Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Ansprechperson für Gäste und koordiniere Veranstaltungen im NXTSpace.
- Unternehmen: Wissensstadt Heilbronn gGmbH – ein innovativer Bildungscampus.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, faire Vergütung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und ein offenes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Wissenschaftsstandort und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Empfangs- und Eventbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die Wissensstadt Heilbronn gGmbH entwickelt am Bildungscampus Heilbronn Formate und Räume, die Bildung und Forschung miteinander verbinden, Sichtbarkeit für den Wissenschaftsstandort schaffen und eine offene Willkommens- und Bleibekultur prägen. Wir gestalten den Wissenschaftsstandort Heilbronn aktiv mit – gemeinsam mit Partnern wie der TUM, der Hochschule Heilbronn, der DHBW, ETH Zürich, 42 Heilbronn, dem Fraunhofer IAO, dem Max-Planck-Institut, der Ferdinand Steinbeis Hochschule, der aim und der experimenta. Ein zentrales Angebot der Wissensstadt ist der NXTSpace – unser offener Innovation Hub am Bildungscampus. Hier arbeiten Studierende, Forschende und Mitarbeitende institutionsübergreifend an neuen Ideen, Projekten und Lösungen.
Für den Empfang der Wissensstadt und die organisatorische Koordination des NXTSpace suchen wir dich als Front Office Coordinator.
Deine Aufgaben
- Du bist erste Ansprechperson für Gäste, Studierende und Kooperationspartner – persönlich, telefonisch und digital.
- Du betreust den Empfangsbereich der Wissensstadt, nimmst Anfragen entgegen und sorgst für einen reibungslosen Tagesbetrieb.
- Du übernimmst die Raum- und Terminkoordination für Meetings, Veranstaltungen und Besuche und stimmst dich eng mit dem Team der Wissensstadt sowie den Partnerorganisationen am Bildungscampus ab.
- Dazu gehört auch die Raumplanung im NXTSpace: Du verwaltest Nutzungsvereinbarungen für studentische Events auf unserer Fläche, pflegst den Belegungskalender und behältst den Überblick darüber, welche Veranstaltungen und Termine stattfinden.
- Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch – im persönlichen Kontakt, am Telefon und per E-Mail.
- Du sorgst dafür, dass der NXTSpace ordentlich, einladend und funktional ist und koordinierst hausinterne Dienstleister sowie Lieferungen.
- Du unterstützt bei der operativen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops und Besuchen.
- Du erkennst frühzeitig, wenn etwas nicht rund läuft, und handelst eigeninitiativ.
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Hotel-/Eventbereich oder vergleichbare Qualifikation; Berufserfahrung am Empfang, im Office Management, in der Hotellerie oder Veranstaltungsorganisation ist von Vorteil.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2).
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Offenheit für digitale Tools (z. B. Buchungs- und Kollaborationssysteme).
- Ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung, freundliches und professionelles Auftreten.
- Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.
- Interesse am Bildungscampus-Ökosystem und an Themen rund um Innovation, Bildung und Wissenschaft.
Was wir bieten
- Eine unbefristete Festanstellung in einer gemeinnützigen, wachsenden Organisation.
- Ein einzigartiges Arbeitsumfeld am Bildungscampus Heilbronn mit Kontakt zu Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft.
- Ein engagiertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Feedbackkultur.
- Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und die Wissensstadt aktiv mitzuentwickeln.
- Eine faire, leistungsgerechte Vergütung sowie moderne Arbeitsplätze und Infrastruktur.
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Front Office Coordinator Arbeitgeber: Wissensstadt Heilbronn
Die Wissensstadt Heilbronn gGmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine unbefristete Festanstellung in einem dynamischen und interdisziplinären Team bietet. Mit einem einzigartigen Arbeitsumfeld am Bildungscampus Heilbronn, das den Austausch zwischen Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft fördert, ermöglicht die Organisation ihren Mitarbeitenden, aktiv an innovativen Projekten mitzuarbeiten und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die offene Feedbackkultur und flachen Hierarchien schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der eigene Ideen geschätzt werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Front Office Coordinator erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Nutze Netzwerke und Plattformen, um aktiv nach Möglichkeiten zu suchen. Sprich mit Leuten in deinem Umfeld und lass sie wissen, dass du auf der Suche bist – oft ergeben sich Chancen durch persönliche Kontakte!
✨Bereite dich auf Gespräche vor!
Mach dir Gedanken über häufige Interviewfragen und übe deine Antworten. Sei bereit, deine Erfahrungen und Fähigkeiten klar und überzeugend zu präsentieren. Und vergiss nicht, auch Fragen an den Arbeitgeber zu stellen – das zeigt dein Interesse!
✨Nutze unsere Website!
Schau regelmäßig auf unserer Website vorbei, um die neuesten Stellenangebote zu finden. Wir haben viele spannende Positionen, die perfekt zu deinem Profil passen könnten. Bewirb dich direkt über unsere Seite, um den Prozess zu beschleunigen!
✨Zeige deine Begeisterung!
Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, zeige deine Leidenschaft für die Position und das Unternehmen. Erkläre, warum du genau dort arbeiten möchtest und wie du zum Team beitragen kannst. Ein positives Auftreten kann oft den Unterschied machen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Front Office Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es klar und strukturiert:Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Verwende klare Absätze und eine einfache Sprache, damit wir schnell erkennen können, was du zu bieten hast und warum du zu uns passt.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Empfangsbereich oder im Office Management. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und welche Fähigkeiten du mitbringst, die uns helfen könnten.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wissensstadt Heilbronn vorbereitet
✨Informiere dich über die Wissensstadt Heilbronn
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Wissensstadt Heilbronn und ihre Partner verschaffen. Schau dir an, welche Projekte und Veranstaltungen aktuell laufen und wie der NXTSpace funktioniert. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Organisation.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du im Empfangsbereich oder im Office Management gearbeitet hast. Denk an Situationen, in denen du Probleme gelöst oder den Tagesbetrieb organisiert hast. Diese Geschichten helfen dir, deine Fähigkeiten zu verdeutlichen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation auf Deutsch und Englisch wichtig ist, solltest du während des Interviews sicher und klar sprechen. Übe, wie du dich in beiden Sprachen ausdrücken kannst, und sei bereit, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Begeisterung für Bildung und Innovation
Die Wissensstadt legt Wert auf Interesse an Bildung und Innovation. Teile deine Gedanken darüber, warum du in diesem Bereich arbeiten möchtest und was dich an der Position als Front Office Coordinator reizt. Deine Leidenschaft wird positiv wahrgenommen und kann dir einen Vorteil verschaffen.
