. Einer für alle: Im Team zu arbeiten heißt, im direkten Austausch voneinander zu lernen – und wir arbeiten nach Lean-Prinzipien: Verbesserungen kommen von den Menschen, die die Arbeit machen.

Flexibel planbar: 30–40 Stunden pro Woche, Arbeitszeit nach Absprache gestaltbar. All-In Vergünstigungen: Profitiere von attraktiven Angeboten und unserem E-Bike-JobRAD. Spannende Firmenevents: Erlebe großartige Weihnachtsfeiern, Sommerpartys, Familienfeste u.v.m. Wohlfühlfaktor: Dein Team führt dich die ersten Tage durch unser praxisorientiertes Onboarding – und deine Vorgängerin übergibt dir persönlich, bevor sie in den Ruhestand geht. Keep growing: Nutze unsere Weiterbildungsmöglichkeiten über diverse Trainingsplattformen – von Microsoft 365 bis zu KI-Tools im Büroalltag.