Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung - Festanstellung

Willkommen bei der WISAG … einem der führenden Dienstleistungsunternehmen in Deutschland für die Bereiche: Aviation, Facility und Industrie. Mehr als 50.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Tag für Tag bei uns im Einsatz. Unsere Spezialisten der WISAG Gebäude- und Industrieservice bieten umfangreiche Dienstleistungen – vom Anlagenbau über Instandhaltung bis hin zum Facility-Management in der Industrie. Mit dem Schwerpunkt Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik setzen wir Maßstäbe durch Qualität und das Fachwissen unserer rund 1.800 Kolleginnen und Kollegen.

Ihre Aufgaben bei uns:

• Sie sind die rechte Hand unseres Geschäftsführers und machen ihn durch Ihr Organisationstalent effizienter.
• Als Sprachrohr der Geschäftsführung nehmen Sie regelmäßig an verschiedenen Besprechungen teil, bereiten diese vor und nach und sorgen dafür, dass alle Themen unternehmensintern bearbeitet werden.
• Die Planung von Events – von der Realisierungsplanung bis zur Hotel- und Reisebuchung – liegen in Ihrer Hand.
• Sie entscheiden, was Sie selbst machen und wofür Sie interne und externe Unterstützung in Anspruch nehmen.
• Als eine der ersten Ansprechpersonen für interne und externe Anliegen sind Sie die Visitenkarte unseres Unternehmens und fungieren als zentrale Schnittstelle für Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter.
• Sie bereiten Geschäftsführungstermine fachlich und organisatorisch vor und nach. Insbesondere führen Sie Protokoll, halten eine verbindliche Wiedervorlage und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
• Sie managen das Office effizient, priorisieren Aufgaben und behalten den Überblick über alle Termine.
• Zudem übernehmen Sie Recherchetätigkeiten und unterstützen bei der Vorbereitung von Korrespondenz und Dokumenten für die Geschäftsführung.
• Sie haben ein Händchen für PowerPoint und schaffen es, unser Unternehmen und unsere Produkte perfekt virtuell zu präsentieren.
• Sie koordinieren und organisieren Geschäftsreisen und rechnen diese ab.
• Sie archivieren zeitnah wichtige Dokumente und treiben den Prozess der Digitalisierung voran.

Damit begeistern Sie uns:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und im besten Fall ein Studium absolviert.
• Relevante Berufserfahrung in einer Assistenzstelle oder Büroleitung haben Sie bereits gesammelt.
• Ihre Fähigkeit, Themen zu priorisieren und sich entsprechend zu organisieren, ist ausgezeichnet. Qualität steht bei Ihnen immer vor Quantität, und Sie legen Wert auf Flexibilität und Timing.
• Mit Ihrer Kommunikationsstärke platzieren Sie Themen selbstbewusst.
• Sie sind social-media-affin und haben ein gutes Gespür für Marketing. Ihr Kreativpotential möchten Sie gerne bei uns entfalten.
• In den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint, sind Sie fit und eigenständige Datenaufbereitung ist für Sie selbstverständlich.
• Ihre Deutschkenntnisse sind perfekt in Wort und Schrift. Sie formulieren präzise und haben Freude daran, Schriftstücke zu verfassen.
• Sie weisen mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Referentenbereich vor, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und halten sich kontinuierlich auf dem neuesten Stand.
• Zu Ihren Stärken zählen Umsicht, Organisationsgeschick, Kreativität und Belastbarkeit.
• Sie arbeiten immer zuverlässig, transparent und eigenverantwortlich und behandeln alle Vorgänge mit der notwendigen Diskretion.
• Ein freundliches, aufgeschlossenes und repräsentatives Auftreten rundet Ihr Profil ab.

Dafür bieten wir Ihnen:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Vertrauen in Ihre Fähigkeiten sowie eigenverantwortliches Arbeiten.
• Attraktives Gehalt.
• Eine strukturierte Einarbeitung.
• Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. über unsere hauseigene Akademie.
• Ein kollegiales Team, das sich auf Sie freut.
• Leckeren Kaffee sowie Erfrischungsgetränke.
• Firmeneigenes soziales Netzwerk zum Austausch mit Kollegen.
• Wir unterstützen Ihre Kinder und Enkelkinder! Profitieren Sie vom attraktiven Förderprogramm unserer KiWIS Stiftung – z. B. für Nachhilfe, Musikerziehung und spannende Freizeitangebote.

Wir haben Sie überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Die WISAG ist Unterzeichner der „Charta der Vielfalt“ und fördert alle Mitarbeiter*innen mit ihren vielfältigen Fähigkeiten und Talenten wertschätzend und vorurteilsfrei. Alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität – werden begrüßt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht. Wir berücksichtigen Schwerbehinderte entsprechend den Vorgaben des SGB IX und der betrieblichen Integrationsvereinbarung. Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.