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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei organisatorischen Aufgaben und Koordination von Terminen.
- Arbeitgeber: Darmstadt ist eine dynamische Stadt, die Wissenschaft, Kunst und Kultur vereint.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, bis zu 50% mobiles Arbeiten und Fortbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Mobilität der Zukunft mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Verwaltungsausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Teilzeitstelle mit einem Gehalt von 1.521,02 € bis 1.854,01 €.
Darmstadt steht für Wissenschaft und Forschung, für Kunst, Kultur und Jugendstil. Seit 1998 ist die Wissenschaftsstadt eine Stadt der Zuwanderer: Die Zahl der Einwohnerinnen und Einwohner hat seitdem stetig zugenommen. Zum 31. Dezember 2014 gab es in Darmstadt 154.002 Einwohner, Tendenz steigend.
Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig! Zur Unterstützung unseres Teams mit zurzeit 35 Mitarbeiter/innen bieten wir Ihnen folgende Stelle:
- Status Tarifbeschäftigte/r
- Eintritt sofort
- Dauer unbefristet
- Arbeitszeit Teilzeit (19,5 Std./Wo.)
- Bezahlung EG 6 TVöD (Brutto-)Gehalt 1.521,02 € bis 1.854,01 € (je nach Berufserfahrung)
- Monatsgehälter 12,7951 (inkl. Jahressonderzahlung)
- Bewerbungsfrist 20. Juni 2025, Kennziffer 2/141 (bitte angeben)
Assistenz der Abteilungsleitung Mobilität (Vorzimmertätigkeiten):
- Koordinierung und Vorbereitung der Termine der Abteilungsleitung und der Sachgebietsleiter/innen
- Organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
- Zentrale Annahme von Telefongesprächen und Vermittlung für die Abteilung Mobilität und die Sachgebiete mit Erteilung von Auskünften
- Bearbeitung von Postein- und -ausgang (auch elektronisch) für die Abteilung
- Koordinierung und Überwachung der direkten Bürgeranfragen sowie politische Anfragen, Aufträgen und Presseanfragen der gesamten Abteilung
- Erstellung von Magistratsvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen nach Vorgaben
- Erledigung von Korrespondenz überwiegend mit Ämtern und Bürgerinnen und Bürgern sowie Besprechungsprotokollen, auch redaktionelle Änderungen der von den Mitarbeiter/innen erfassten Texte
- Erstellung von abteilungsspezifischen Formularen und Vorlagen sowie deren Aktualisierung unter Beachtung des grafischen Konzeptes
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2)
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit
- Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern
- Bildschirmtauglichkeit
Wünschenswert darüber hinaus sind:
- Fundierte Kenntnisse in GroupWise und Typo 3
- Berufserfahrung
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Entwicklung und Einführung neuer Strukturen und Möglichkeiten
- Innovatives Denken
- Kooperativer Führungsstil
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeit bis zu 50% mobile Arbeitsformen
- Fortbildungen
Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 8, 64295 Darmstadt
Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Mobilität beim Mobilitäts- und Tiefbauamt Arbeitgeber: Wissenschaftsstadt Darmstadt
Kontaktperson:
Wissenschaftsstadt Darmstadt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Mobilität beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Abteilung Mobilität und deren aktuelle Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast, die die Abteilung beschäftigen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Abteilung. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Tipps für das Vorstellungsgespräch.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für Verwaltungspositionen gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere dich im Gespräch als teamorientierte Person. Betone deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und wie du zur positiven Teamdynamik beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Mobilität beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben. Notiere dir, welche Fähigkeiten und Erfahrungen du mitbringst, die zu den Anforderungen passen.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Gehe darauf ein, warum du gut ins Team der Abteilung Mobilität passt.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, insbesondere deine Verwaltungsausbildung und MS-Office-Kenntnisse.
Dokumente überprüfen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Anschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wissenschaftsstadt Darmstadt vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Verwaltungsmitarbeiter/in im Vorzimmer der Abteilungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da fundierte MS-Office-Kenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du Word, Excel und PowerPoint in der Vergangenheit effektiv genutzt hast. Zeige, dass du sicher im Umgang mit diesen Programmen bist.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sind wichtig für diese Position. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem du klar und präzise antwortest und eventuell auch ein Beispiel für eine gelungene Korrespondenz gibst.
✨Teamfähigkeit und Engagement zeigen
Die Stelle erfordert Teamfähigkeit und persönliches Engagement. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu teilen, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und dein Engagement für die Arbeit im Team verdeutlichen.